Hoe Fienta ticketverkoop voor de Kuressaare Street Picnic vereenvoudigde

Op de tweede zaterdag van september vond het bekendste jaarlijkse evenement van Saaremaa, de Kuressaare Street Picnic, weer plaats. Na afloop zei Kristina Mägi van het organisatieteam dat we echt een stap vooruit hebben gezet door de stratenpicknick deze keer met Fienta te organiseren. Dit is wat ze bedoelde.

Wat is de geschiedenis van de Kuressaare Street Picnic?

Het idee voor de stratenpicknick kwam van Terje Nepper, die ooit een vergelijkbaar evenement zag tijdens een reis in Frankrijk. Wat zij daar zag, was lang niet zo groot als wat Kuressaare vandaag organiseert. In het eerste jaar kwamen ongeveer 750 mensen. Daarna groeide het naar 1.500 en het werd jaar na jaar groter. Dit jaar vond het evenement voor de achtste keer plaats; gedurende de dag kwamen ongeveer 5.500 mensen. Hoewel het het record uit 2019 niet brak, was de opkomst nog steeds hoger dan vorig jaar.

Wat deden jullie deze keer anders?

Eerder was het evenement gratis en werd het gesteund met vrijwillige donaties. Dit jaar discussieerden de organisatoren of het een betaald evenement moest worden; uiteindelijk besloten ze een symbolisch bedrag te vragen. De hoop was dat zelfs een kleine prijs mensen serieuzer met hun reservering zou laten omgaan. In eerdere jaren bleven behoorlijk wat gereserveerde tafels op de dag zelf leeg. Deze keer kostte het één euro per persoon, of acht euro voor een tafel voor acht personen. Er waren 490 tafels beschikbaar; uiteindelijk hoefden ze niet eens allemaal neergezet te worden.

Had de ticketprijs hoger gekund?

Om de organisatiekosten te dekken, ja, die had hoger gekund. Maar de organisatoren wilden van de stratenpicknick geen duur evenement maken, want dat zou de oorspronkelijke geest veranderen. Het moet nog steeds een eindezomerfeest voor iedereen zijn, waar huidige en voormalige Saaremaa-bewoners, vrienden van het vasteland, buitenlandse bezoekers en vele anderen samenkomen.

Hoe wisten mensen wanneer ze moesten komen en tickets kopen? De meeste aankopen gebeurden op de eerste dag.

De reserveringsdatum werd altijd van tevoren aangekondigd, dus mensen waren die werkwijze gewend. In eerdere jaren was het grootste knelpunt simpelweg hoeveel er handmatig op één dag af te handelen viel. Al vóór Fienta arriveerde meestal op de eerste dag een grote hoeveelheid e-mails en waren binnen een week doorgaans alle tafels geboekt. Reserveringen werden per e-mail beheerd: mensen stuurden details over hoeveel tafels ze wilden en waar, terwijl Kristina alles in een Excel-sheet invoerde. Deze keer schreven in de eerste dagen slechts 10 tot 20 mensen rechtstreeks; zij werden doorverwezen naar Fienta om hun aankoop daar af te ronden.

Waarom besloten jullie deze keer Fienta te gebruiken?

Het eenvoudige antwoord was schaal. Het evenement was te groot geworden om handmatig te beheren. Omdat de organisatoren een symbolische vergoeding voor reserveringen wilden rekenen, hadden ze ook een manier nodig om facturatie en betalingscontroles af te handelen. Dat allemaal zelf bijhouden leek niet langer realistisch. Ze overwogen verschillende ticketplatforms, maar veel aanbieders haakten af toen bleek dat dit geen traditioneel theaterzitplan was, maar een straatplattegrond waar elke tafel op de juiste plek moest staan.

Het straatplan in het zitplaatssysteem bouwen was een spannende uitdaging

Eerst moesten de organisatoren een schaalbare basisplattegrond maken en vervolgens de tafels als punten exact op de goede plekken langs de straat zetten. In eerdere jaren waren de eerste 30 minuten na de start van de picknick altijd stressvol, omdat de organisatoren zich zorgen maakten of elke reservering klopte, of er extra tafels zouden zijn of iemand zonder tafel zou blijven. Handmatige boekingen per e-mail maakten natuurlijk ruimte voor fouten. Met Fienta konden mensen de exacte locatie en het aantal tafels kiezen dat ze wilden, waardoor een groot deel van die stress verdween.

