Kuinka Fienta sai sTARTUp Dayn lentamaan
"Meillä ei ole täällä paljon ihmisiä, mutta teemme hienoja asioita", sanoi sTARTUp Dayn pääjärjestäjä Marili Vihmann.
Tartu, jossa tapahtuma järjestetään, on Viron vanhimman ja arvostetuimman yliopiston kotikaupunki. Yliopisto on tuottanut vuosien varrella monia yrittäjiä ja insinöörejä. He voivat yhdessä kaikkien muiden yrityksen perustamisesta ja ongelmien ratkaisemisesta kiinnostuneiden kanssa osallistua tapahtumaan 29.-31. tammikuuta 2020 Tartun yliopistossa (startupday.ee).
sTARTUp Day käyttää Fientaa lippumyynti- ja varausratkaisunaan, kokeiltuaan aiempina vuosina useita kilpailijoita, koska Marilin mukaan Fienta tarjoaa jotain, mitä muut eivät. "Asiakaspalvelu on aivan loistavaa. En ole koskaan nähnyt mitään yhtä nopeaa ja reagoivaa. Jokainen järjestäjä yrittää optimoida työmääräänsä, ja kun löydät kumppanin, joka auttaa jakamaan vastuuta ja löytämään ratkaisuja, siinä on kaikki olennainen. Fienta tekee juuri sen."
Yksi jokaisen tapahtumajärjestäjän haasteista on varmistaa, että osallistujat ovat kunnolla rekisteröityneet ja akkreditoidut. Aiemmin tämä tarkoitti pitkien taulukoiden ylläpitoa, postitusyhdistämisten tekemistä ja nimikylttien tulostamista vanhalla toimiston laserprintterillä. Nykyään tilanne on aivan toinen Fientan ja sTARTUp Daylle rakennetun räätälöidyn ratkaisun ansiosta.
"Koko lippumyyntimme on yhdistetty Fientaan. Tiedot kulkevat suoraan osallistujilta meille, ja liput menevät suoraan heille. Yhdessä Fientan kanssa meillä on myös live-tulostusjärjestelmä, jotta voimme tulostaa nimikyltit tarvittaessa, tapahtumapaikalla. Se on yksi parhaista järjestelmistä, joita olemme koskaan käyttäneet. Fienta on startup, ja he toimivat todella nopeasti. Kun kysymme jotain, he tukevat meitä aina ja keksivät ratkaisun nopeasti."
Marili selitti, miten järjestelmä toimii. "Lähdimme siitä ajatuksesta, ettemme halua tulostaa kaikkia nimikylttejä etukäteen ja sitten etsiä niitä. Fienta tarjosi meille loistavan tietokantaratkaisun, ja toinen kumppani toi iPadit, jotka yhdistettiin samaan järjestelmään. Kaikki toimii verkossa, mutta sitä voi käyttää tarvittaessa myös offline-tilassa."
"Kun osallistujat tulivat rekisteröitymään, vapaaehtoisemme hakivat heidät esiin nimen tai lipun skannauksen perusteella. Fientan rekisteröintiohjelmisto oli yhdistetty tietokantaan, ja kun lippu skannattiin, osallistuja merkittiin paikalla olevaksi. He loivat myös toisen painikkeen, jolla pystyimme lähettämään tarvittavat tiedot tulostimille, jotka oli suunniteltu etikettien tulostamiseen suurissa erissä."
"Aiemmin tulostimme kaikki nimikyltit etukäteen ja lajittelimme ne tiimin ja nimen mukaan. Kahdeltakymmeneltä ihmiseltä kului kaksi yötä tuhansien nimikylttien järjestämiseen aakkosjärjestykseen. Sen jälkeen jokaisen osallistujan etsiminen nimellä vei vielä lisää aikaa, ja sisäänpääsyyn muodostui 45 minuutin tai jopa tunnin jonoja. Tämä oli yksi tärkeimmistä asioista, joita halusimme parantaa."
