Kuidas Fienta sTARTUp Dayle hoo sisse andis

„Meid pole palju, aga me teeme suuri asju,“ ütles sTARTUp Day peakorraldaja Marili Vihmann.

Sündmus toimub Tartus, mis on Eesti vanima, kõrgeima edetabelikohaga ning aastate jooksul palju ettevõtjaid ja insenere välja õpetanud ülikooli kodu. Nii nemad kui ka kõik need, kes on ettevõtte loomisest ja uuendusliku lahenduse abil probleemi lahendamisest huvitatud, võivad Tartu Ülikoolis 29.–31. jaanuarini 2020 toimuvast üritusest osa võtta (startupday.ee).

sTARTUp Day, olles eelnevatel aastatel mitmeid konkurente katsetanud, kasutab piletimüügi- ja broneerimislahendusena Fientat, kuna Marili sõnul pakub Fienta midagi, mida teised ei paku. „Tõeliselt suurepärane klienditeenindus – ma pole kunagi näinud, et reageeritakse nii kiiresti. Iga korraldaja püüab töökoormat optimeerida, ning kui leida partner, kes aitab vastutust jagada ja lahenduse leida, siis niimoodi asjad käivadki, ja Fienta on selline partner.“

Ükskõik millise ürituse korraldaja üks suurimaid murekohti on see, et delegaadid saaksid õigesti registreeritud ja akrediteeritud. Varem peeti selle tarbeks arvestust pikkade arvutustabelitega, kirjakooste abil ning trükkides kaelakaartevana kontori laserprinteriga. Tänu Fientale ja sTARTUp Day jaoks loodud erilahendusele on nüüd olukord hoopis teine.

„Kogu meie piletimüük on Fientaga seotud ning osalejad saavad meie kaudu otse pileteid osta ja seejärel liiguvad piletid otse neile. Meil on Fientaga välja töötatud reaalajas printimise süsteem, et saaksime kaelakaardid vastavalt nõudlusele toimumiskohas välja trükkida. See on üks parimaid süsteeme, mida oleme eales kasutanud. Fienta on idufirma, tegutseb tõeliselt kiiresti; kui midagi küsime, toetavad nad meid alati ning mõtlevad kiiresti lahenduse välja.“

Marili selgitas, kuidas süsteem toimib. „Kõigepealt oli meil mõte, et kõiki kaelakaarte alguses välja ei prindi, seejärel otsisime neid taga, aga Fienta pakkus meile välja suurepärase andmebaasipõhise lahenduse ning teine partner andis meile iPadid, mille samuti süsteemiga ühendasime. See kõik töötab veebis, kuid vajadusel saab seda võrguühenduseta juhtida.“

„Kui osalejad jõudsid registratuuri, otsisid meie vabatahtlikud nad nime alusel üles või skannisid nende piletit. Fiental oli oma, andmebaasiga ühendatud registreerimistarkvara ning pärast pileti skannimist ilmus osaleja nime juurde märge, et ta on kohal. Loodi veel üks nupp, mille abil saime vajaliku teabe printeritesse saata, mis olid seadistatud nii, et nendega sai suurte koguste kaupa vajalikke nimesilte trükkida.“

„Enne trükkisime lihtsalt kõik sildid välja, järjestasime need meeskonna ja nime alusel; kahekümnel inimesel läks kaks ööd enne, kui kõik tuhanded nimesildid said tähestikulisse järjestusse pandud. Seejärel kulus veelgi rohkem aega, et otsida osaleja nime järgi üles, seega olid meil saali ukse taga kolmveerand- kuni ühetunnised järjekorrad. See oli üks põhiasju, mille soovisime korda saada.“

Loomulikult ei lähe kõik alati nii nagu kavandatud. „Samas on alati neid, kes kohale ei tule – varasemalt viskasime kõik välja trükitud kaelakaardid minema, see tekitas jäätmeid. Meil oli tohutult abi sellest, kui loodi lahendused, mille abil saime kohapeal välja trükkida. Proovisime Fientata üht sõltumatut lahendust, meil oli andmebaasiga ühildumisega probleeme, ning kui Fienta meile oma lahendusega appi tuli, polnud saali ukse taga enam järjekordi ja inimesed said kohale jõudes tõesti kergesti sisse. Me saime kaelakaarte teatud aegadel ka teistel päevadel välja printida, nii et soovi korral said inimesed neile varakult järele tulla, ning kasutamata ei visatud ühtegi kaelakaarti minema, mis võimaldas meil tekitada nii minimaalselt jäätmeid kui võimalik.“

Korraldaja töö on raske ning Marilil on vaja kõikide tööülesannete täitmiseks nii palju energiat koguda kui võimalik. „sTARTUp Day on nii suureks kasvanud, et see on täiskohaga töö. Meil on ka palgalised töötajad – programmijuht, turundusjuht, ning nüüd esimest korda ka kogukonnajuht, kes püüab kogukonda tervikuna uuele tasemele viia. Meie heaks töötavad ka üliõpilased ja vabatahtlikud, kuna üritus on nii suureks kasvanud ning meil on vaja nii palju abi kui võimalik. Kui sTARTUp Dayl vabatahtlikuna töötada, on tulevikus mitmeid karjäärivõimalusi.“

„Eelmisel aastal oli esindatud 65 erinevat riiki, ning me soovime alati, et kohale tuleks uusi idufirmasid, kuid reklaami tegemine võtab aega. Iga aastaga on lihtsam ning siia jõuab aina rohkem rahvusvahelisi osalejaid. Räägime enam kui 15 teemast, samuti toimuvad turunduskohtumised ning me suuname vabatahtlikke, kes osa üritusest eest veavad, nii et sündmusega on seotud palju kohtumisi ja palju juhendamist.“ 

„Mõned päevad enne sTARTUp Dayd muutub olukord hullumeelsemaks, sest töötame ööpäevaringselt ning teeme tõeliselt rasket tööd. Õnneks oleme kõik noored, nii et saame pikkade päevade ja koosolekutega hakkama! Täna ootab mind ees veel viis koosolekut!“

Töörügamisele vaatamata meeldib Marilile ja ta meeskonnale sTARTUp Day heaks töötada. „Mulle meeldivad nii paljud asjad. Eriti see, mis energia ja õhkkond siin valitsevad. Me teeme suuri asju, osa neist tunduvad võimatud, aga muudame need kuidagi võimalikuks. Siin on ka erakordsed väga kogenud inimesed. Kõige väärtuslikumad on meeskond ja inimesed. Kui vajame juhendamist, on meil olemas tõeliselt kogenud nõuandekogu.“

Kui Marililt küsiti, mis on tema arvates sTARTUp Day juures kõige parem asi, ütles ta: „Ilmselt see, et siia tulevad nii paljud organisatsioonid kokku. Mõnikord on asjaga seotud üheksa erineva organisatsiooni ja ettevõttega keeruline midagi korraldada, aga seda tegevad inimesed on tõeliselt motiveeritud ja inspireerivad. Energia on tõepoolest hea, inimesed suurepärased, ning seetõttu ongi see nii eriline ja ainulaadne, tõeliselt suurepärane kogukonnafestival.“

Fienta muudab sTARTUp Day palju tõhusamaks, ning Marilil kiidusõnu juba jagub. „Korraldaja jaoks on kõik kiirem ja lihtsam, kuna Fienta teeb palju tööd meie eest ära ning meie saame olulisele keskenduda“

Kasutage parem Fientat ka oma ürituse tarbeks ning näete, millest Marili räägib!

Vaata lähemalt piletimüügi ja osalejate registreerimise võimaluselte kohta.