Comment Fienta a simplifié la billetterie du pique-nique dans la rue de Kuressaare

Le deuxième samedi de septembre, l’événement annuel le plus connu de Saaremaa, le pique-nique dans la rue de Kuressaare, a eu lieu à nouveau. Après l’événement, Kristina Mägi, de l’équipe d’organisation, a déclaré « nous avons vraiment fait un pas en avant en organisant cette fois le pique-nique avec Fienta. » Voici ce qu’elle voulait dire.

Quelle est l’histoire du pique-nique dans la rue de Kuressaare ?

L’idée du pique-nique dans la rue est née chez Terje Nepper, qui avait vu un événement comparable lors d’un voyage en France. Ce qu’elle y avait vu était loin de l’ampleur de ce que Kuressaare accueille aujourd’hui. La première année, environ 750 personnes étaient présentes. Puis c’est monté à 1 500, et la croissance s’est poursuivie année après année. Cette année, l’événement s’est tenu pour la huitième fois, et environ 5 500 personnes sont venues au fil de la journée. Sans battre le record de 2019, la fréquentation restait supérieure à l’année précédente.

Qu’avez-vous fait différemment cette fois ?

Auparavant, l’événement était gratuit et financé par des dons volontaires. Cette année, les organisateurs ont débattu pour savoir s’il fallait le rendre payant, puis ont finalement opté pour une participation symbolique. L’espoir était qu’un petit prix incite les gens à prendre leurs réservations au sérieux. Les années précédentes, un nombre assez important de tables réservées restaient vides le jour J. Cette fois, le tarif était d’un euro par personne, ou huit euros pour une table de huit places. Il y avait 490 tables disponibles, et finalement il n’a même pas fallu toutes les installer.

Le prix du billet aurait-il pu être plus élevé ?

Pour couvrir les frais d’organisation, oui, il aurait pu l’être. Mais les organisateurs ne voulaient pas transformer le pique-nique en événement coûteux, ce qui aurait changé son esprit d’origine. Il doit rester une fête de fin d’été ouverte à tous, réunissant habitants et anciens habitants de Saaremaa, amis venus du continent, visiteurs étrangers et bien d’autres.

Comment les gens savaient-ils quand venir acheter des billets ? La plupart des achats ont eu lieu le premier jour.

La date d’ouverture des réservations était toujours annoncée à l’avance, les habitudes étaient donc établies. Les années précédentes, le principal goulet d’étranglement était simplement ce qu’on pouvait traiter à la main en une journée. Même avant Fienta, un grand volume d’e-mails arrivait en général le premier jour, et toutes les tables étaient prises dans la semaine. Les réservations se faisaient par e-mail : les gens indiquaient combien de tables ils voulaient et où, et Kristina saisissait tout dans un tableur. Cette fois, seules 10 à 20 personnes ont écrit directement les premiers jours ; elles ont été orientées vers Fienta pour finaliser l’achat.

Pourquoi avez-vous choisi Fienta cette fois ?

La réponse simple, c’est l’échelle. L’événement était devenu trop grand pour être géré manuellement. Comme les organisateurs voulaient une participation symbolique pour les réservations, il leur fallait aussi gérer la facturation et le suivi des paiements. Tout assumer en interne ne semblait plus réaliste. Ils ont examiné plusieurs plateformes de billetterie, mais beaucoup de prestataires se sont retirés en réalisant qu’il ne s’agissait pas d’un plan de salle de théâtre classique, mais d’une carte de rue où chaque table devait apparaître au bon endroit.

Créer le plan de rue dans le système de placement était un défi passionnant

D’abord, les organisateurs ont dû établir un plan de base à l’échelle, puis placer les tables comme des points exactement aux bons endroits le long de la rue. Les années précédentes, les trente premières minutes après le début du pique-nique étaient toujours stressantes : les organisateurs se demandaient si chaque réservation correspondait bien, s’il y aurait des tables en trop ou si quelqu’un se retrouverait sans table. Les réservations par e-mail laissaient naturellement place aux erreurs. Avec Fienta, les gens pouvaient choisir l’emplacement et le nombre de tables souhaités, ce qui a enlevé une grande partie de ce stress.

