Kuinka Fienta sai sTARTUp Dayn lentamaan
"Meillä ei ole täällä paljon ihmisiä, mutta teemme hienoja asioita", sanoi sTARTUp Dayn pääjärjestäjä Marili Vihmann.
Tartu, jossa tapahtuma järjestetään, on Viron vanhimman ja korkeimmin arvostetun yliopiston kotipaikka, joka on tuottanut monia yrittäjiä ja insinöörejä vuosien varrella. He, yhdessä kaikkien kanssa, joilla on kiinnostusta perustaa yritys ja ratkaista ongelma innovatiivisella ratkaisulla, voivat liittyä tapahtumaan 29-31. tammikuuta 2020 Tartun yliopistossa (startupday.ee).
sTARTUp Day käyttää Fientaa lippumyynti- ja varausratkaisunaan, kokeiltuaan useita kilpailijoita aiemmin vuosina, koska Marilin mukaan Fienta tarjoaa jotain, mitä muut eivät. "Todella loistava asiakaspalvelu - en ole koskaan nähnyt mitään niin reagoivaa ja nopeaa. Jokainen järjestäjä yrittää optimoida työmääräänsä, ja kun löydät kumppanin, joka auttaa sinua jakamaan vastuun ja löytämään ratkaisun, siinä on koko juttu, ja Fienta tekee sen."
Yksi minkä tahansa tapahtuman järjestäjän kamppailuista on varmistaa, että osallistujat ovat kunnolla rekisteröityneet ja akkreditoidut. Se on jotain, mikä ennen tarkoitti pitkien taulukoiden ylläpitoa, postitusyhdistämien luomista ja tunnusten tulostamista vanhalla toimiston laseritulostimella. Nykyään, kiitos Fientan ja sTARTUp Daylle luodun mukautetun ratkaisun, tilanne oli aivan erilainen.
"Kaikki lippumyyntimme on yhdistetty Fientaan, ja se menee suoraan osallistujilta meille, ja sitten liput menevät suoraan heille. Meillä on live-tulostusjärjestelmä yhdessä Fientan kanssa, jotta voimme tulostaa tunnukset tarvittaessa, tapahtumapaikalla. Se on yksi parhaista järjestelmistä, joita olemme koskaan käyttäneet. Fienta on startup, ja he ovat todella nopeita; kun kysymme jotain, he aina tukevat meitä ja keksivät ratkaisun nopeasti."
Marili selitti, kuinka järjestelmä toimii. "Aloitimme ajatuksella, että emme tulosta kaikkia tunnuksia ja sitten etsi niitä, mutta Fienta tarjosi meille loistavan ratkaisun tietokannalla, ja toinen kumppani tarjosi meille iPadeja, jotka yhdistimme myös järjestelmään. Se kaikki toimii verkossa, mutta sitä voidaan käyttää offline-tilassa tarvittaessa."
"Kun osallistujat menivät rekisteröitymään, vapaaehtoisemme etsivät heidät nimen tai lipun skannaamisen perusteella. Fientalla oli oma rekisteröintiohjelmistonsa, joka oli yhdistetty tietokantaan, ja kun lippu skannattiin, osallistuja merkittiin läsnäolevaksi. He loivat toisen napin, jotta lähetimme tarvitsemamme tiedot tulostimille, jotka olivat suunniteltu valmistamaan etikettejä suurissa erissä."
"Aiemmin tulostimme vain kaikki nimilaput, lajittelimme ne tiimin ja nimen mukaan; se vei kaksi yötä kahdellekymmenelle ihmiselle lajitella tuhansia nimilappuja aakkosjärjestykseen. Sitten kesti vielä enemmän aikaa etsiä jokainen osallistuja nimen perusteella, ja niin meillä oli 45 minuutin tunnin pituisia jonoja vain päästäksemme sisään saliin. Tämä oli yksi pääasioista, joita halusimme parantaa."
