Piknik uliczny Kuressaare: wyzwanie i spokoj dzieki Fienta

W druga sobote wrzesnia odbylo sie najbardziej oczekiwane i najwieksze wydarzenie na Saaremaa - tradycyjny piknik uliczny w Kuressaare. Po wydarzeniu Kristina Magi z zespolu organizacyjnego powiedziala, "Zrobilismy duzy krok naprzod, organizujac ten piknik uliczny wspolnie z Fienta." Przeczytaj wywiad, aby zrozumiec, co miala na mysli.

Jaka jest historia pikniku ulicznego w Kuressaare?

Inicjatorka i liderka pikniku ulicznego jest Terje Nepper, ktora podczas podrozy we Francji zobaczyla podobne wydarzenie. Oczywiscie to, co tam widziala, nie bylo na skale tego, co organizujemy dzis w Kuressaare. W pierwszym roku bylo okolo 750 osob, potem 1500, a piknik rosl z roku na rok. W tym roku zorganizowalismy go po raz osmy, a w ciagu dnia uczestniczylo okolo 5500 osob. Rekord z 2019 roku nie zostal pobity, ale i tak bylo wiecej uczestnikow niz rok temu.

Co zrobiliscie inaczej tym razem?

Wczesniej wydarzenie bylo bezplatne i zbieralismy dobrowolne datki, bo ludzie chcieli wspierac je finansowo. W tym roku mielismy dylemat, czy zrobic wydarzenie platne. Zdecydowalismy sie jednak na symboliczna oplata, liczac, ze niewielka cena biletu zdyscyplinuje uczestnikow. W poprzednich latach sporo rezerwacji stolow pozostawalo pustych w dniu wydarzenia. Liczylismy, ze cena 1 euro za osobe, czyli 8 euro za stol dla osmiu osob, nadal zadziala dyscyplinujaco. Tym razem bylo 490 stolow i nawet nie musielismy wystawiac wszystkich.

Czy cena biletu mogla byc wyzsza?

Pod wzgledem kosztow organizacji cena mogla byc wyzsza, ale nie chcemy zamienic pikniku ulicznego w drogie wydarzenie, bo wtedy zniknalby pierwotny sens. To wciaz impreza dla wszystkich pod koniec lata, gdzie spotykaja sie obecni i byli mieszkancy Saaremaa, znajomi z ladu, cudzoziemcy i wszyscy inni.

Skad ludzie wiedzieli, kiedy kupic bilety? Wiekszosc zakupow byla pierwszego dnia.

Zawsze wczesniej oglaszalismy date startu zapisow. Wczesniej moim ograniczeniem byla wydolnosc fizyczna, bo nie bylam w stanie zamknac wszystkich rezerwacji pierwszego dnia. Jednak i tak pierwszego dnia przychodzilo wiele e-maili, a wszystkie stoly byly zarezerwowane w pierwszym tygodniu. Wczesniej rezerwacje byly robione recznie - ludzie przesylali e-mailem informacje o liczbie stolow i preferowanej lokalizacji, a ja wpisywalam to do Excela. Tym razem w pierwszych dniach napisalo do mnie 10-20 osob, ale skierowalam ich do Fienty i wszyscy kupili bilety.

Dlaczego zdecydowaliscie sie na Fienta tym razem?

Dokladnie dlatego, ze wydarzenie uroslo i nie da sie go juz ogarniac recznie. Poniewaz chcielismy pobierac symboliczna oplata za rezerwacje, martwilismy sie, kto zajmie sie fakturowaniem i weryfikacja platnosci. Samodzielne ogarniecie tego bylo niemozliwe. Dlatego zacznelismy rozwazac rozne platformy biletowe. Mielismy wybranych kilku dostawcow, ale gdy okazalo sie, ze nie mamy klasycznej sali teatralnej, tylko plan ulicy z odpowiednim stolem w odpowiednim miejscu, wiekszosc sie wycofala.

Wrysowanie planu ulicy do systemu miejsc bylo dla nas sporym wyzwaniem w dobrym sensie, bo najpierw trzeba bylo przygotowac plan w skali, a potem umiescic stoly jako punkty przy odpowiednich domach i ulicach.

Wczesniej przez pierwsze 30 minut po rozpoczeciu pikniku zawsze denerwowalam sie, czy wszystkie rezerwacje pasuja, czy nie zostana wolne stoly i czy ktos nie zostanie bez miejsca. Byle pomylki w rezerwacjach mailowych. Teraz, gdy kazdy mogl wybrac dokladna lokalizacje i liczbe stolow, ten ciezar spadl mi z barkow. To kolejny argument za Fienta.

