Kaip „Fienta“ supaprastino bilietų pardavimą į Kuressaare gatvės pikniką

Antrąjį rugsėjo šeštadienį vėl vyko vienas žinomiausių kasmetinių Saremos renginių - Kuressaare gatvės piknikas. Po renginio organizatorių komandos narė Kristina Mägi sakė: „Šį kartą su Fienta surengėme gatvės pikniką, žengėme tikrą žingsnį į priekį“. Štai ką ji turėjo omenyje.

Kokia Kuressaare gatvės pikniko istorija?

Gatvės pikniko idėja kilo Terje Nepper, kuri panašų renginį kartą pamatė keliaudama po Prancūziją. Tai, ką ji ten išvydo, nė iš tolo neprilygo tam, kuo renginys tapo šiandien Kuressaare. Pirmaisiais metais dalyvavo apie 750 žmonių, vėliau jų skaičius išaugo iki 1500 ir toliau augo kasmet. Šiemet renginys vyko jau aštuntą kartą, o per dieną jame apsilankė apie 5500 žmonių. Nors 2019 m. rekordas nebuvo pagerintas, lankomumas vis tiek buvo didesnis nei pernai.

Ką šį kartą padarėte kitaip?

Anksčiau renginys buvo nemokamas ir buvo paremtas savanoriškomis aukomis. Šiais metais organizatoriai svarstė, ar tai padaryti kaip mokamą renginį, bet galiausiai nusprendė imti simbolinį mokestį. Tikėjosi, kad net ir nedidelė kaina privers žmones rimčiau žiūrėti į savo rezervacijas. Ankstesniais metais nemažai rezervuotų staliukų renginio dieną likdavo tušti. Šį kartą kaina buvo vienas euras žmogui, arba aštuoni eurai už aštuonių asmenų staliuką. Buvo laisvų 490 stalų, ir galiausiai net nereikėjo jų visų padėti.

Ar bilieto kaina galėjo būti didesnė?

Kalbant apie organizacinių išlaidų padengimą, taip - kaina galėjo būti didesnė. Tačiau organizatoriai nenorėjo paversti gatvės pikniko brangiu renginiu, nes tai būtų pakeitę jo pirminę dvasią. Tai vis dar yra visiems skirta vasaros pabaigos šventė, suburianti esamus ir buvusius Saremos gyventojus, draugus iš žemyno, svečius iš užsienio ir daugybę kitų.

Kaip žmonės žinojo, kada ateiti ir nusipirkti bilietus? Dauguma pirkimų buvo atlikti pirmą dieną.

Užsakymo data visada buvo skelbiama iš anksto, todėl žmonės buvo pripratę prie šio proceso. Ankstesniais metais pagrindinė kliūtis buvo tai, kiek daug galima sutvarkyti rankiniu būdu per vieną dieną. Dar prieš „Fientą“ daug laiškų dažniausiai gaudavo pirmąją dieną, o visi staliukai paprastai būdavo rezervuojami per pirmąją savaitę. Anksčiau rezervacijos buvo tvarkomos el. paštu: žmonės siųsdavo informaciją, kiek staliukų nori ir kur, o Kristina viską suvesdavo į „Excel“ lentelę. Šį kartą per pirmąsias kelias dienas tiesiogiai parašė tik 10-20 žmonių, o vėliau jie buvo nukreipti į „Fientą“, kad užbaigtų pirkimą.

Kodėl šį kartą nusprendėte pasinaudoti „Fienta“?

Paprastas atsakymas buvo mastas. Renginys išaugo per didelis, kad būtų galima valdyti rankiniu būdu. Kadangi organizatoriai norėjo imti simbolinį mokestį už rezervacijas, jiems taip pat reikėjo būdo, kaip tvarkyti sąskaitų faktūrų išrašymą ir mokėjimo čekius. Viso to suvaldyti patiems nebeatrodė realu. Jie svarstė kelias bilietų pardavimo platformas, tačiau daugelis paslaugų teikėjų atsisakė, kai suprato, kad tai ne tradicinis teatro sėdimų vietų planas, o gatvių žemėlapis, kuriame kiekviena lentelė turi būti rodoma tinkamoje vietoje.

Sukurti gatvių planą sėdimų vietų sistemoje buvo įdomus iššūkis

Pirma, organizatoriai turėjo sukurti mastelio pagrindo planą, o tada išdėstyti lenteles kaip taškus tiksliai tinkamose gatvėse vietose. Ankstesniais metais pirmosios 30 minučių nuo pikniko pradžios visada buvo įtemptos, nes organizatoriai nerimavo, ar sutaps kiekviena rezervacija, ar nebus papildomų staliukų, ar kas nors neliks be jų. Rankinis užsakymas el. paštu natūraliai sukūrė vietos klaidoms. Naudodami „Fienta“ žmonės galėjo pasirinkti tikslią vietą ir norimą staliukų skaičių, o tai pašalino didelę to streso dalį.