Waren er tegenslagen bij het verlaten van het oude systeem?

Er was één technisch punt dat niemand volledig had voorzien: sommige kopers interpreteerden elke stip op het plan als een individuele stoel in plaats van een tafel. Kristina werkte al jaren met de plattegrond en begreep instinctief dat één vierkant of stip één tafel betekende, maar kopers die haast hadden maakten die link niet altijd. Omdat tafels meestal snel uitverkocht waren, haastten sommigen zich door het boekingsproces en merkten ze niet dat ze meerdere tafels selecteerden in plaats van stoelen, waardoor een paar mensen veel meer betaalden dan bedoeld.

Zelfs drie dagen voor de picknick werden nog steeds enkele boekingen verkeerd gedaan, maar het bleef een klein deel van het totaal. De onnodige aankopen werden via Fienta terugbetaald en mensen begrepen het. Kristina zegt dat ze geen klachten hoorde, noch over de terugbetalingen noch over het feit dat het evenement deze keer betaald was.

Hoe vonden mensen hun tafels? Jullie controleerden toch geen tickets ter plaatse?

Kristina zegt dat ze nooit hoorde dat iemand aan de verkeerde tafel zat; als dat gebeurde, werd het ter plekke opgelost. Veel deelnemers waren eerder geweest en wisten al hoe het systeem werkte. Tafels stonden in blokken van tien; elk blok had grote ballonnen met letters A, B, C, enzovoort. De namen van de reserverenden stonden op de tafels en het tafelnummer stond ook op het Fienta-ticket. Organisatoren ter plaatse stonden onder grote groene ballonnen met “Info” om iedereen die de weg kwijt was te helpen.

Verstuurden jullie ook berichten aan deelnemers via Fienta?

Ja. Kristina verstuurde meerdere keren berichten via Fienta. Vóór het evenement deelde ze praktische informatie, zoals hoe afval ter plaatse te scheiden en hoe de tafelblokken waren ingedeeld zodat gasten hun tafel snel konden vinden. Na het evenement stuurde ze bedankberichten en een fotogalerij naar deelnemers.

Wat vond je het leukst aan Fienta?

Het grootste pluspunt voor Kristina was de snelle reactietijd van Fienta, zowel bij het opzetten van het evenement als op de eerste ochtend van de ticketverkoop. Toen de verkoop om 9.00 uur openging en de verwarring tussen tafel en stoel opdook, was het probleem aangepakt voordat ze haar zorg helemaal had kunnen uitspreken. Gelukkig werd alles snel opgelost.

Brachten deelnemers hun eigen servies mee naar de picknick?

Ja, en volgens Kristina zagen de tafels er prachtig uit, met borden, glazen, kaarsen en vlaggen. Afvalbeheer bleef echter een uitdaging. Hoewel deelnemers vooraf per e-mail en meerdere keren ter plaatse werden herinnerd dat scheiden nodig was, letten sommige mensen nog steeds niet op waar ze hun afval gooiden.

Wat kan er volgende keer beter?

Kristina zegt zeer tevreden te zijn en ziet momenteel geen reden om iets anders te doen. Ze merkt ook op dat het waardevol was om via Fienta nieuwe abonnees voor de nieuwsbrief te verzamelen. Naar haar idee heeft Fienta de stratenpicknick echt vooruit geholpen en was de samenwerking een plezier.

Heb je goed advies voor andere organisatoren van grote publieksevenementen?

Kristina moedigt andere organisatoren aan de stap te zetten. Naar haar ervaring ging alles eenvoudiger en vloeiender dan ze had verwacht en vraagt ze zich achteraf af waarom ze de verandering niet eerder hadden gemaakt.

Dank je wel! We zijn erg blij dat jullie bij ons kwamen en het is een eer dat jullie Fienta gebruikten voor tafelreserveringen en ticketverkoop voor de Kuressaare Street Picnic.

Foto’s: Valmar Voolaid