Y a-t-il eu des difficultés en quittant l’ancien système ?

Un problème technique que personne n’avait pleinement anticipé : certains acheteurs interprétaient chaque point du plan comme une place assise plutôt qu’une table. Kristina travaillait sur le plan depuis des années et comprenait instinctivement qu’un carré ou un point signifiait une table, mais des acheteurs pressés ne faisaient pas toujours le lien. Comme les tables partent vite, certaines personnes ont déroulé le parcours trop vite et n’ont pas remarqué qu’elles sélectionnaient plusieurs tables au lieu de places, ce qui a conduit quelques-uns à payer bien plus que prévu.

Même trois jours avant le pique-nique, quelques réservations erronées survenaient encore, mais cela restait une minorité. Les achats inutiles ont été remboursés via Fienta, et les personnes ont été compréhensives. Kristina dit n’avoir entendu aucune plainte, ni sur les remboursements ni sur le fait que l’événement était payant cette fois.

Comment les gens retrouvaient-ils leurs tables ? Vous ne contrôliez pas les billets sur place, si ?

Kristina dit n’avoir reçu aucune information selon laquelle quelqu’un se serait assis à la mauvaise table, et si cela arrivait, cela se réglait sur le moment. Beaucoup de participants étaient déjà venus et connaissaient le fonctionnement. Les tables étaient regroupées par dizaines, chaque bloc étant marqué par de grands ballons A, B, C, etc. Les noms des réservants étaient posés sur les tables, et le numéro de table figurait aussi sur le billet Fienta. Sur place, des organisateurs se tenaient sous de grands ballons verts « Info » pour orienter ceux qui en avaient besoin.

Avez-vous aussi envoyé des messages aux participants via Fienta ?

Oui. Kristina a envoyé plusieurs messages via Fienta. Avant l’événement, elle a partagé des informations pratiques, par exemple comment trier les déchets sur place et comment les blocs de tables étaient disposés pour que les invités retrouvent vite leur table. Après l’événement, elle a envoyé des remerciements et une galerie photos aux participants.

Qu’est-ce qui vous a le plus plu chez Fienta ?

Le point fort pour Kristina a été la réactivité de Fienta, aussi bien pendant la préparation que le premier matin des ventes. Quand les ventes ont ouvert à 9 h et que la confusion table contre place est apparue, le sujet était déjà traité avant qu’elle ait fini d’exprimer son inquiétude. Heureusement, tout s’est réglé rapidement.

Les participants apportaient-ils leur propre vaisselle au pique-nique ?

Oui, et selon Kristina, les tables étaient magnifiques, avec assiettes, verres, bougies et drapeaux. La gestion des déchets restait toutefois un défi. Même si les participants avaient été rappelés par e-mail à l’avance et plusieurs fois sur place qu’il fallait trier, certaines personnes ne faisaient toujours pas attention à l’endroit où elles jetaient leurs déchets.

Qu’améliorer la prochaine fois ?

Kristina dit être très satisfaite et ne voir pour l’instant rien à changer. Elle note aussi qu’il a été précieux de recueillir de nouveaux abonnés à la newsletter via Fienta. À ses yeux, utiliser Fienta pour le pique-nique dans la rue a vraiment fait avancer l’événement, et la collaboration a été un plaisir.

Un conseil pour d’autres organisateurs de grands événements publics ?

Kristina encourage les autres organisateurs à franchir le pas. D’expérience, tout a été plus simple et plus fluide qu’elle ne l’imaginait, et avec le recul, elle se demande pourquoi ils n’avaient pas changé plus tôt.

Merci ! Nous sommes ravis que vous nous ayez choisis et honorés que vous ayez utilisé Fienta pour les réservations de tables et la billetterie du pique-nique dans la rue de Kuressaare.

Photos : Valmar Voolaid