Kuressāres ielas piknika biļešu tirdzniecība deva aizraujošu izaicinājumu Fienta un sirdsmieru organizatoriem

Septembra otrajā sestdienā norisinājās Sāremā gaidītākais un lielākais pasākums - tradicionālais Kuressāres ielas pikniks. Pēc pasākuma organizatoru komandas pārstāve Kristina Mēgi sacīja “Šoreiz, organizējot ielas pikniku kopā ar Fienta, mēs spērām lielu soli uz priekšu.” Lasiet interviju, lai saprastu, ko Kristina ar to domāja.

Kāda ir Kuressāres ielas piknika vēsture?

Ielas piknika aizsācēja un vadītāja ir Terje Neppera, kura reiz, ceļojot pa Franciju, ieraudzīja līdzīgu pasākumu. Protams, tas, ko viņa redzēja tur, nebija tādā mērogā kā tas, ko mēs šodien rīkojam Kuressārē. Pirmajā gadā mums bija ap 750 cilvēku, tad 1500 cilvēku, un mūsu ielas pikniks ir audzis gadu no gada. Šogad mēs to rīkojām jau astoto reizi, un dienas laikā to apmeklēja apmēram 5500 cilvēku. Lai gan 2019. gada rekords netika pārspēts, cilvēku bija vairāk nekā pērn.

Ko jūs šoreiz darījāt citādi?

Iepriekš pasākums bija bez maksas, un mēs vācam brīvprātīgus ziedojumus, jo cilvēki bija gatavi finansiāli atbalstīt. Šogad mēs svārstījāmies, vai pasākumu padarīt maksas vai ne. Tomēr nolēmām prasīt simbolisku maksu, cerot, ka neliela biļetes cena disciplinēs apmeklētājus. Iepriekšējos gados bija diezgan daudz galdiņu rezervāciju, kas pasākuma dienā palika tukšas. Cerējām, ka viena eiro maksa no personas jeb astoņi eiro par astoņvietīgu galdu palīdzēs cilvēkiem būt atbildīgākiem. Šoreiz bija 490 galdi, un mums pat nevajadzēja izlikt tos visus.

Vai biļetes cena varēja būt augstāka?

Runājot par organizēšanas izmaksām, tā noteikti varēja būt augstāka, taču mēs nevēlamies pārvērst ielas pikniku par dārgu pasākumu, jo tad zustu sākotnējā ideja. Tas joprojām ir vasaras beigu svētku pasākums ikvienam, kur satiekas esošie un bijušie Sāremā iedzīvotāji, draugi no kontinenta, ārzemnieki un visi pārējie.

Kā cilvēki zināja, kad jānāk un jāpērk biļetes? Lielākā daļa pirkumu tika veikta pirmajā dienā.

Mēs vienmēr iepriekš paziņojam datumu, kad sākas rezervācija. Lielākā daļa cilvēku šo informāciju uztver labi, un tā ir bijis vienmēr. Agrāk mans fiziskais resurss bija iemesls, kāpēc es nespēju pirmajā dienā apstrādāt visas rezervācijas. Taču arī iepriekš pirmajā dienā tika nosūtīts ļoti daudz e-pastu, un visi galdi tika rezervēti jau pirmajā nedēļā. Iepriekš rezervēšana notika manuāli - cilvēki e-pastā sūtīja informāciju par to, cik galdus viņi vēlas un kur tos vēlas, un es šos datus ievadīju Excel tabulā. Šoreiz pirmajās dienās man rakstīja 10-20 cilvēki, bet pēc tam es viņus novirzīju uz Fienta, un visi paši iegādājās biļetes.

Kāpēc šoreiz nolēmāt izmantot Fienta?

Tieši tā paša iemesla dēļ - pasākums ir izaudzis tik liels, ka to vairs nav iespējams pārvaldīt manuāli. Tā kā vēlējāmies rezervācijām piemērot simbolisku maksu, mūs uztrauca, kurš būs atbildīgs par rēķinu izrakstīšanu un maksājumu pārbaudi. Bija skaidrs, ka paši ar to netiksim galā. Tāpēc sākām apsvērt dažādas biļešu tirdzniecības platformas. Bijām atlasījuši vairākus pakalpojumu sniedzējus, bet, tiklīdz kļuva skaidrs, ka mums nav klasiskas teātra zāles, bet gan ielas plāns, kurā jāredz pareizais galds pareizajā vietā, lielākā daļa atkāpās.

Ielas plāna ievietošana mūsu sēdvietu sistēmā mums bija arī nozīmīgs un patīkams izaicinājums, jo vispirms vajadzēja uzzīmēt mērogotu pamatplānu un pēc tam precīzi salikt galdus kā punktus pie pareizās mājas un pareizajā ielā.

Iepriekš vienmēr tā bija, ka pirmās trīsdesmit minūtes pēc piknika sākuma, kad cilvēki ieradās, es nervozēju par to, vai visas galdu rezervācijas sakritīs, vai nepaliks pāri kādi galdi, vai kāds nepaliks bez galda. Veicot rezervācijas pa pastu, tika pieļautas kļūdas. Taču tagad, kad ikviens varēja izvēlēties precīzu atrašanās vietu un sev vajadzīgo galdu skaitu, šī atbildība nokrita no maniem pleciem. Tas noteikti ir vēl viens arguments par labu Fienta.