Tietenkin kaikki ei aina mene täsmälleen suunnitellusti. "Toisaalta on aina ihmisiä, jotka eivät saavu - kaikki tunnukset, jotka olimme tulostaneet, heitettiin pois aiemmin, ja se on tuhlausta. Ratkaisujen luominen, jotka tarkoittivat, että voisimme tulostaa paikan päällä, auttoi meitä valtavasti. Kokeilimme itsenäistä ratkaisua ilman Fientaa, meillä oli ongelmia tietokannan yhdistettävyyden kanssa, sitten kun Fienta tuli auttamaan meitä ratkaisullaan, meillä oli nolla jonoa, ja ihmiset tulivat ja pääsivät sisään todella helposti. Meillä oli myös mahdollisuuksia luoda aikavälit tunnustulostukseen muille päiville, jotta ihmiset voivat noutaa tunnukset aikaisin, jos halusivat, eikä tunnuksia heitetty pois käyttämättä, mikä mahdollisti meidän olla mahdollisimman lähellä nollajätettä."
Se on vaikea työ kenelle tahansa, ja Marili tarvitsee kaiken energiansa saadakseen kaikki tehtävänsä valmiiksi. "Startup Day on kasvanut niin suureksi, että se on kokopäivätyö. Meillä on myös palkattuja työpaikkoja kuten ohjelmapäällikkö, markkinointipäällikkö ja ensimmäistä kertaa nyt yhteisöpäällikkö, joka yrittää nostaa yhteisön kokonaisuutena. Meillä on myös opiskelijoita ja vapaaehtoisia työskentelemässä siinä, koska se on kasvanut niin suureksi ja tarvitsemme niin paljon apua kuin saamme. Jos työskentelet sTARTUp Dayssa vapaaehtoisena, saat niin monia tulevaisuuden uramahdollisuuksia tuloksena."
"Viime vuonna meillä oli 65 eri maata edustettuna, ja etsimme aina uusia startupeja edustettavaksi, mutta sanan levittäminen vie aikaa. Joka vuosi se helpottuu ja saamme enemmän kansainvälisiä ihmisiä tänne. Meillä on yli 15 aihetta, joita käsittelemme, samalla kun teemme markkinointikokouksia ja ohjaamme vapaaehtoisia, jotka johtavat osia tapahtumista, joten on paljon kokouksia ja paljon ohjausta osana tapahtumaa."
"sTARTUp Dayn edellä päivinä se muuttuu hullummaksi, koska työskentelemme 24/7 ja se on todella kovaa työtä, jota kaikki panostamme. Onneksi olemme kaikki nuoria, joten pystymme käsittelemään pitkät päivät ja pitkät kokoukset! Tänään minulla on 5 kokousta jäljellä!"
Huolimatta kaikesta kovasta työstä, Marili ja tiimi rakastavat työskennellä sTARTUp Dayn parissa. "On niin monia asioita, joista nautin. Erityisesti energia ja tunnelma, teemme suuria asioita, joista osa vaikuttaa mahdottomilta, mutta löydämme tapoja tehdä se tapahtumaan, ja on poikkeuksellisia ihmisiä, joilla on hienoa kokemusta. Tiimi ja ihmiset ovat arvokkain asia. Kun tarvitsemme mentorointiapua, meillä on loistava neuvonantajakunta, joka on todella kokenut."
Kun häneltä kysyttiin, mikä hänestä oli paras asia sTARTUp Dayssa, Marili sanoi: "Luulen, että se on, että meillä on niin monta organisaatiota yhdessä. Se on joskus haaste järjestää se yhdeksällä erillisellä organisaatiolla ja yrityksellä mukana, mutta ihmiset, jotka tekevät sen, ovat todella motivoituneita ja inspiroivia. Se on todella hyvä energia, hienoilla ihmisillä, ja se on se, mikä tekee siitä niin erityisen ja ainutlaatuisen, todella hienon yhteisöfestivaalin."
Fienta tekee sTARTUp Daystä paljon tehokkaamman, ja Marili on täynnä kehuja. "Se on nopeampi, se on helpompaa järjestäjälle, koska se vie paljon työtä pois yhtälöstä, ja voimme keskittyä siihen, mikä on tärkeää."
Miksi et näkisi, mitä Marili tarkoittaa, ja käyttäisi Fientaa tapahtumallesi?