Fientaがクレッサーレ・ストリートピクニックのチケット販売をどう簡単にしたか
9月第2土曜日、サーレマーで最もよく知られた恒例イベントであるクレッサーレ・ストリートピクニックが今年も開催されました。イベント終了後、運営チームのKristina Mägiさんは 『今回はFientaでストリートピクニックを運営したことで、本当に大きな前進になりました。』 と話しました。そう語る理由を伺いました。
クレッサーレ・ストリートピクニックの歴史を教えてください。
ストリートピクニックのアイデアは、Terje Nepperさんがフランス旅行中に似たイベントを見たことから生まれました。そこで見たものは、今のクレッサーレほど大規模ではありませんでした。初年度の来場者は約750人、その後1,500人に増え、毎年規模が拡大していきました。今年で8回目の開催となり、1日を通して約5,500人が来場しました。2019年の記録は超えなかったものの、昨年を上回る参加数でした。
今回は何を変えたのですか？
以前は無料イベントで、任意の寄付によって支えられていました。今年は有料化するかどうかを議論した末、最終的に象徴的な料金を設定することにしました。わずかな金額でも予約をより真剣に考えてもらえるはずだ、という考えがありました。これまでの年には、予約されたテーブルのかなりの数が当日に空席のまま残っていました。今回は1人1ユーロ、または8人用テーブル1卓につき8ユーロでした。用意したテーブルは490卓でしたが、最終的にはすべてを設置する必要もありませんでした。
チケット料金はもっと高くできたと思いますか？
運営コストを賄うという意味では、もちろんもっと高くすることもできました。ただ、主催者はストリートピクニックを高価なイベントにしたくありませんでした。そうすると本来の精神が変わってしまうからです。今でもこれは、サーレマーの現在の住民や元住民、本土から来る友人、海外からの来訪者など、誰もが参加できる夏の終わりの祝祭であるべきだと考えられています。
いつチケット販売が始まるのか、人々はどうやって知ったのですか？ 購入の多くが初日に集中したそうですね。
予約開始日は以前から事前に告知されていたため、参加者はその流れに慣れていました。これまでは、1日でどれだけ手作業に対応できるかが大きなボトルネックでした。Fienta導入前でも、初日には通常たくさんのメールが届き、たいてい1週間以内に全テーブルが埋まっていました。以前はメールで予約を受け付け、希望するテーブル数や場所を送ってもらい、KristinaさんがExcelシートに入力していました。今回は最初の数日で直接連絡してきた人は10人から20人ほどで、その後Fientaに案内して購入を完了してもらいました。
今回はなぜFientaを使うことにしたのですか？
シンプルな答えは、規模の問題でした。イベントが大きくなりすぎて、手作業ではもう管理しきれなくなっていたのです。予約に象徴的な料金を設定したかったため、請求書発行や入金確認の仕組みも必要でした。それらをすべて自分たちで管理するのは、もはや現実的ではありませんでした。いくつかのチケット販売プラットフォームを検討しましたが、これは通常の劇場座席図ではなく、各テーブルを正しい位置に表示しなければならない街路マップだとわかると、多くの提供会社は対応を断念しました。
座席システム内で街路図を作るのは、刺激的なチャレンジでした
最初に、主催者は縮尺に合ったベース図面を作成し、その上で通り沿いの正確な位置にテーブルを点として配置する必要がありました。以前は、ピクニック開始後の最初の30分がいつも緊張の時間でした。すべての予約が正しく対応しているか、余分なテーブルが必要にならないか、誰かが席を失わないかを心配していたからです。メールによる手動予約では、どうしてもミスが起こりやすくなります。Fientaでは、参加者が希望する正確な位置とテーブル数を自分で選べるため、そのストレスの大部分がなくなりました。
古い仕組みから切り替えるうえで、何か問題はありましたか？
ひとつ、誰も完全には予想していなかった技術的な問題がありました。購入者の中に、図面上の各点をテーブルではなく個別の座席だと理解した人がいたのです。Kristinaさんは何年もそのレイアウトを扱っていたので、四角や点ひとつが1卓を意味することを直感的に理解していましたが、急いでいた購入者には必ずしも同じようには伝わりませんでした。通常テーブルはすぐ売り切れるため、予約フローを急いで進めた一部の人は、座席ではなく複数のテーブルを選んでいることに気づかず、意図した以上の金額を支払ってしまいました。
ピクニックの3日前になっても少数の予約ミスはまだ発生していましたが、全体から見ればごく小さな割合でした。不必要な購入分はFientaを通じて返金され、参加者も理解を示してくれました。Kristinaさんによると、返金についても、今回イベントが有料になったことについても、苦情は聞かなかったそうです。
参加者はどうやって自分のテーブルを見つけたのですか？ 当日はチケット確認をしなかったのですよね？
Kristinaさんは、誰かが違うテーブルに座ったという報告は受けておらず、もしそうしたことがあっても現場ですぐ解決できたはずだと言います。多くの参加者は以前にも参加しており、すでに仕組みを理解していました。テーブルは10卓ずつのブロックで配置され、各ブロックにはA、B、Cといった大きな風船の目印がありました。予約者の名前は各テーブルに掲示され、テーブル番号はFientaのチケットにも記載されていました。案内が必要な人をサポートするため、会場スタッフは大きな緑色の「Info」バルーンの下に立っていました。
Fientaを使って参加者へのメッセージも送りましたか？
はい。KristinaさんはFienta経由で何度かメッセージを送りました。イベント前には、現地でのごみ分別の方法や、テーブルブロックの配置など、参加者が自分のテーブルをすぐ見つけられるための実務的な情報を共有しました。イベント後には、お礼のメッセージと写真ギャラリーも参加者に送りました。
Fientaで特によかった点は何でしたか？
Kristinaさんにとって最大のハイライトは、イベント設定中もチケット販売初日の朝も、Fientaの対応がとても速かったことでした。午前9時に販売が始まり、テーブルと座席の混同が起きたときも、彼女が問題を完全に説明し終える前に対応が進んでいました。幸い、すべてはすぐに解決しました。
参加者はピクニックに自分の食器を持ってきたのですか？
はい。そしてKristinaさんによると、皿、ゴブレット、キャンドル、旗で飾られたテーブルはとても美しかったそうです。一方で、ごみ管理は依然として課題でした。参加者には事前のメールでも現地でも何度も分別の必要性を伝えていましたが、それでも捨てる場所をあまり気にしない人もいました。
次回は何をもっと良くできそうですか？
Kristinaさんは非常に満足しており、現時点では特に違うやり方をする必要は感じていないそうです。また、Fientaを通じてニュースレターの新規登録者を集められたことも価値があったと話しています。彼女の見方では、ストリートピクニックでFientaを使ったことは本当にイベントを一歩前に進めるものであり、協業はとても快いものでした。
大規模な公開イベントを運営する他の主催者に向けて、良いアドバイスはありますか？
Kristinaさんは、ほかの主催者にも一歩踏み出すことを勧めています。彼女の経験では、すべてが予想以上に簡単でスムーズに進み、振り返ると、もっと早く切り替えなかったのはなぜだろうと思うほどだったそうです。
ありがとうございました。クレッサーレ・ストリートピクニックのテーブル予約とチケット販売にFientaをご利用いただけたことを、とても嬉しく、光栄に思います。
写真: Valmar Voolaid