Czy byly jakies trudnosci przy zmianie systemu?

Byl jeden problem techniczny, ktorego pewnie nikt z nas nie przewidzal - stoly byly rezerwowane jako pojedyncze miejsca. Pracuje z planem stolow od szesciu lat i wiem, ze jeden kwadrat lub kropka oznacza jeden stol, ale kupujacy mogl uznac, ze kropka to jedno miejsce. Zawsze mielismy niedobor stolow, wiec rezerwacje trzeba bylo robic szybko. W efekcie niektorzy kupowali w pospiechu i nie zauwazyli, ze maja wybierac stoly, a nie miejsca, i w konsekwencji zaplacili nie osiem euro, ale np. osiemdziesiat.

Choc nawet trzy dni przed piknikiem nadal zdarzaly sie bledne zakupy, stanowilo to mala czesc wszystkich transakcji. Udalo sie skierowac te zakupy do zwrotu przez Fienta, a wszyscy byli bardzo wyrozumiali. Nikt sie nie zloscil, wszyscy byli spokojni, nie slyszalam skarg. Nie bylo tez skarg na to, ze tym razem wydarzenie bylo platne.

Jak ludzie znajdowali swoje stoly? Nie sprawdzaliscie biletow na miejscu, prawda?

Nigdy nie dostalam informacji, ze ktos usiadl przy zlym stole, a jesli tak, wyjasniano to na miejscu. Wiele osob bylo juz wczesniej i wie, jak znalezc swoj stol. Stoly sa w blokach po dziesiec, a bloki oznaczone sa duzymi balonami z literami A, B, C itd. Dodatkowo nazwiska rezerwujacych sa na stolach, a oznaczenie stolu widnieje na bilecie Fienty. Na miejscu sa organizatorzy oznaczeni duzymi zielonymi balonami z napisem "Info", ktorzy kieruja zagubionych do odpowiedniego stolu.

Czy wysylaliscie wiadomosci do uczestnikow przez Fienta?

Tak, pisalam nawet kilka razy. To swietna funkcja Fienty, ze mozna wysylac przypomnienia i wiadomosci do uczestnikow. Na przyklad przed wydarzeniem wyslalam informacje o segregacji smieci na miejscu oraz o tym, jak ulozone sa bloki stolow, aby szybko mogli odnalezc swoje miejsce. Po wydarzeniu wyslalam podziekowania i galerie zdjec.

Co najbardziej podobalo Ci sie w Fienta?

Super szybka reakcja Fienty! Od samego poczatku, przy konfiguracji wydarzenia. A szczegolnie tego pierwszego poranka, gdy sprzedaz biletow wystartowala o 9:00 i okazalo sie, ze stoly byly rezerwowane nieprawidlowo. Bardzo podobalo mi sie, ze zareagowaliscie, zanim zdazylam wyrazic obawy, i rozwiazaliscie niespodziewane zamieszanie stol/miejsce. Na szczescie wszystko szybko sie wyjasnilo.

Czy uczestnicy przynosili wlasne naczynia?

Tak, byly piekne naczynia i kieliszki. Na stole byly tez swiece i choragiewki. Wygladalo to wspaniale! Niestety odpady zawsze byly duzym problemem i tym razem bylo podobnie. Mimo maila przed wydarzeniem o koniecznosci segregacji i kilku przypomnien na miejscu, wciaz zdarzalo sie, ze ludzie nie zwracali uwagi na to, gdzie i co wyrzucaja.

Co mogloby byc zrobione lepiej nastepnym razem?

Jestem bardzo zadowolona! Nie widze potrzeby robic nic inaczej. Na pewno dalej rozwiniecie Fiente w kolejnym roku, a my czekamy na nowe i ciekawe funkcje. Swietne bylo to, ze dzieki Fienta zebralsimy nowych subskrybentow newslettera. Zrobilismy duzy krok naprzod organizujac piknik z Fienta, a wspolpraca byla bardzo przyjemna!

Czy masz dobra rade dla innych organizatorow duzych wydarzen publicznych?

Zachecam do wspolpracy z Fienta przy organizacji wydarzen. Bylam bardzo zadowolona. Naprawde wszystko bylo znacznie latwiejsze i poszlo sprawniej niz myslalam. I teraz mysle: czemu nie zrobilismy tego kroku dawno temu?

Dziekujemy! Cieszymy sie, ze do nas przyszliscie i jestesmy zaszczyceni, ze skorzystaliscie z Fienty do rezerwacji stolow i sprzedazy biletow na Piknik Uliczny w Kuressaare.

Zdjecia: Valmar Voolaid