Kuressaaren kadunpiknikin lipunmyynti tarjosi Fientalle kiinnostavan haasteen ja järjestäjille mielenrauhaa

Syyskuun toisena lauantaina järjestettiin Saarenmaan odotetuin ja suurin tapahtuma, perinteinen Kuressaaren kadunpiknik. Tapahtuman jälkeen järjestelytiimin Kristina Mägi totesi, "Otimme harppauksen eteenpäin järjestämällä kadunpiknikin tällä kertaa yhdessä Fientan kanssa." Lue haastattelu ja ymmärrät, mitä Kristina tarkoitti.

Mikä on Kuressaaren kadunpiknikin historia?

Kadunpiknikin perustaja ja vetäjä on Terje Nepper, joka näki Ranskassa matkustaessaan vastaavanlaisen tapahtuman. Se, mitä hän siellä näki, ei tietenkään ollut samassa mittakaavassa kuin se, mitä Kuressaaressa järjestetään nykyään. Ensimmäisenä vuonna osallistujia oli noin 750, seuraavana 1500, ja kadunpiknik on kasvanut vuosi vuodelta. Tänä vuonna tapahtuma järjestettiin kahdeksannen kerran, ja päivän aikana mukana oli noin 5500 ihmistä. Vaikka vuoden 2019 ennätystä ei rikottu, osallistujia oli silti enemmän kuin viime vuonna.

Mitä teitte tällä kertaa eri tavalla?

Aiemmin tapahtuma on ollut ilmainen, ja olemme keränneet vapaaehtoisia lahjoituksia, koska ihmiset ovat halunneet osallistua kuluihin. Tänä vuonna pohdimme, pitäisikö tapahtumasta tehdä maksullinen vai ei. Päädyimme kuitenkin pyytämään symbolisen maksun siinä toivossa, että pieni lippuhinta sitouttaisi osallistujia. Aiemmin pöytävarauksia on jäänyt melko paljon tyhjiksi tapahtumapäivänä. Toivoimme, että yhden euron henkilökohtainen lippuhinta, eli kahdeksan euroa kahdeksan hengen pöydältä, kannustaisi ihmisiä pitämään varauksistaan kiinni. Tällä kertaa pöytiä oli 490, emmekä edes joutuneet laittamaan niitä kaikkia ulos.

Olisiko lippuhinta voinut olla korkeampi?

Järjestelykustannusten kannalta hinta olisi varmasti voinut olla korkeampikin, mutta emme halua tehdä kadunpiknikistä kallista tapahtumaa, koska silloin alkuperäinen idea katoaisi. Se on edelleen loppukesän juhla kaikille, jossa nykyiset ja entiset Saarenmaan asukkaat, ystävät mantereelta, ulkomaalaiset ja muut kokoontuvat yhteen.

Miten ihmiset tiesivät, milloin tulla ja ostaa liput? Suurin osa ostoista tehtiin ensimmäisenä päivänä.

Olemme aina ilmoittaneet varauksen alkamisajankohdan etukäteen. Ihmiset ovat ottaneet tämän tiedon hyvin vastaan, ja käytäntö on ollut sama jo pitkään. Aiemmin oma kapasiteettini oli syy siihen, etten pystynyt käsittelemään kaikkia varauksia ensimmäisenä päivänä. Jo silloin sähköposteja tuli runsaasti heti alussa, ja kaikki pöydät varattiin ensimmäisen viikon aikana. Varaukset tehtiin aiemmin manuaalisesti: ihmiset lähettivät sähköpostilla tiedot siitä, kuinka monta pöytää he halusivat ja mihin kohtaan, ja minä kirjasin tiedot Excel-taulukkoon. Tällä kertaa 10-20 ihmistä kirjoitti minulle ensimmäisten päivien aikana, mutta ohjasin heidät Fientaan, ja kaikki tekivät ostoksensa siellä.

Miksi päätitte käyttää Fientaa tällä kertaa?

Täsmälleen siitä syystä, että tapahtuma on kasvanut niin suureksi, ettei sitä voi enää hallita manuaalisesti. Koska halusimme periä varauksista symbolisen maksun, pohdimme, kuka hoitaisi laskutuksen ja maksujen tarkistamisen. Oli selvää, ettemme pystyisi hallitsemaan kaikkea itse. Siksi aloitimme eri lipunmyyntialustojen vertailun. Meillä oli useita vaihtoehtoja harkinnassa, mutta kun kävi ilmi, ettei kyse ollut klassisesta teatterisalista vaan katukaaviosta, jossa oikean pöydän piti olla täsmälleen oikeassa paikassa, suurin osa tarjoajista vetäytyi.

Katukaavion vieminen istumapaikkajärjestelmäämme oli myös meille kiinnostava haaste, koska ensin piti piirtää mittakaavassa oleva pohjakuva ja sitten sijoittaa pöydät pisteinä täsmälleen oikeiden talojen ja katujen kohdalle.

Aiemmin olin aina piknikin alussa, ensimmäisten 30 minuutin aikana, hermostunut siitä, täsmäävätkö kaikki pöytävaraukset, jääkö pöytiä yli tai jääkö joku ilman pöytää. Sähköpostitse tehtävissä varauksissa sattui virheitä. Nyt, kun kaikki voivat valita tarkan sijainnin ja haluamansa pöytämäärän itse, tuo vastuu putosi hartioiltani. Tämä on varmasti yksi vahva argumentti Fientan puolesta.

