FientaがsTARTUp Dayの運営をどう支えたか
「ここにはたくさんの人がいるわけではありませんが、私たちはすごいことを成し遂げています」と、sTARTUp Day のヘッドオーガナイザーである Marili Vihmann 氏は語ります。
イベント開催地のタルトゥには、エストニアで最も古く、最も高く評価されている大学があり、これまで多くの起業家やエンジニアを輩出してきました。彼らをはじめ、起業や革新的な解決策による課題解決に関心のある人なら誰でも、2020年1月29日から31日までタルトゥ大学で開催されるイベントに参加できました（startupday.ee）。
sTARTUp Day は Fienta を チケット販売・予約ソリューション として利用しています。以前は複数の競合サービスを試していましたが、Marili 氏によると、Fienta には他社にないものがありました。「本当に素晴らしいカスタマーサービスです。これほど迅速で反応の早い対応は見たことがありません。どの主催者も業務負荷を最適化しようとしていますが、責任を分かち合い、一緒に解決策を見つけてくれるパートナーに出会えることが重要です。Fienta はまさにそれをしてくれます。」
イベント主催者にとっての課題のひとつは、参加者をきちんと 登録・認証 することです。以前は、長いスプレッドシートを管理し、差し込みメールを作成し、古いオフィス用レーザープリンターでバッジを印刷する必要がありました。しかし Fienta と、sTARTUp Day 向けに作られたカスタムソリューションによって、状況は大きく変わりました。
「私たちのチケット販売はすべて Fienta とつながっていて、参加者から私たちへ、そしてまた参加者へと情報がそのまま行き来します。Fienta と一緒に、会場で 必要なときにその場で バッジを印刷できるライブ印刷システムを構築しました。これまで使った中でも最高のシステムのひとつです。Fienta はスタートアップらしくとてもスピーディーで、こちらが何かを依頼すると、すぐに支援して解決策を出してくれます。」
Marili 氏は、その仕組みも説明してくれました。「最初は、すべてのバッジを事前印刷して探し回るのはやめたい、という発想から始まりました。Fienta はデータベースを使った優れた仕組みを提案してくれて、別のパートナーは iPad を提供し、それもシステムに接続しました。すべてオンラインで動きますが、必要であればオフラインでも運用できます。」
「参加者が受付に来ると、ボランティアが名前で検索するか、チケットをスキャンして確認しました。Fienta にはデータベースに接続された独自の受付ソフトウェアがあり、チケットをスキャンすると来場済みとして記録されます。さらに、必要な情報をプリンターに送るための別ボタンも作ってくれたので、ラベルをまとめて印刷できました。」
「以前は、すべてのネームタグを事前に印刷し、チーム別・名前別に並べていました。何千枚ものネームタグをアルファベット順に並べ替えるのに、20人が2晩かかっていました。その後も参加者を名前で探すのにさらに時間がかかり、会場に入るまで45分から1時間の列ができていたのです。これが、私たちが最も改善したかった点のひとつでした。」
もちろん、すべてが常に計画通りに進むわけではありません。「来場しない人は必ずいて、以前は事前に印刷したタグがすべて捨てられてしまい、無駄になっていました。会場で印刷できる仕組みを作れたことは非常に大きな助けになりました。Fienta を使わずに独立した仕組みを試したこともありましたが、データベース接続に問題がありました。ところが Fienta のソリューションでは列がなくなり、人々はとてもスムーズに入場できました。別日にもバッジ印刷の時間枠を設けたので、希望者は早めに受け取ることもでき、使われないタグが出ず、できる限り ゼロウェイスト に近づけました。」
非常に大変な仕事であり、Marili 氏はすべてをやり遂げるために持てる限りのエネルギーを注いでいます。「sTARTUp Day はとても大きくなり、今ではフルタイムの仕事になりました。プログラムマネージャーやマーケティングマネージャーのような有償ポジションもあり、今回初めてコミュニティマネージャーも加わって、コミュニティ全体をさらに発展させようとしています。また、学生やボランティアも関わっていて、それだけ大きく成長したということです。sTARTUp Day でボランティアとして働くことは、将来の多くのキャリアチャンスにもつながります。」
「昨年は65か国から参加があり、私たちは常に新しいスタートアップの参加を求めています。ただ、認知を広げるには時間がかかります。年々少しずつ楽になり、国際的な来場者も増えています。15以上のテーマを扱いながら、マーケティング会議を進め、イベントの一部を担うボランティアを導く必要があるため、会議も多く、調整作業も非常に多くなります。」
「sTARTUp Day の直前は、さらに激しさが増します。昼夜を問わず動き続け、大きな労力を注ぎます。幸い、私たちはまだ若いので長い日々や長時間の会議にも耐えられます。今日だけでも、まだ5件の会議が残っています！」
そうしたハードワークにもかかわらず、Marili 氏とチームは sTARTUp Day の運営を心から楽しんでいます。「私が好きなことは本当にたくさんありますが、特にエネルギーと雰囲気が大好きです。私たちは大きなことに取り組んでいて、中には不可能に見えるものもありますが、いつも実現する方法を見つけます。チームとそこにいる人たちは、何よりも価値ある存在です。必要なときには、経験豊富なアドバイザリーボードからのメンタリングも受けています。」
sTARTUp Day の一番の魅力は何かと聞かれた Marili 氏は、こう答えました。「たくさんの組織をひとつに集めていることだと思います。9つの別々の組織や企業が関わるイベントをまとめるのは大変ですが、その中心にいる人たちは本当に意欲的で刺激的です。とても良いエネルギーと素晴らしい人たちがいて、それがこのコミュニティフェスティバルを特別で唯一無二のものにしています。」
Fienta によって sTARTUp Day ははるかに効率的になり、Marili 氏は高く評価しています。「主催者にとって、より速く、より簡単になります。私たちの肩から多くの仕事を下ろしてくれるので、本当に重要なことに集中できるのです。」
Fientaがあなたのイベント運営をどのように支援できるか、ぜひご覧ください。