Kuressaaren kadunpiknikin lippumyynti tarjosi jännittävän haasteen Fientalle ja mielenrauhan järjestäjille

Syyskuun toisena lauantaina järjestettiin Saarenmaan odotetuin ja suurin tapahtuma - perinteinen Kuressaaren kadunpiknikki. Tapahtuman jälkeen järjestelytiimin Kristina Mägi totesi, "Otimme harppauksen eteenpäin järjestämällä kadunpiknikin tällä kertaa yhdessä Fientan kanssa." Lue lisää haastattelusta ymmärtääksesi, mitä Kristina tarkoitti.

Mikä on Kuressaaren kadunpiknikin historia?

Kadunpiknikin aloittaja ja johtaja on Terje Nepper, joka matkustellessaan Ranskassa näki kerran vastaavan tapahtuman. Tietenkin se, mitä hän siellä näki, ei ollut samaa mittakaavaa kuin mitä järjestämme Kuressaaressa tänään. Ensimmäisenä vuonna meillä oli noin 750 ihmistä, sitten 1500 ihmistä, ja kadunpiknikkimme on kasvanut vuosi vuodelta. Tänä vuonna järjestimme sen kahdeksannen kerran, ja noin 5500 ihmistä osallistui päivän aikana. Vaikka vuoden 2019 ennätystä ei rikottu, tällä kertaa oli enemmän ihmisiä kuin viime vuonna.

Mitä teitte tällä kertaa eri tavalla?

Aiemmin tapahtuma on ollut ilmainen, ja olemme keränneet vapaaehtoisia lahjoituksia, koska ihmiset ovat halunneet osallistua taloudellisesti. Tänä vuonna olimme dilemmassa, tehdäkö tapahtumasta maksullinen vai ei. Päätimme silti pyytää symbolista maksua, toivoen, että pieni lippuhinta kurittaisi osallistujia. Aiemmin vuosina on ollut melko paljon pöytävarauksia, jotka ovat jääneet tyhjiksi tapahtumapäivänä. Toivoimme, että yhden euron henkilökohtainen lippuhinta, eli kahdeksan euroa kahdeksan hengen pöydälle, kurittaisi silti osallistujia. Tällä kertaa oli 490 pöytää, emmekä edes tarvitse laittaa niitä kaikkia ulos.

Olisiko lippuhinta voinut olla korkeampi?

Järjestelykustannuksien kannalta se olisi varmasti voinut olla korkeampi, mutta emme halua muuttaa kadunpiknikkia kalliiksi tapahtumaksi, koska silloin alkuperäinen idea katoaisi. Se on edelleen juhla kaikille kesän lopussa, jossa nykyiset ja entiset Saarenmaan asukkaat, ystävät mantereelta, ulkomaalaiset ja kaikki muut kokoontuvat.

Miten ihmiset tiesivät, milloin tulla ja ostaa liput? Suurin osa ostoista tehtiin ensimmäisenä päivänä.

Olemme aina ilmoittaneet päivämäärän, jolloin varaus alkaa etukäteen. Suurin osa ihmisistä on vastaanottanut tämän tiedon hyvin, ja se on aina ollut näin. Aiemmin fyysinen kapasiteettini oli syy, miksi en voinut suorittaa kaikkia varauksia ensimmäisenä päivänä. Mutta jo ennenkin huomattava määrä sähköposteja lähetettiin ensimmäisenä päivänä, ja kaikki pöydät varattiin ensimmäisen viikon aikana. Varaus tehtiin aiemmin manuaalisesti - ihmiset lähettivät sähköpostitse tietoa siitä, kuinka monta pöytää he halusivat ja missä he halusivat ne, ja kirjasin nämä tiedot Excel-taulukkooni. Tällä kertaa 10-20 ihmistä kirjoitti minulle ensimmäisten päivien aikana, mutta sitten ohjasin heidät Fientaan, ja kaikki tekivät lippuostonsa.

Miksi päätitte käyttää Fientaa tällä kertaa?

Täsmälleen samasta syystä, että tapahtuma on kasvanut suuremmaksi ja sitä ei enää voida hallita manuaalisesti. Koska halusimme veloittaa symbolisen maksun varauksista, olimme huolissamme siitä, kuka vastaisi laskutuksesta ja maksujen tarkistuksesta. Näytti selvästi mahdottomalta, että pystyisimme hallitsemaan sitä itse. Siksi aloimme harkita erilaisia lippumyyntialustoja. Meillä oli useita tarjoajia valittuna, mutta kun pääsimme siihen pisteeseen, että meillä ei ole klassista teatterisalia, vaan pikemminkin katukaavio, joka täytyy tarkastella, oikealla pöydällä oikeassa paikassa, suurin osa heistä perääntyi.

Katukaavion piirtäminen istumapaikkajärjestelmäämme oli myös merkittävä haaste meille hyvässä mielessä, koska ensin meidän piti piirtää mittakaavapohjakaavio ja sitten sijoittaa ne pöydät pisteinä täsmälleen oikeaan taloon ja oikeaan katuaan.

Aiemmin oli aina niin, että ensimmäisten kolmenkymmenen minuutin aikana piknikin alkamisen jälkeen, kun ihmiset saapuivat, olin hermostunut siitä, täsmäävätkö kaikki pöytävaraukset, jääkö pöytiä yli, jääkö kukaan ilman pöytää. Varauksia tehtäessä sähköpostitse tehtiin virheitä. Mutta nyt, kun kaikki voivat valita tarkan sijainnin ja haluamansa pöytien määrän, tuo vastuu putosi hartioiltani. Tämä on varmasti myös argumentti Fientan puolesta.

