Der Ticketverkauf für das Kuressaare Straßenpicknick bot eine spannende Herausforderung für Fienta und Seelenfrieden für die Organisatoren

Am zweiten Samstag im September fand die am meisten erwartete und größte Veranstaltung in Saaremaa statt - das traditionelle Kuressaare Straßenpicknick. Nach der Veranstaltung erklärte Kristina Mägi vom Organisationsteam: "Wir haben einen großen Sprung nach vorn gemacht, indem wir das Straßenpicknick diesmal zusammen mit Fienta organisiert haben." Lesen Sie mehr aus dem Interview, um zu verstehen, was Kristina damit meinte.

Was ist die Geschichte des Kuressaare Straßenpicknicks?

Die Initiatorin und Leiterin des Straßenpicknicks ist Terje Nepper, die während einer Reise in Frankreich einmal eine ähnliche Veranstaltung sah. Natürlich war das, was sie dort sah, nicht im Maßstab dessen, was wir heute in Kuressaare organisieren. Im ersten Jahr hatten wir etwa 750 Menschen, dann 1500 Menschen, und unser Straßenpicknick ist von Jahr zu Jahr gewachsen. Dieses Jahr organisierten wir es zum achten Mal, und etwa 5500 Menschen nahmen den ganzen Tag über teil. Obwohl der Rekord von 2019 nicht gebrochen wurde, waren diesmal mehr Menschen als im letzten Jahr.

Was haben Sie diesmal anders gemacht?

Zuvor war die Veranstaltung kostenlos, und wir haben freiwillige Spenden gesammelt, weil die Menschen bereit waren, finanziell beizutragen. Dieses Jahr standen wir vor dem Dilemma, ob wir die Veranstaltung kostenpflichtig machen sollten oder nicht. Wir entschieden uns dennoch, eine symbolische Gebühr zu verlangen, in der Hoffnung, dass ein kleiner Ticketpreis die Teilnehmer disziplinieren würde. In den Vorjahren gab es einige Tischreservierungen, die am Tag der Veranstaltung leer blieben. Wir hofften, dass der Ticketpreis von einem Euro pro Person, d.h. acht Euro für einen Acht-Personen-Tisch, die Teilnehmer dennoch disziplinieren würde. Dieses Mal gab es 490 Tische, und wir mussten nicht einmal alle aufstellen.

Hätte der Ticketpreis höher sein können?

In Bezug auf die Organisationskosten hätte er sicherlich höher sein können, aber wir möchten das Straßenpicknick nicht in eine teure Veranstaltung verwandeln, weil dann die ursprüngliche Idee verloren gehen würde. Es ist immer noch eine Party für alle am Ende des Sommers, wo aktuelle und ehemalige Saaremaa-Bewohner, Freunde vom Festland, Ausländer und alle anderen zusammenkommen.

Wie wussten die Leute, wann sie kommen und Tickets kaufen sollten? Die meisten Käufe wurden am ersten Tag getätigt.

Wir haben immer im Voraus das Datum angekündigt, an dem die Buchung beginnt. Die meisten Menschen haben diese Information gut erhalten, und es war immer so. Zuvor war meine physische Kapazität der Grund, warum ich nicht alle Buchungen am ersten Tag abschließen konnte. Aber auch vorher wurden am ersten Tag eine beträchtliche Anzahl von E-Mails gesendet, und alle Tische wurden innerhalb der ersten Woche gebucht. Die Buchung wurde zuvor manuell durchgeführt - Menschen sendeten Informationen per E-Mail darüber, wie viele Tische sie wollten und wo sie sie wollten, und ich gab diese Informationen in meine Excel-Tabelle ein. Dieses Mal schrieben mir in den ersten Tagen 10-20 Menschen, aber dann leitete ich sie zu Fienta weiter, und alle machten ihre Ticketkäufe.

Warum haben Sie sich entschieden, diesmal Fienta zu verwenden?

Genau aus dem gleichen Grund, dass die Veranstaltung größer geworden ist und nicht mehr manuell verwaltbar ist. Da wir eine symbolische Gebühr für Reservierungen verlangen wollten, waren wir besorgt darüber, wer für die Rechnungsstellung und die Überprüfung der Zahlungen verantwortlich sein würde. Es schien uns klar unmöglich, es selbst zu verwalten. Daher begannen wir, verschiedene Ticketing-Plattformen zu erwägen. Wir hatten mehrere Anbieter ausgewählt, aber als wir zu dem Punkt kamen, dass wir keine klassische Theaterhalle haben, sondern eher einen Straßenplan, der betrachtet werden muss, mit dem richtigen Tisch am richtigen Ort, zogen sich die meisten zurück.

Das Zeichnen des Straßenplans in unser Sitzplatzsystem war auch eine bedeutende Herausforderung für uns im positiven Sinne, weil wir zuerst einen maßstabsgetreuen Grundplan zeichnen und dann diese Tische als Punkte genau am richtigen Haus und der richtigen Straße platzieren mussten.

Zuvor war es immer der Fall, dass ich in den ersten dreißig Minuten nach Beginn des Picknicks, als die Menschen ankamen, nervös war, ob alle Tischreservierungen zusammenpassen würden, ob Tische übrig bleiben würden, ob jemand ohne Tisch bleiben würde. Fehler wurden gemacht, als Reservierungen per E-Mail gemacht wurden. Aber jetzt, als jeder den genauen Standort und die Anzahl der Tische wählen konnte, die er wollte, fiel diese Verantwortung von meinen Schultern. Das ist sicherlich auch ein Argument für Fienta.