Oliko vanhan järjestelmän vaihtamisessa takaiskuja?

Yksi tekninen yksityiskohta tuli yllätyksenä meille kaikille: pöydät varattiin yksittäisinä istumapaikkoina. Olen työskennellyt pöytäkaavion kanssa kuusi vuotta ja tiedän, että yksi neliö tai piste kaaviossa tarkoittaa yhtä pöytää, mutta lipunostajalle yksi piste saattoi näyttää yhdeltä istumapaikalta. Koska pöydistä on aina ollut pulaa, varaukset on pitänyt tehdä nopeasti. Siksi osa ihmisistä osti kiireessä huomaamatta, että heidän piti valita kaaviosta pöytiä, ei istumapaikkoja. Näin he eivät välttämättä huomanneet maksaneensa kahdeksan euron sijaan esimerkiksi kahdeksankymmentä euroa.

Vaikka vielä kolme päivää ennen piknikkiä lippuja ostettiin joissakin tapauksissa väärin, kyse oli silti vain pienestä osasta kokonaismäärää. Saimme ohjattua tarpeettomat ostot palautettaviksi Fientan kautta, ja kaikki tuntuivat suhtautuvan tilanteeseen hyvin ymmärtäväisesti. Kukaan ei ollut vihainen, enkä ole kuullut valituksia. Myöskään siitä ei ole tullut palautetta, että tapahtuma oli tällä kertaa maksullinen.

Miten ihmiset löysivät pöytänsä? Ette tarkistaneet lippuja paikan päällä, vai miten?

En ole kuullut, että kukaan olisi istunut väärässä pöydässä, ja jos niin kävi, asia ratkaistiin paikan päällä. Meillä on paljon ihmisiä, jotka ovat osallistuneet aiemminkin ja tietävät jo, miten oma pöytä löytyy. Pöydät on jaettu kymmenen pöydän lohkoihin, ja lohkot on merkitty suurilla ilmapalloilla, joissa on lohkokirjaimet A, B, C ja niin edelleen. Lisäksi varaajien nimet ovat pöydillä, ja pöydän tunnus näkyy myös Fientan lipussa. Paikan päällä on järjestäjiä, jotka on merkitty suurilla vihreillä "Info"-ilmapalloilla ja jotka ohjaavat eksyneet oikean pöydän luo.

Lähettittekö viestejä osallistujille myös Fientan kautta?

Kyllä, kirjoitin jopa pari kertaa. On hieno Fientan ominaisuus, että osallistujille voi lähettää muistutuksia ja viestejä. Ennen tapahtumaa lähetin esimerkiksi tietoa jätteiden lajittelusta paikan päällä ja siitä, miten pöytälohkot on järjestetty, jotta ihmiset löytäisivät pöytänsä nopeasti. Tapahtuman jälkeen lähetin osallistujille kiitosviestin ja valokuvagallerian.

Mitä piditte eniten Fientasta?

Fientan supernopea reagointi! Jo aivan alusta asti, tapahtuman perustamisesta lähtien. Ja tietenkin erityisesti sinä ensimmäisenä aamuna, kun lippumyynti alkoi kello 9 ja kävi ilmi, että pöytiä oli varattu väärin. Arvostin todella sitä, että reagoitte jo ennen kuin ehdin edes ilmaista huoleni ja ratkaisit odottamatta syntyneen pöytä-istumapaikka-sekaannuksen. Onneksi kaikki saatiin nopeasti järjestykseen.

Toivatko osallistujat omat astiansa piknikkiin?

Kyllä, mukana oli kauniita astioita ja maljoja. Pöydille asetettiin myös kynttilöitä ja lippuja. Se oli todella kaunista nähdä! Valitettavasti jätteet ovat aina olleet iso ongelma, eikä tämä vuosi ollut poikkeus. Vaikka lähetin ennen tapahtumaa sähköpostin jätteiden lajittelun tärkeydestä ja mainitsin asiasta useita kertoja paikan päällä, silti osa ihmisistä ei katsonut tarkasti, mitä he heittivät ja minne.

Mitä voisi tehdä paremmin ensi kerralla?

Olen vain niin tyytyväinen! En näe tarvetta tehdä mitään eri tavalla. Kehitätte varmasti Fientaa edelleen ensi vuoden aikana, ja odotamme innolla uusia ja kiinnostavia toimintoja. Oli hienoa, että pystyimme keräämään uusia uutiskirjeen tilaajia Fientan kautta. Otimme selvän askeleen eteenpäin järjestämällä kadunpiknikin tällä kertaa Fientan kanssa, ja yhteistyö kanssanne oli erittäin miellyttävää!

Onko teillä hyviä neuvoja muille suurten julkisten tapahtumien järjestäjille?

Kannustan muitakin tapahtumajärjestäjiä työskentelemään heidän kanssaan. Olin erittäin tyytyväinen. Kaikki oli todella paljon helpompaa ja sujui paremmin kuin olin alun perin ajatellut. Nyt mietin lähinnä, miksemme ottaneet tätä askelta jo paljon aiemmin.

Kiitos! Olemme erittäin iloisia, että valitsitte meidät, ja meille on kunnia, että käytitte Fientaa pöytävarausten ja lipunmyynnin hoitamiseen Kuressaaren kadunpiknikissä.

Valokuvat: Valmar Voolaid