Comment Fienta a propulsé le sTARTUp Day
« Nous ne sommes pas nombreux ici, mais nous faisons de grandes choses », déclare Marili Vihmann, organisatrice en chef du sTARTUp Day.
Tartu, où se tient l’événement, abrite la plus ancienne et la plus prestigieuse université d’Estonie, qui a formé de nombreux entrepreneurs et ingénieurs au fil des ans. C’est dans cet environnement tourné vers l’innovation que le sTARTUp Day a réuni, du 29 au 31 janvier 2020, des entrepreneurs, des ingénieurs et toute personne souhaitant créer une entreprise et résoudre des problèmes avec des solutions innovantes à l’université de Tartu (startupday.ee).
Le sTARTUp Day utilise Fienta comme solution de billetterie et de réservation, après avoir essayé plusieurs concurrents les années précédentes, car, selon Marili, Fienta propose ce que les autres n'offrent pas. « Un service client vraiment excellent. Je n'ai jamais vu quelque chose d'aussi réactif et rapide. Chaque organisateur cherche à optimiser sa charge de travail, et lorsque vous trouvez un partenaire qui vous aide à partager la responsabilité et à trouver des solutions, c'est exactement ce qu'il faut — et Fienta le fait. »
L'un des défis pour tout organisateur d'événement est de s'assurer que les participants sont correctement inscrits et accrédités. Cela impliquait autrefois de longs tableurs, des publipostages et l'impression de badges sur une vieille imprimante laser de bureau. Grâce à Fienta et à une solution sur mesure créée pour le sTARTUp Day, la donne a bien changé.
« Toute notre billetterie est reliée à Fienta et va directement des participants vers nous, puis directement vers eux. Avec Fienta, nous disposons d'un système d'impression en direct qui nous permet d'imprimer les badges à la demande, sur place. C'est l'un des meilleurs systèmes que nous ayons jamais utilisés. Fienta est une startup, et elle va très vite ; chaque fois que nous demandons quelque chose, l'équipe nous accompagne et trouve vite une solution. »
Marili a expliqué le fonctionnement du système. « Nous sommes partis de l'idée de ne pas tout imprimer à l'avance puis de chercher les badges. Fienta nous a proposé une excellente solution avec une base de données, et un autre partenaire a fourni des iPad, que nous avons également connectés au système. Tout fonctionne en ligne, mais cela peut aussi fonctionner hors ligne si nécessaire. »
« Lorsque les participants arrivaient à l'accueil, nos bénévoles les retrouvaient par nom ou en scannant leur billet. Fienta avait son propre logiciel d'enregistrement connecté à la base de données ; une fois le billet scanné, le participant était marqué comme présent. L'équipe avait aussi créé un autre bouton pour envoyer les informations nécessaires aux imprimantes, configurées pour l'impression par lots d'étiquettes. »
« Avant cela, nous imprimions tous les badges à l'avance et les classions par équipe et par nom. Il fallait vingt personnes pendant deux nuits pour trier ces milliers de badges par ordre alphabétique. Il fallait encore plus de temps pour chercher chaque participant par nom, ce qui donnait des files d'attente de quarante-cinq minutes à une heure rien que pour entrer dans la salle. C'était l'un des principaux points que nous voulions améliorer. »
Bien sûr, tout ne se passe pas toujours exactement comme prévu. « Il y a toujours des gens qui ne viennent pas, et dans le passé tous les badges imprimés étaient jetés, ce qui était du gaspillage. Une solution qui nous permettait d'imprimer sur place nous a énormément aidés. Nous avons essayé une solution indépendante sans Fienta et nous avions des problèmes de connexion à la base de données ; lorsque Fienta est intervenue avec sa solution, il n'y avait plus de files et les gens entraient très facilement. Nous avons aussi créé des créneaux pour l'impression des badges les autres jours, afin que les gens puissent récupérer leur badge plus tôt s'ils le souhaitaient, et aucun badge n'était jeté inutilisé — ce qui nous a permis de nous rapprocher le plus possible du zéro déchet. »
C'est un travail exigeant, et Marili a besoin de toute son énergie pour tout mener à bien. « Le sTARTUp Day a tellement grandi que c'est devenu un travail à plein temps. Nous avons aussi des postes rémunérés, comme responsable de programme et responsable marketing, et pour la première fois un responsable communautaire qui cherche à faire progresser la communauté dans son ensemble. Des étudiants et des bénévoles y travaillent aussi, parce que l'événement a tellement grossi que nous avons besoin de toute l'aide possible. Si vous travaillez sur le sTARTUp Day en tant que bénévole, cela peut ouvrir de nombreuses perspectives de carrière. »
« L'année dernière, nous avions des représentants de 65 pays, et nous cherchons toujours de nouvelles startups pour participer, mais il faut du temps pour faire connaître l'événement. Chaque année, c'est un peu plus simple et nous accueillons davantage de visiteurs internationaux. Nous couvrons plus de 15 thématiques, tout en animant des réunions marketing et en encadrant les bénévoles qui pilotent certaines parties de l'événement — il y a donc beaucoup de réunions et de coordination. »
« Les jours précédant le sTARTUp Day, l'intensité monte encore parce que nous travaillons jour et nuit et fournissons un effort considérable. Heureusement, nous sommes encore assez jeunes pour tenir les longues journées et les longues réunions. Aujourd'hui encore, il me reste cinq réunions ! »
Malgré tout ce travail, Marili et l'équipe adorent travailler sur le sTARTUp Day. « Il y a tellement de choses que j'apprécie, surtout l'énergie et l'ambiance. Nous faisons de grandes choses, certaines semblent impossibles, mais nous trouvons toujours un moyen d'y parvenir. L'équipe et les personnes sont la partie la plus précieuse. Lorsque nous avons besoin de mentorat, nous avons aussi un excellent conseil d'administration très expérimenté. »
Interrogée sur ce qui, selon elle, faisait la beauté du sTARTUp Day, Marili a répondu : « Je pense que c'est le fait de réunir autant d'organisations. Organiser un événement avec neuf organisations et entreprises distinctes peut être un défi, mais les personnes derrière le projet sont sincèrement motivées et inspirantes. Il y a une très bonne énergie et des gens formidables — c'est ce qui en fait une communauté et un festival si particuliers. »
Fienta rend le sTARTUp Day beaucoup plus efficace, et Marili n'a que des éloges. « C'est plus rapide et plus simple pour l'organisateur, car cela nous enlève une grande partie du travail — nous pouvons nous concentrer sur l'essentiel. »
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