Gab es Rückschläge bei der Änderung des alten Systems?

Es gab einen technischen Punkt, den wahrscheinlich keiner von uns vorhergesehen hatte - Tische wurden als einzelne Sitzplätze reserviert. Ich arbeite seit sechs Jahren mit dem Tischplan, und ich weiß, dass ein Quadrat oder Punkt auf dem Plan einen Tisch bedeutet, aber für die Person, die das Ticket kauft, gab es eine Verbindung, dass ein Punkt einen Sitzplatz bedeutet. Wir hatten immer einen Mangel an Tischen, und um nichts zu verpassen, war es notwendig, schnell Reservierungen zu machen. Dann schien es, dass es Menschen gab, die einfach in Eile kauften und nicht bemerkten, dass sie nicht Sitzplätze vom Plan wählen mussten, sondern Tische, und folglich bemerkten sie nicht, ob sie nicht acht Euro, sondern zum Beispiel achtzig Euro bezahlten.

Obwohl sogar drei Tage vor dem Picknick noch Tickets falsch gekauft wurden, war es dennoch ein kleiner Teil der Gesamtzahl. Also schafften wir es, die unnötigen Käufe durch Fienta zurückerstatten zu lassen, und es schien, dass alle sehr verständnisvoll waren. Niemand war wütend; alle waren sehr friedlich, und ich habe keine Beschwerden gehört. Es gab keine Beschwerde darüber, dass die Veranstaltung diesmal kostenpflichtig war.

Wie fanden die Leute ihre Tische? Sie haben vor Ort keine Tickets überprüft, oder?

Ich habe nie Informationen erhalten, dass jemand am falschen Tisch saß, und wenn sie es taten, wurde es vor Ort geklärt. Wir haben eine große Anzahl von Menschen, die schon einmal da waren und bereits wissen, wie sie ihren Tisch finden. Die Tische sind in Blöcken von zehn, und die Blöcke sind mit großen Ballons markiert, die mit entsprechenden Blockbuchstaben A, B, C usw. beschriftet sind. Darüber hinaus stehen die Namen der Reservisten auf den Tischen, und die Tischbezeichnung ist auch auf dem Fienta-Ticket markiert. Vor Ort gibt es Organisatoren, die bei der Ankunft mit großen grünen "Info"-Ballons markiert sind und jeden, der sich verlaufen hat, zum richtigen Tisch führen.

Haben Sie auch Nachrichten an Teilnehmer über Fienta gesendet?

Ja, ich habe sogar ein paar Mal geschrieben. Es ist eine großartige Funktion von Fienta, dass Erinnerungen und Nachrichten an Teilnehmer gesendet werden können. Zum Beispiel sendete ich vor der Veranstaltung Informationen darüber, wie man Müll vor Ort sortiert oder wie die Tischblöcke genau angeordnet sind, damit sie ihren Tisch schnell finden können. Nach der Veranstaltung sendete ich Dankesnachrichten und eine Fotogalerie an die Teilnehmer.

Was hat Ihnen an Fienta am besten gefallen?

Fientas super schnelle Reaktion! Von Anfang an, beim Einrichten der Veranstaltung. Und natürlich an diesem ersten Morgen, als der Ticketverkauf um 9 Uhr begann und sich herausstellte, dass die Tische falsch reserviert waren. Mir hat wirklich gefallen, dass Sie reagiert haben, bevor ich überhaupt meine Besorgnis ausdrücken konnte, und die unerwartet entstandene Tisch/Sitzplatz-Verwirrung gelöst haben. Glücklicherweise wurde alles schnell geklärt.

Haben die Teilnehmer ihr eigenes Geschirr zum Picknick mitgebracht?

Ja, es gab schöne Geschirr und Pokale. Kerzen und Flaggen wurden auch überall auf dem Tisch platziert. Es war so schön zu sehen! Leider war Abfall immer ein großes Problem und war diesmal dasselbe. Trotz einer E-Mail vor der Veranstaltung, dass die Mülltrennung beim Picknick notwendig ist und mehrmals vor Ort erwähnt wurde, passierte es dennoch, dass die Menschen nicht schauten, wo und was sie warfen.

Was könnte nächstes Mal besser gemacht werden?

Ich bin einfach so zufrieden! Ich sehe keine Notwendigkeit, etwas anders zu machen. Sie werden Fienta sicherlich im nächsten Jahr weiterentwickeln, und wir freuen uns auf neue und aufregende Funktionalitäten. Es war großartig, dass wir neue Abonnenten für unseren Newsletter über Fienta sammeln konnten. Wir haben einen großen Sprung nach vorn gemacht, indem wir das Straßenpicknick diesmal mit Fienta organisiert haben, und die Zusammenarbeit mit Ihnen war einfach sehr angenehm!

Haben Sie einen guten Rat für andere Organisatoren großer öffentlicher Veranstaltungen?

Ich ermutige Sie, mit ihnen zusammenzuarbeiten, um Veranstaltungen zu organisieren. Ich war sehr zufrieden. Wirklich, alles war deutlich einfacher und lief viel reibungsloser, als ich zunächst dachte. Und jetzt denke ich, warum haben wir diesen Schritt nicht schon vor langer Zeit gemacht."

Vielen Dank! Wir freuen uns sehr, dass Sie zu uns gekommen sind, und wir fühlen uns geehrt, dass Sie Fienta für die Buchung von Tischen und den Ticketverkauf für das Kuressaare Straßenpicknick verwendet haben.

Fotos: Valmar Voolaid