Oliko vanhan järjestelmän vaihtamisessa takaiskuja?

Oli yksi tekninen seikka, jota kukaan meistä todennäköisesti ei ennakonut - pöydät varattiin yksittäisinä istumapaikkoina. Olen työskennellyt pöytäkaavion kanssa kuusi vuotta, ja tiedän, että yksi neliö tai piste kaaviossa tarkoittaa yhtä pöytää, mutta lippua ostavalle henkilölle oli yhteys, että yksi piste tarkoittaa yhtä istumapaikkaa. Meillä on aina ollut pöytien puutetta, ja jotta emme menettäisi mahdollisuutta, on ollut tarpeen tehdä varaukset nopeasti. Sitten näytti siltä, että oli ihmisiä, jotka vain ostivat kiireessä eivätkä huomanneet, että heidän ei tarvinnut valita istumapaikkoja kaaviosta, vaan pöytiä, ja näin ollen he eivät huomanneet, jos maksoivat ei kahdeksan euroa, vaan esimerkiksi kahdeksankymmentä euroa.

Vaikka vielä kolme päivää ennen piknikkiä lippuja ostettiin väärin, se oli silti pieni osa kokonaismäärästä. Joten onnistuimme ohjaamaan tarpeettomat osto palautettaviksi Fientan kautta, ja näytti siltä, että kaikki olivat hyvin ymmärtäväisiä. Kukaan ei ollut vihainen; kaikki olivat hyvin rauhallisia, enkä ole kuullut valituksia. Ei ole ollut valitusta siitä, että tällä kertaa tapahtuma oli maksullinen.

Miten ihmiset löysivät pöytänsä? Ette tarkistaneet lippuja paikan päällä, vai miten?

En ole koskaan saanut tietoa, että joku istui väärässä pöydässä, ja jos he tekivät niin, se selvitettiin paikan päällä. Meillä on suuri määrä ihmisiä, jotka ovat olleet aiemmin ja tietävät jo, kuinka löytää pöytänsä. Pöydät ovat kymmenen pöydän lohkoissa, ja lohkot on merkitty suurilla ilmapalloilla, joissa on vastaavat lohkokirjaimet A, B, C jne. Lisäksi varaajien nimet ovat pöydillä, ja pöydän nimitys on myös merkitty Fientan lipussa. Paikan päällä on järjestäjiä, jotka on merkitty suurilla vihreillä "Info"-ilmapalloilla saapuessaan, ohjaamassa ketä tahansa, joka on eksynyt oikeaan pöytään.

Lähettittekö viestejä osallistujille myös Fientan kautta?

Kyllä, kirjoitin jopa pari kertaa. Se on hieno Fientan ominaisuus, että muistutuksia ja viestejä voidaan lähettää osallistujille. Esimerkiksi ennen tapahtumaa lähetin tietoa siitä, kuinka lajitella jätteet paikan päällä tai kuinka pöytälohkot on järjestetty täsmälleen, jotta he voivat löytää pöytänsä nopeasti. Tapahtuman jälkeen lähetin kiitosviestejä ja valokuvagalleriaa osallistujille.

Mitä piditte eniten Fientasta?

Fientan supernopea vastaus! Aivan alusta, tapahtuman asettamisesta. Ja tietenkin siinä ensimmäisessä aamussa, kun lippumyynti alkoi klo 9 ja kävi ilmi, että pöydät oli varattu väärin. Pidin todella siitä, että reagoitte ennen kuin edes ehdin ilmaista huoleni ja ratkaisitte odottamattomasti syntyneen pöytä/istumapaikka-sekamellon. Onneksi kaikki järjestettiin nopeasti.

Toivatko osallistujat omat astiansa piknikkiin?

Kyllä, siellä oli kauniita astioita ja maljoja. Kynttilät ja liput asetettiin myös pöydille. Se oli niin kaunista nähdä! Valitettavasti jätteet ovat aina olleet iso ongelma ja olivat samat tällä kertaa. Huolimatta siitä, että lähetin sähköpostin ennen tapahtumaa, että jätteiden lajittelu piknikillä on tarpeen ja mainitsin sen useita kertoja paikan päällä, silti tapahtui, että ihmiset eivät katsoneet, mihin ja mitä he heittivät.

Mitä voisi tehdä paremmin ensi kerralla?

Olen vain niin tyytyväinen! En näe tarvetta tehdä mitään eri tavalla. Kehitätte varmasti Fientaa edelleen seuraavan vuoden aikana, ja odotamme innolla uusia ja jännittäviä toiminnallisuuksia. Oli hienoa, että pystyimme keräämään uusia tilaajia uutiskirjeeseemme Fientan kautta. Otimme harppauksen eteenpäin järjestämällä kadunpiknikin Fientan kanssa tällä kertaa, ja yhteistyö kanssanne oli vain erittäin miellyttävää!

Onko teillä hyviä neuvoja muille suurten julkisten tapahtumien järjestäjille?

Rohkaisen teitä työskentelemään heidän kanssaan tapahtumien järjestämiseen. Olin erittäin tyytyväinen. Todella, kaikki oli merkittävästi helpompaa ja meni paljon sujuvammin kuin alun perin ajattelin. Ja nyt mietin, miksi emme ottaneet tätä askelta jo kauan sitten.

Kiitos! Olemme erittäin iloisia, että tulitte luoksemme, ja olemme kunniaan, että käytitte Fientaa pöytien varaukseen ja lippumyyntiin Kuressaaren kadunpiknikille.

Valokuvat: Valmar Voolaid