Cómo Fienta simplificó la venta de entradas para el Picnic Callejero de Kuressaare

El segundo sábado de septiembre volvió a celebrarse el evento anual más conocido de Saaremaa, el Picnic Callejero de Kuressaare. Después del evento, Kristina Mägi, del equipo organizador, dijo "Esta vez dimos un verdadero paso adelante al organizar el picnic callejero con Fienta." Esto es lo que quiso decir.

¿Cuál es la historia del Picnic Callejero de Kuressaare?

La idea del picnic callejero surgió de Terje Nepper, que una vez vio un evento parecido mientras viajaba por Francia. Lo que vio allí no se acercaba, en escala, a lo que hoy acoge Kuressaare. El primer año asistieron unas 750 personas. Luego creció a 1.500 y siguió aumentando año tras año. Este año el evento se celebró por octava vez y reunió a unas 5.500 personas a lo largo del día. Aunque no superó el récord de 2019, la asistencia fue mayor que la del año pasado.

¿Qué hicieron diferente esta vez?

Antes el evento era gratuito y se sostenía con donaciones voluntarias. Este año los organizadores debatieron si convertirlo en un evento de pago, pero al final decidieron cobrar una tarifa simbólica. Esperaban que incluso un precio pequeño hiciera que la gente se tomara sus reservas más en serio. En años anteriores, bastantes mesas reservadas quedaban vacías el día del evento. Esta vez el precio fue de un euro por persona, u ocho euros por una mesa para ocho personas. Había 490 mesas disponibles y al final ni siquiera fue necesario colocarlas todas.

¿Podría haber sido más alto el precio de la entrada?

En términos de cubrir los costes de organización, sí, podría haber sido más alto. Pero los organizadores no querían convertir el picnic callejero en un evento caro, porque eso habría cambiado su espíritu original. Sigue estando pensado como una celebración de final de verano para todos, reuniendo a residentes actuales y antiguos de Saaremaa, amigos del continente, visitantes extranjeros y muchas otras personas.

¿Cómo sabía la gente cuándo venir y comprar las entradas? La mayoría de las compras se hizo el primer día.

La fecha de reserva siempre se anunciaba con antelación, así que la gente ya estaba acostumbrada al proceso. En años anteriores, el principal cuello de botella era simplemente cuánto podía gestionarse manualmente en un solo día. Incluso antes de Fienta solía llegar una gran cantidad de correos el primer día, y normalmente todas las mesas se reservaban durante la primera semana. Las reservas se gestionaban por correo electrónico: la gente enviaba cuántas mesas quería y dónde, mientras Kristina introducía todo en una hoja de Excel. Esta vez, solo entre 10 y 20 personas escribieron directamente en los primeros días, y luego se les redirigió a Fienta para completar allí su compra.

¿Por qué decidieron usar Fienta esta vez?

La respuesta simple fue la escala. El evento había crecido demasiado como para gestionarlo manualmente. Como los organizadores querían cobrar una tarifa simbólica por las reservas, también necesitaban una forma de gestionar la facturación y la comprobación de pagos. Seguir haciéndolo todo por su cuenta ya no parecía realista. Consideraron varias plataformas de ticketing, pero muchos proveedores se echaron atrás cuando vieron que no se trataba de un plano de asientos tradicional de teatro, sino de un mapa de la calle donde cada mesa debía aparecer en el lugar correcto.

Crear el plano de la calle en el sistema de asientos fue un reto emocionante

Primero, los organizadores tuvieron que crear un plano base a escala y luego colocar las mesas como puntos exactamente en las posiciones correctas a lo largo de la calle. En años anteriores, los primeros 30 minutos después del inicio del picnic siempre eran estresantes, porque los organizadores se preocupaban por si cada reserva coincidía, si habría mesas de sobra o si alguien podría quedarse sin la suya. Las reservas manuales por correo electrónico dejaban, naturalmente, margen para errores. Con Fienta, la gente podía elegir la ubicación exacta y el número de mesas que quería, lo que eliminó gran parte de ese estrés.

