Wie Fienta das Kuressaare Straßenpicknick vereinfachte

Am zweiten Samstag im September fand in Saaremaa die wohl am meisten erwartete und größte Veranstaltung statt: das traditionelle Kuressaare Straßenpicknick. Nach dem Event sagte Kristina Mägi aus dem Organisationsteam: "Wir haben einen großen Sprung nach vorn gemacht, indem wir das Straßenpicknick diesmal zusammen mit Fienta organisiert haben." Im Interview erklärt sie, was sie damit meinte.

Was ist die Geschichte des Kuressaare Straßenpicknicks?

Initiatorin und Leiterin des Straßenpicknicks ist Terje Nepper, die während einer Reise nach Frankreich einmal eine ähnliche Veranstaltung gesehen hatte. Natürlich war das damals nicht mit dem vergleichbar, was heute in Kuressaare organisiert wird. Im ersten Jahr kamen etwa 750 Menschen, danach schon 1.500, und das Straßenpicknick ist seitdem von Jahr zu Jahr gewachsen. In diesem Jahr fand es zum achten Mal statt, und über den Tag verteilt nahmen rund 5.500 Menschen teil. Zwar wurde der Rekord von 2019 nicht übertroffen, dennoch kamen mehr Besucher als im Vorjahr.

Was haben Sie diesmal anders gemacht?

Früher war die Veranstaltung kostenlos, und wir sammelten freiwillige Spenden, weil viele Menschen bereit waren, finanziell beizutragen. Dieses Jahr standen wir vor der Frage, ob wir das Event kostenpflichtig machen sollten. Am Ende entschieden wir uns für eine symbolische Gebühr, in der Hoffnung, dass ein kleiner Ticketpreis die Reservierungen verbindlicher macht. In den Vorjahren blieben einige reservierte Tische am Veranstaltungstag leer. Der Preis von einem Euro pro Person, also acht Euro für einen Tisch mit acht Plätzen, sollte genau das verhindern. Dieses Mal gab es 490 Tische, und wir mussten nicht einmal alle aufstellen.

Hätte der Ticketpreis höher sein können?

In Bezug auf die Organisationskosten hätte er sicherlich höher sein können, aber wir möchten das Straßenpicknick nicht in eine teure Veranstaltung verwandeln, weil dann die ursprüngliche Idee verloren gehen würde. Es ist immer noch eine Party für alle am Ende des Sommers, wo aktuelle und ehemalige Saaremaa-Bewohner, Freunde vom Festland, Ausländer und alle anderen zusammenkommen.

Wie wussten die Leute, wann sie kommen und Tickets kaufen sollten? Die meisten Käufe wurden am ersten Tag getätigt.

Wir haben immer im Voraus das Datum angekündigt, an dem die Buchung beginnt. Die meisten Menschen haben diese Information gut erhalten, und es war immer so. Zuvor war meine physische Kapazität der Grund, warum ich nicht alle Buchungen am ersten Tag abschließen konnte. Aber auch vorher wurden am ersten Tag eine beträchtliche Anzahl von E-Mails gesendet, und alle Tische wurden innerhalb der ersten Woche gebucht. Die Buchung wurde zuvor manuell durchgeführt - Menschen sendeten Informationen per E-Mail darüber, wie viele Tische sie wollten und wo sie sie wollten, und ich gab diese Informationen in meine Excel-Tabelle ein. Dieses Mal schrieben mir in den ersten Tagen 10-20 Menschen, aber dann leitete ich sie zu Fienta weiter, und alle machten ihre Ticketkäufe.

Warum haben Sie sich entschieden, diesmal Fienta zu verwenden?

Genau deshalb, weil die Veranstaltung größer geworden war und sich nicht mehr sinnvoll manuell verwalten ließ. Da wir für Reservierungen eine symbolische Gebühr einführen wollten, stellte sich sofort die Frage, wer Rechnungen erstellt und Zahlungen kontrolliert. Uns war schnell klar, dass wir das nicht selbst stemmen konnten. Also schauten wir uns verschiedene Ticketing-Plattformen an. Mehrere Anbieter waren zunächst interessiert, zogen sich aber zurück, sobald klar wurde, dass wir keine klassische Saalbestuhlung haben, sondern einen Straßenplan mit Tischen an exakt definierten Orten.

Das Zeichnen des Straßenplans in unser Sitzplatzsystem war auch eine bedeutende Herausforderung für uns im positiven Sinne, weil wir zuerst einen maßstabsgetreuen Grundplan zeichnen und dann diese Tische als Punkte genau am richtigen Haus und der richtigen Straße platzieren mussten.

Früher war ich in den ersten dreißig Minuten nach Beginn des Picknicks immer nervös, ob alle Tischreservierungen korrekt zusammenpassen würden, ob Tische übrig bleiben oder ob am Ende jemand ohne Tisch dasteht. Bei Reservierungen per E-Mail passierten zwangsläufig Fehler. Jetzt konnte jeder den genauen Standort und die gewünschte Anzahl an Tischen selbst auswählen. Das hat enorm viel Verantwortung von meinen Schultern genommen und ist ein klares Argument für Fienta.

Gab es Rückschläge bei der Änderung des alten Systems?

