Hoe Fienta sTARTUp Day een vliegende start gaf
"We hebben hier niet veel mensen, maar we doen grote dingen," zei Marili Vihmann, hoofdorganisator van sTARTUp Day.
Tartu, waar het evenement plaatsvindt, is de thuisbasis van Estlands oudste en hoogst gerankte universiteit, die door de jaren heen talloze ondernemers en ingenieurs heeft voortgebracht. Zij, samen met iedereen die een bedrijf wil starten en problemen wil oplossen met innovatieve oplossingen, konden van 29 tot 31 januari 2020 aan het evenement deelnemen aan de Universiteit van Tartu (startupday.ee).
sTARTUp Day gebruikt Fienta als ticketing- en boekingsoplossing, na in voorgaande jaren verschillende concurrenten te hebben geprobeerd, omdat Fienta volgens Marili iets biedt wat de anderen niet hebben. "Echt geweldige klantenservice. Ik heb nog nooit iets meegemaakt dat zo snel en responsief is. Elke organisator probeert zijn werklast te optimaliseren, en als je een partner vindt die helpt verantwoordelijkheid te delen en oplossingen te vinden, daar draait het om, en dat doet Fienta."
Een van de uitdagingen voor elke evenementenorganisator is ervoor zorgen dat deelnemers correct geregistreerd en geaccrediteerd zijn. Dat betekende vroeger lange spreadsheets bijhouden, mailings samenvoegen en badges printen op een oude kantoorlaserprinter. Dankzij Fienta en een op maat gemaakte oplossing voor sTARTUp Day zag het er heel anders uit.
"Al onze ticketverkoop is gekoppeld aan Fienta en loopt rechtstreeks van bezoekers naar ons en weer terug naar hen. Samen met Fienta hebben we een live printoplossing waarmee we badges op aanvraag op locatie kunnen printen. Het is een van de beste systemen die we ooit hebben gebruikt. Fienta is een startup en ze zijn erg snel; wanneer we om iets vragen, ondersteunen ze ons en komen ze snel met een oplossing."
Marili legde uit hoe het systeem werkt. "We begonnen met het idee om niet alle badges van tevoren te printen en ze dan te zoeken. Fienta bood ons een geweldige oplossing met een database, en een andere partner leverde iPads die we ook aan het systeem koppelden. Het werkt allemaal online, maar kan indien nodig ook offline."
“Toen deelnemers bij de registratie arriveerden, zochten onze vrijwilligers ze op naam of door hun ticket te scannen. Fienta had eigen registratiesoftware gekoppeld aan de database, en zodra het ticket was gescand, werd de bezoeker als aanwezig gemarkeerd. Ze maakten ook een extra knop zodat we de informatie die we nodig hadden naar de printers konden sturen, die waren ingesteld voor batchlabelprinten.”
"Daarvoor printten we alle naamplaatjes van tevoren en sorteerden we ze op team en naam. Het kostte 20 mensen twee nachten om die duizenden naamplaatjes alfabetisch te sorteren. Het kostte daarna nog meer tijd om elke deelnemer op naam te zoeken, waardoor we rijen kregen van 45 minuten tot een uur alleen om de zaal binnen te komen. Dat was een van de hoofdpunten die we wilden verbeteren."
Natuurlijk verloopt niet alles altijd precies volgens plan. "Er zijn altijd mensen die niet komen, en in het verleden werden alle tags die we hadden geprint weggegooid, wat zonde was. Een oplossing die ons ter plaatse liet printen hielp ons enorm. We probeerden een onafhankelijke oplossing zonder Fienta en hadden problemen met de databaseverbinding, maar toen Fienta met hun oplossing kwam, hadden we geen rijen en konden mensen heel makkelijk naar binnen. We maakten ook tijdsloten voor het printen van badges op andere dagen, zodat mensen badges eerder konden ophalen als ze wilden, en er werden geen ongebruikte tags weggegooid, wat ons zo dicht mogelijk bij nul afval bracht."
Het is veeleisend werk, en Marili heeft alle energie nodig die ze kan mobiliseren om alles gedaan te krijgen. "sTARTUp Day is zo gegroeid dat het nu een fulltime baan is. We hebben ook betaalde rollen zoals programmamanager en marketingmanager, en voor het eerst hebben we nu een communitymanager die de community als geheel probeert te versterken. We hebben ook studenten en vrijwilligers die eraan werken, omdat het zo is gegroeid en we alle hulp kunnen gebruiken. Als je als vrijwilliger aan sTARTUp Day werkt, kan dat leiden tot veel toekomstige carrièremogelijkheden."
"Vorig jaar hadden we 65 landen vertegenwoordigd, en we zijn altijd op zoek naar nieuwe startups om mee te doen, maar het kost tijd om het woord te verspreiden. Elk jaar wordt het makkelijker en verwelkomen we meer internationale bezoekers. We behandelen meer dan 15 onderwerpen, terwijl we ook marketingmeetings houden en de vrijwilligers begeleiden die delen van het evenement leiden, dus er zijn veel vergaderingen en veel coördinatie nodig."
"In de dagen voor sTARTUp Day wordt het nog intenser omdat we rond de klok werken en enorme inspanning leveren. Gelukkig zijn we nog jong genoeg om de lange dagen en lange vergaderingen aan te kunnen. Alleen vandaag nog vijf vergaderingen te gaan!"
Ondanks al dat harde werk genieten Marili en het team van het werken aan sTARTUp Day. "Er zijn zoveel dingen waar ik van geniet, vooral de energie en de sfeer. We doen grote dingen, waarvan sommige onmogelijk lijken, maar we vinden altijd een manier om ze te realiseren. Het team en de mensen zijn het waardevolste deel. Wanneer we mentoring nodig hebben, hebben we ook een geweldig adviesorgaan met veel ervaring."
Toen ze werd gevraagd wat ze het beste vond aan sTARTUp Day, zei Marili: "Ik denk dat het het feit is dat we zoveel organisaties samenbrengen. Het kan uitdagend zijn om een evenement te organiseren met negen afzonderlijke organisaties en bedrijven erbij betrokken, maar de mensen erachter zijn oprecht gemotiveerd en inspirerend. Er is een heel goede energie en geweldige mensen, en dat maakt het zo'n bijzonder en uniek communityfestival."
Fienta maakt sTARTUp Day veel efficiënter, en Marili is vol lof. "Het is sneller en makkelijker voor de organisator omdat het veel werk van onze schouders neemt, zodat we ons kunnen focussen op wat het belangrijkst is."
Ontdek hoe Fienta ook jouw evenement kan ondersteunen.