Envoi d’invitations RSVP
La fonction RSVP permet d’envoyer des invitations et de recueillir les confirmations de présence. À l’envoi des invitations, le nombre de billets correspondant est réservé. Si un invité accepte, il reçoit un billet. S’il refuse ou ne répond pas avant la date limite, les billets correspondants sont remis en vente.
Envoyer des invitations
Vous trouverez l’option d’envoi d’invitations dans le menu « Commandes et billets » de votre événement :
Lors de l’envoi des invitations, vous pouvez :
Définir une date limite de réponse.
Envoyer des invitations jusqu’à 500 adresses e-mail à la fois, et en plusieurs envois si nécessaire.
Rédiger votre propre texte d’invitation et l’objet de l’e-mail. Le nombre de billets attribués au destinataire et la date limite de réponse sont ajoutés automatiquement.
Vous pouvez envoyer des billets gratuits ou payants comme invitations :
Pour les billets gratuits, le billet est envoyé au destinataire une fois qu’il confirme sa présence. Ensuite, il peut annuler sa participation depuis sa page de commande personnelle.
Pour les billets payants, l’invitation inclut automatiquement les informations sur le prix. Après acceptation, le destinataire est dirigé vers la page de paiement.
Date limite de réponse et expiration des invitations
Toutes les invitations d’un même événement partagent la même date limite de réponse. Les destinataires peuvent répondre jusqu’à 23 h 59 le jour indiqué.
Si vous envoyez des invitations en plusieurs vagues et modifiez ensuite la date limite, la nouvelle date s’applique aussi aux invitations déjà envoyées.
Lorsque la date limite est passée :
Toutes les invitations sans réponse sont annulées automatiquement et les destinataires ne peuvent plus répondre. Aucune notification n’est envoyée aux invités à ce sujet.
Le nombre de billets correspondant est libéré de la réservation et remis en vente.
Vue d’ensemble des invitations
Après le premier envoi d’invitations, un nouvel onglet « RSVP » apparaît sur la page « Commandes et billets ». Cette vue comprend :
La liste de tous les invités.
Le statut de chaque invitation.
Des options de recherche, de filtrage et de téléchargement des données.
Rappels et renvoi
Vous pouvez envoyer des rappels aux invités qui n’ont pas encore répondu depuis la page RSVP ou via l’outil « E-mails ».
Les invitations individuelles peuvent aussi être renvoyées depuis la fiche détaillée de la commande concernée, par exemple si l’adresse e-mail du destinataire a été modifiée ou corrigée.
Limites
L’envoi d’invitations n’est pas disponible pour les événements avec plan de salle.
Les invités ne peuvent pas remplir un formulaire d’inscription si un tel formulaire a été configuré pour l’événement.