Es gab einen technischen Punkt, den wahrscheinlich keiner von uns vorhergesehen hatte - Tische wurden als einzelne Sitzplätze reserviert. Ich arbeite seit sechs Jahren mit dem Tischplan, und ich weiß, dass ein Quadrat oder Punkt auf dem Plan einen Tisch bedeutet, aber für die Person, die das Ticket kauft, gab es eine Verbindung, dass ein Punkt einen Sitzplatz bedeutet. Wir hatten immer einen Mangel an Tischen, und um nichts zu verpassen, war es notwendig, schnell Reservierungen zu machen. Dann schien es, dass es Menschen gab, die einfach in Eile kauften und nicht bemerkten, dass sie nicht Sitzplätze vom Plan wählen mussten, sondern Tische, und folglich bemerkten sie nicht, ob sie nicht acht Euro, sondern zum Beispiel achtzig Euro bezahlten.

Obwohl sogar drei Tage vor dem Picknick noch Tickets falsch gekauft wurden, war es dennoch ein kleiner Teil der Gesamtzahl. Also schafften wir es, die unnötigen Käufe durch Fienta zurückerstatten zu lassen, und es schien, dass alle sehr verständnisvoll waren. Niemand war wütend; alle waren sehr friedlich, und ich habe keine Beschwerden gehört. Es gab keine Beschwerde darüber, dass die Veranstaltung diesmal kostenpflichtig war.

Wie fanden die Leute ihre Tische? Sie haben vor Ort keine Tickets überprüft, oder?

Ich habe nie Informationen erhalten, dass jemand am falschen Tisch saß, und wenn sie es taten, wurde es vor Ort geklärt. Wir haben eine große Anzahl von Menschen, die schon einmal da waren und bereits wissen, wie sie ihren Tisch finden. Die Tische sind in Blöcken von zehn, und die Blöcke sind mit großen Ballons markiert, die mit entsprechenden Blockbuchstaben A, B, C usw. beschriftet sind. Darüber hinaus stehen die Namen der Reservisten auf den Tischen, und die Tischbezeichnung ist auch auf dem Fienta-Ticket markiert. Vor Ort gibt es Organisatoren, die bei der Ankunft mit großen grünen "Info"-Ballons markiert sind und jeden, der sich verlaufen hat, zum richtigen Tisch führen.

Haben Sie auch Nachrichten an Teilnehmer über Fienta gesendet?

Ja, ich habe sogar ein paar Mal geschrieben. Es ist eine großartige Funktion von Fienta, dass Erinnerungen und Nachrichten an Teilnehmer gesendet werden können. Zum Beispiel sendete ich vor der Veranstaltung Informationen darüber, wie man Müll vor Ort sortiert oder wie die Tischblöcke genau angeordnet sind, damit sie ihren Tisch schnell finden können. Nach der Veranstaltung sendete ich Dankesnachrichten und eine Fotogalerie an die Teilnehmer.

Was hat Ihnen an Fienta am besten gefallen?

Die super schnelle Reaktion von Fienta. Schon beim Einrichten der Veranstaltung war das spürbar. Und natürlich besonders an jenem ersten Morgen, als der Ticketverkauf um 9 Uhr startete und sich herausstellte, dass die Tische falsch reserviert wurden. Mir hat sehr gefallen, dass Sie reagiert haben, noch bevor ich meine Sorge richtig äußern konnte, und die unerwartete Verwirrung zwischen Tisch und Sitzplatz schnell gelöst haben.

Haben die Teilnehmer ihr eigenes Geschirr zum Picknick mitgebracht?

Ja, es gab schöne Geschirr und Pokale. Kerzen und Flaggen wurden auch überall auf dem Tisch platziert. Es war so schön zu sehen! Leider war Abfall immer ein großes Problem und war diesmal dasselbe. Trotz einer E-Mail vor der Veranstaltung, dass die Mülltrennung beim Picknick notwendig ist und mehrmals vor Ort erwähnt wurde, passierte es dennoch, dass die Menschen nicht schauten, wo und was sie warfen.

Was könnte nächstes Mal besser gemacht werden?

Ich bin einfach sehr zufrieden. Ich sehe keinen Grund, grundsätzlich etwas anders zu machen. Sie werden Fienta sicher bis zum nächsten Jahr weiterentwickeln, und wir freuen uns schon auf neue Funktionen. Besonders wertvoll war auch, dass wir über Fienta neue Newsletter-Abonnenten gewinnen konnten. Mit Fienta haben wir beim Straßenpicknick einen großen Schritt nach vorn gemacht, und die Zusammenarbeit war ausgesprochen angenehm.

Haben Sie einen guten Rat für andere Organisatoren großer öffentlicher Veranstaltungen?

Ich kann anderen Organisatoren nur empfehlen, mit Fienta zusammenzuarbeiten. Ich war wirklich sehr zufrieden. Alles war deutlich einfacher und lief viel reibungsloser, als ich zunächst gedacht hatte. Heute frage ich mich eher, warum wir diesen Schritt nicht schon viel früher gemacht haben."

Vielen Dank! Wir freuen uns sehr, dass Sie zu uns gekommen sind, und wir fühlen uns geehrt, dass Sie Fienta für die Buchung von Tischen und den Ticketverkauf für das Kuressaare Straßenpicknick verwendet haben.

Fotos: Valmar Voolaid