Tietenkään kaikki ei aina mene täysin suunnitelmien mukaan. "Aina on ihmisiä, jotka eivät saavu paikalle. Aiemmin kaikki etukäteen tulostetut nimikyltit päätyivät roskiin, ja se oli tuhlausta. Se, että pystyimme tulostamaan ne paikan päällä, auttoi meitä valtavasti. Kokeilimme myös omaa ratkaisua ilman Fientaa, mutta meillä oli ongelmia tietokannan yhteyksien kanssa. Kun Fienta tuli apuun omalla ratkaisullaan, jonoja ei ollut lainkaan, ja ihmiset pääsivät sisään todella helposti. Pystyimme myös luomaan aikavälejä nimikylttien tulostamiseen eri päiville, jotta ihmiset saivat halutessaan noutaa tunnuksensa etukäteen. Näin tunnuksia ei mennyt hukkaan, ja pääsimme mahdollisimman lähelle nollajätettä."
Työ on vaativaa kenelle tahansa, ja Marili tarvitsee kaiken energiansa saadakseen tehtävät valmiiksi. "sTARTUp Day on kasvanut niin suureksi, että siitä on tullut kokopäivätyö. Meillä on myös palkattuja rooleja, kuten ohjelmapäällikkö, markkinointipäällikkö ja nyt ensimmäistä kertaa yhteisöpäällikkö, jonka tehtävä on kehittää yhteisöä kokonaisuutena. Mukana on myös opiskelijoita ja vapaaehtoisia, koska tapahtuma on kasvanut niin suureksi ja tarvitsemme kaiken mahdollisen avun. Jos työskentelet vapaaehtoisena sTARTUp Dayssa, siitä voi avautua paljon tulevia uramahdollisuuksia."
"Viime vuonna tapahtumassa oli edustettuna 65 maata, ja etsimme jatkuvasti uusia startupeja mukaan, mutta sana ei leviä hetkessä. Joka vuosi se helpottuu, ja saamme tänne enemmän kansainvälisiä kävijöitä. Ohjelmassa on yli 15 teemaa, ja samaan aikaan pidämme markkinointipalavereita sekä ohjaamme vapaaehtoisia, jotka vetävät omia osioitaan tapahtumasta. Kokouksia ja koordinointia on siis paljon."
"sTARTUp Dayta edeltävinä päivinä kaikki muuttuu vieläkin hurjemmaksi, koska teemme töitä käytännössä ympäri vuorokauden. Se on todella kovaa työtä, johon kaikki panostavat. Onneksi olemme vielä nuoria, joten jaksamme pitkät päivät ja pitkät kokoukset. Tänäänkin minulla on vielä viisi kokousta jäljellä!"
Kaikesta kovasta työstä huolimatta Marili ja hänen tiiminsä rakastavat sTARTUp Dayn tekemistä. "On niin monta asiaa, joista nautin. Erityisesti energia ja tunnelma. Teemme isoja asioita, joista osa näyttää mahdottomilta, mutta löydämme keinot toteuttaa ne. Mukana on poikkeuksellisia ihmisiä, joilla on hienoa kokemusta. Tiimi ja ihmiset ovat kaikkein arvokkain asia. Kun tarvitsemme mentorointia, meillä on loistava ja todella kokenut neuvonantajakunta."
Kun Marililta kysyttiin, mikä sTARTUp Dayssa on parasta, hän vastasi: "Luulen, että juuri se, että niin moni organisaatio tekee tätä yhdessä. On joskus haastavaa järjestää tapahtumaa, kun mukana on yhdeksän erillistä organisaatiota ja yritystä, mutta ihmiset sen takana ovat todella motivoituneita ja inspiroivia. Tässä on upea energia ja hienot ihmiset, ja juuri se tekee tapahtumasta niin erityisen ja ainutlaatuisen, todellisen yhteisöfestivaalin."
Fienta tekee sTARTUp Daystä paljon tehokkaamman, eikä Marili säästele kiitosta. "Se on nopeampi ja järjestäjälle helpompi, koska se poistaa yhtälöstä paljon työtä, ja voimme keskittyä siihen, mikä on oikeasti tärkeää."
Mikset kokeilisi itse, mitä Marili tarkoittaa, ja käyttäisi Fientaa omassa tapahtumassasi?