¿Hubo algún contratiempo al cambiar el sistema anterior?

Hubo un problema técnico que nadie había anticipado del todo: algunos compradores entendieron cada punto del plano como un asiento individual y no como una mesa. Kristina llevaba años trabajando con ese diseño y entendía instintivamente que un cuadrado o un punto significaba una mesa, pero los compradores con prisa no siempre hacían la misma asociación. Como las mesas suelen agotarse rápido, algunas personas pasaron rápidamente por el flujo de reserva y no se dieron cuenta de que estaban seleccionando varias mesas en lugar de asientos, lo que hizo que unas pocas pagaran bastante más de lo previsto.

Incluso tres días antes del picnic todavía se hacían algunas reservas de forma incorrecta, pero siguió siendo una parte pequeña del total. Las compras innecesarias se reembolsaron a través de Fienta y la gente fue comprensiva. Kristina dice que no escuchó ninguna queja, ni sobre los reembolsos ni sobre el hecho de que esta vez el evento fuera de pago.

¿Cómo encontraba la gente sus mesas? No comprobaban las entradas en el lugar, ¿verdad?

Kristina dice que nunca recibió información de que alguien se sentara en la mesa equivocada y, si ocurrió, se resolvió en el momento. Muchos participantes ya habían asistido antes y sabían cómo funcionaba el sistema. Las mesas estaban organizadas en bloques de diez, y cada bloque estaba marcado con grandes globos etiquetados con A, B, C, etcétera. Los nombres de quienes habían reservado se colocaban en las mesas, y el número de mesa también aparecía en la entrada de Fienta. Los organizadores presentes estaban bajo grandes globos verdes con la palabra "Info" para ayudar a quien necesitara orientación.

¿También enviaron mensajes a los participantes a través de Fienta?

Sí. Kristina envió mensajes a través de Fienta varias veces. Antes del evento compartió información práctica, como la forma de separar los residuos en el lugar y cómo estaban organizados los bloques de mesas para que los invitados encontraran rápidamente las suyas. Después del evento envió mensajes de agradecimiento y una galería de fotos a los participantes.

¿Qué fue lo que más le gustó de Fienta?

Lo más destacado para Kristina fue la rapidez de respuesta de Fienta, tanto durante la configuración del evento como en la primera mañana de venta de entradas. Cuando la venta se abrió a las 9 y apareció la confusión entre mesas y asientos, el problema se abordó antes incluso de que ella hubiera terminado de expresar su preocupación. Por suerte, todo se resolvió rápidamente.

¿Los participantes llevaron su propia vajilla al picnic?

Sí, y según Kristina las mesas se veían preciosas, con platos, copas, velas y banderas. La gestión de residuos, sin embargo, siguió siendo un reto. Aunque se recordó por correo electrónico de antemano y varias veces en el lugar que era necesario separar los residuos, algunas personas siguieron sin prestar atención a dónde tiraban las cosas.

¿Qué podría hacerse mejor la próxima vez?

Kristina dice que quedó muy satisfecha y que ahora mismo no ve necesidad de hacer nada de otra manera. También señala que fue valioso conseguir nuevos suscriptores para el boletín a través de Fienta. En su opinión, usar Fienta para el picnic callejero realmente hizo avanzar el evento y la colaboración fue un placer.

¿Tiene algún buen consejo para otros organizadores de grandes eventos públicos?

Kristina anima a otros organizadores a dar el paso. En su experiencia, todo fue más fácil y salió más fluido de lo que había esperado y, mirando atrás, se pregunta por qué no hicieron el cambio antes.

Gracias. Estamos muy contentos de que acudieran a nosotros y nos honra que usaran Fienta para reservar mesas y vender entradas para el Picnic Callejero de Kuressaare.

Fotos: Valmar Voolaid