Ar buvo kokių nors nesėkmių keičiant senąją sistemą?

Buvo viena techninė problema, kurios niekas iki galo nenumatė: kai kurie pirkėjai kiekvieną plano tašką suprato kaip atskirą sėdynę, o ne stalą. Kristina ilgus metus dirbo su maketavimu ir instinktyviai suprato, kad vienas kvadratas ar taškas reiškia vieną stalą, tačiau skubantys pirkėjai ne visada užmezga vienodą ryšį. Kadangi staliukai dažniausiai išparduodami greitai, kai kurie žmonės perbėgo per rezervavimo srautą ir nepastebėjo, kad vietoj sėdimų vietų renkasi kelis staliukus, o tai reiškia, kad keli iš jų sumokėjo daug daugiau, nei buvo numatyta.

Net ir likus trims dienoms iki pikniko, nedidelis užsakymų skaičius vis dar buvo atliktas neteisingai, tačiau tai liko nedidelė dalis. Nereikalingi pirkiniai buvo grąžinti per „Fientą“, žmonės buvo supratingi. Kristina sako negirdėjusi jokių nusiskundimų nei dėl pinigų grąžinimo, nei dėl apmokėto renginio šį kartą.

Kaip žmonės rado savo stalus? Jūs netikrinote bilietų vietoje, ar ne?

Kristina sako niekada negirdėjusi, kad kas nors atsisėstų prie ne to stalo, o jei taip ir nutiko, viskas buvo išspręsta vietoje. Daugelis dalyvių šiame renginyje lankėsi ir anksčiau, todėl jau žinojo, kaip sistema veikia. Staliukai buvo išdėstyti blokais po dešimt, kiekvienas blokas pažymėtas dideliais balionais su raidėmis A, B, C ir t. t. Ant staliukų buvo surašytos rezervavusių žmonių pavardės, o „Fientos“ biliete buvo nurodytas ir staliuko numeris. Vietos organizatoriai stovėjo po dideliais žaliais „Info“ balionais, kad padėtų visiems, kuriems reikėjo nurodymų.

Ar dalyviams žinutes siuntėte ir per „Fientą“?

Taip. Kristina kelis kartus siuntė žinutes per „Fientą“. Prieš renginį ji pasidalijo praktine informacija, pavyzdžiui, kaip vietoje rūšiuoti atliekas ir kaip buvo išdėstyti staliukai, kad svečiai galėtų greitai rasti savo staliukus. Po renginio ji dalyviams išsiuntė padėkos žinutes ir nuotraukų galeriją.

Kas tau labiausiai patiko Fientoje?

Didžiausias Kristinos akcentas buvo greitas „Fientos“ reakcijos laikas tiek renginio įrengimo metu, tiek pirmąjį bilietų pardavimo rytą. Kai bilietų pardavimas prasidėjo 9 valandą ryto ir atsirado painiava tarp stalo ir sėdynės, problema buvo išspręsta dar nė iki galo išreiškus susirūpinimą. Laimei, viskas buvo greitai išspręsta.

Ar dalyviai į iškylą atsinešė savo indus?

Taip, ir, pasak Kristinos, stalai atrodė gražiai, su indais, taurėmis, žvakėmis, vėliavėlėmis. Tačiau atliekų tvarkymas išliko iššūkis. Nors dalyviams iš anksto el. paštu ir kelis kartus buvo priminta, kad atliekas būtina rūšiuoti, dalis žmonių vis tiek nekreipė dėmesio, kur meta daiktus.

Ką kitą kartą būtų galima padaryti geriau?

Kristina sako, kad liko labai patenkinta ir šiuo metu nemato reikalo ką nors daryti kitaip. Ji taip pat pažymi, kad buvo vertinga per „Fientą“ surinkti naujų naujienlaiškių prenumeratorių. Jos nuomone, „Fienta“ panaudojimas gatvės piknikui tikrai pajudėjo renginį į priekį, o bendradarbiavimas buvo malonus.

Ar turite gerų patarimų kitiems didelių viešų renginių organizatoriams?

Kristina ragina žengti žingsnį ir kitus organizatorius. Jos patirtis rodo, kad viskas buvo lengviau ir sklandžiau, nei ji tikėjosi, o žvelgdama atgal, ji stebisi, kodėl jie nepakeitė anksčiau.

Ačiū! Labai džiaugiamės, kad atvykote pas mus, o mums didelė garbė, kad pasinaudojote „Fienta“ staliukų rezervavimui ir bilietų prekybai Kuresarės gatvės piknike.

Nuotraukos: Valmar Voolaid