Vai, mainot veco sistēmu, bija kādas aizķeršanās?

Bija viens tehnisks moments, ko neviens no mums, iespējams, neparedzēja - galdi tika rezervēti kā atsevišķas sēdvietas. Es ar galdu plānu strādāju jau sešus gadus un zinu, ka viens kvadrāts vai punkts plānā nozīmē vienu galdu, taču biļetes pircējam radās saikne, ka viens punkts nozīmē vienu sēdvietu. Mums vienmēr ir bijis galdu trūkums, un, lai nepalaistu garām iespēju, rezervācijas vajadzēja veikt ātri. Tāpēc šķita, ka daži cilvēki vienkārši steidzās pirkt un nepamanīja, ka plānā nav jāizvēlas sēdvietas, bet gan galdi, un līdz ar to nepamanīja, vai samaksā nevis astoņus eiro, bet, piemēram, astoņdesmit eiro.

Lai gan pat trīs dienas pirms piknika biļetes joprojām dažkārt tika iegādātas nepareizi, tas tomēr bija tikai neliels īpatsvars no kopējā skaita. Tāpēc mēs ar Fienta palīdzību novirzījām liekos pirkumus atmaksām, un šķita, ka visi bija ļoti saprotoši. Neviens nebija dusmīgs; visi bija ļoti mierīgi, un es neesmu dzirdējusi nekādas sūdzības. Nebija sūdzību arī par to, ka šoreiz pasākums bija maksas.

Kā cilvēki atrada savus galdus? Jūs taču biļetes uz vietas nepārbaudījāt, vai ne?

Es nekad neesmu saņēmusi informāciju, ka kāds būtu apsēdies pie nepareizā galda, un, ja tā notika, tas tika noskaidrots uz vietas. Mums ir daudz cilvēku, kuri ir bijuši arī iepriekš un jau zina, kā atrast savu galdu. Galdi ir sadalīti pa desmit bloku grupām, un bloki ir apzīmēti ar lieliem baloniem ar attiecīgajiem burtu marķējumiem A, B, C un tā tālāk. Turklāt uz galdiem ir rezervētāju vārdi, un galda apzīmējums ir norādīts arī uz Fienta biļetes. Uz vietas ierodoties apmeklētājus sagaida organizatori ar lieliem zaļiem “Info” baloniem, kuri palīdz ikvienam, kas apmaldījies, atrast pareizo galdu.

Vai jūs sūtījāt ziņas dalībniekiem arī caur Fienta?

Jā, es rakstīju pat vairākas reizes. Tā ir lieliska Fienta funkcija, ka dalībniekiem var nosūtīt atgādinājumus un ziņas. Piemēram, pirms pasākuma es nosūtīju informāciju par to, kā uz vietas šķirot atkritumus un kā tieši izvietoti galdu bloki, lai cilvēki varētu ātri atrast savu galdu. Pēc pasākuma dalībniekiem nosūtīju pateicības ziņas un fotogaleriju.

Kas jums Fienta patika visvairāk?

Fienta superātrā reakcija! Jau no paša sākuma, uzstādot pasākumu. Un, protams, tajā pirmajā rītā, kad biļešu tirdzniecība sākās pulksten 9 un izrādījās, ka galdi ir rezervēti nepareizi. Man ļoti patika, ka jūs reaģējāt vēl pirms es paguvu izteikt savas bažas un atrisinājāt negaidīti radušos galdu un sēdvietu sajaukumu. Par laimi, viss ātri sakārtojās.

Vai dalībnieki uz pikniku atnesa savus traukus?

Jā, bija skaisti trauki un glāzes. Uz galdiem bija saliktas arī sveces un karodziņi. Bija tik skaisti to redzēt! Diemžēl atkritumi vienmēr ir bijusi liela problēma, un arī šoreiz tā bija. Lai gan pirms pasākuma nosūtījām e-pastu, ka piknikā atkritumu šķirošana ir nepieciešama, un to vairākas reizes pieminējām arī uz vietas, tik un tā gadījās, ka cilvēki nepaskatījās, kur un ko viņi izmet.

Ko nākamreiz varētu izdarīt labāk?

Es esmu vienkārši ļoti apmierināta! Neredzu vajadzību kaut ko darīt citādi. Jūs noteikti nākamā gada laikā attīstīsiet Fienta vēl vairāk, un mēs ar nepacietību gaidām jaunas un aizraujošas funkcijas. Bija lieliski, ka ar Fienta palīdzību varējām savākt jaunus mūsu jaunumu vēstules abonentus. Organizējot ielas pikniku ar Fienta, mēs šoreiz spērām soli uz priekšu, un sadarbība ar jums bija patiešām ļoti patīkama!

Vai jums ir kāds labs padoms citiem lielu publisku pasākumu rīkotājiem?

Es aicinu ar viņiem sadarboties pasākumu organizēšanā. Es biju ļoti apmierināta. Patiesi, viss bija ievērojami vienkāršāk un noritēja daudz raitāk, nekā sākumā domāju. Un tagad es domāju - kāpēc mēs šo soli nespērām jau sen.

Paldies! Mēs ļoti priecājamies, ka atnācāt pie mums, un esam pagodināti, ka izmantojāt Fienta galdu rezervēšanai un biļešu tirdzniecībai Kuressāres ielas piknikam.

Foto: Valmar Voolaid