Cómo Fienta impulsó sTARTUp Day
"No somos muchos, pero hacemos grandes cosas", afirmó Marili Vihmann, organizadora principal de sTARTUp Day.
Tartu, donde se celebra el evento, alberga la universidad más antigua y prestigiosa de Estonia, que a lo largo de los años ha formado a muchos emprendedores e ingenieros. Ellos, junto con cualquiera que tenga interés en crear una empresa y resolver problemas con soluciones innovadoras, podían sumarse al evento del 29 al 31 de enero de 2020 en la Universidad de Tartu (startupday.ee).
sTARTUp Day utiliza Fienta como su solución de ticketing y reservas, después de haber probado varios competidores en años anteriores, porque, según Marili, Fienta ofrece algo que los demás no tienen: "Un servicio al cliente realmente excelente. Nunca he visto nada tan ágil y rápido. Todo organizador intenta optimizar su carga de trabajo, y cuando encuentras un socio que te ayuda a compartir la responsabilidad y a encontrar soluciones, eso marca la diferencia, y Fienta lo hace."
Uno de los retos de cualquier organizador de eventos es asegurarse de que los asistentes estén correctamente registrados y acreditados. Antes eso significaba mantener largas hojas de cálculo, preparar envíos combinados e imprimir acreditaciones en una vieja impresora láser de oficina. Gracias a Fienta y a una solución personalizada creada para sTARTUp Day, todo pasó a ser muy distinto.
"Toda nuestra venta de entradas está conectada con Fienta y fluye directamente de los asistentes a nosotros, y luego de vuelta a ellos. Junto con Fienta, tenemos un sistema de impresión en vivo que nos permite imprimir acreditaciones bajo demanda, en el recinto. Es uno de los mejores sistemas que hemos usado. Fienta es una startup y son realmente rápidos; siempre que pedimos algo, nos apoyan y encuentran una solución enseguida."
Marili explicó cómo funciona el sistema. "Empezamos con la idea de no imprimir todas las acreditaciones por adelantado para luego tener que ir buscándolas. Fienta nos ofreció una gran solución con una base de datos, y otro socio nos proporcionó iPads, que también conectamos al sistema. Todo funciona online, pero también puede operar sin conexión si hace falta."
“Cuando los participantes llegaban al registro, nuestros voluntarios los buscaban por nombre o escaneando su entrada. Fienta tenía su propio software de registro conectado a la base de datos y, una vez escaneada la entrada, la persona quedaba marcada como presente. También crearon otro botón para que pudiéramos enviar a las impresoras la información que necesitábamos, que estaban configuradas para imprimir etiquetas por lotes.”
"Antes imprimíamos todas las acreditaciones por adelantado y las ordenábamos por equipo y por nombre. Hacían falta 20 personas durante dos noches para ordenar miles de acreditaciones alfabéticamente. Luego aún llevaba más tiempo buscar a cada participante por nombre, así que terminábamos con colas de 45 minutos a una hora solo para entrar al pabellón. Esa era una de las principales cosas que queríamos mejorar."
Por supuesto, no siempre todo sale exactamente como estaba previsto. "Siempre hay personas que no llegan y, antes, todas las acreditaciones que habíamos impreso se tiraban, lo cual era un desperdicio. Crear una solución que nos permitiera imprimir en el lugar nos ayudó enormemente. Probamos una solución independiente sin Fienta y tuvimos problemas con la conexión a la base de datos, pero cuando Fienta llegó con su solución, desaparecieron las colas y la gente entró con mucha facilidad. También creamos franjas horarias para imprimir acreditaciones otros días, de modo que la gente pudiera recogerlas antes si quería, y no se desperdició ninguna acreditación, lo que nos ayudó a acercarnos tanto como fue posible al zero-waste posible."
Es un trabajo exigente, y Marili necesita toda la energía posible para sacarlo adelante. "sTARTUp Day ha crecido tanto que ahora es un trabajo a tiempo completo. También tenemos puestos remunerados como Programme Manager y Marketing Manager, y por primera vez contamos con una Community Manager que está intentando llevar a la comunidad al siguiente nivel. También colaboran estudiantes y voluntarios, porque esto ha crecido mucho y necesitamos toda la ayuda posible. Si trabajas como voluntario en sTARTUp Day, eso puede abrirte muchas oportunidades profesionales en el futuro."
"El año pasado tuvimos representación de 65 países, y siempre estamos buscando nuevas startups para participar, aunque hacer correr la voz lleva tiempo. Cada año resulta más fácil y recibimos a más visitantes internacionales. Cubrimos más de 15 temas y, además, organizamos reuniones de marketing y guiamos a los voluntarios que lideran partes del evento, así que hay muchísimas reuniones y mucha coordinación implicadas."
"En los días previos a sTARTUp Day, todo se intensifica aún más porque trabajamos sin parar y hacemos un esfuerzo enorme. Por suerte, todavía somos lo bastante jóvenes para aguantar los días largos y las reuniones interminables. ¡Solo hoy todavía me quedan cinco reuniones!"
A pesar de todo ese trabajo duro, Marili y el equipo adoran trabajar en sTARTUp Day. "Hay muchísimas cosas que disfruto, especialmente la energía y el ambiente. Hacemos cosas grandes, algunas que parecen imposibles, pero siempre encontramos la manera de lograrlas. El equipo y las personas son la parte más valiosa. Cuando necesitamos mentoría, también contamos con un gran consejo asesor con mucha experiencia."
Cuando le preguntaron qué era lo mejor de sTARTUp Day, Marili respondió: "Creo que es el hecho de reunir a tantas organizaciones. Organizar un evento con nueve organizaciones y empresas distintas puede ser complicado, pero las personas que están detrás están genuinamente motivadas y resultan inspiradoras. Hay una energía muy buena y gente estupenda, y eso es lo que hace que la comunidad en torno al festival sea tan especial y única."
Fienta hace que sTARTUp Day sea mucho más eficiente, y Marili no escatima elogios. "Es más rápido y más fácil para el organizador porque nos quita muchísimo trabajo de encima, así que podemos centrarnos en lo que realmente importa."
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