Kā Fienta palīdzēja sTARTUp Day pārdot biļetes un paātrināt reģistrāciju
"Mums nav daudz cilvēku, bet mēs darām lielas lietas," saka sTARTUp Day galvenā organizatore Marili Vīmane.
Tartu, kur notiek šis pasākums, atrodas Igaunijas vecākā un augstāk novērtētā universitāte, kas gadu gaitā ir izaudzinājusi daudzus uzņēmējus un inženierus. Viņi, kā arī visi, kurus interesē uzņēmējdarbība un jaunu problēmu risinājumu meklēšana, varēja pievienoties pasākumam no 2020. gada 29. līdz 31. janvārim Tartu Universitātē (startupday.ee).
sTARTUp Day izmanto Fienta kā savu biļešu tirdzniecības un rezervāciju risinājumu, pēc tam, kad iepriekšējos gados bija izmēģināti vairāki konkurenti, jo, pēc Marili teiktā, Fienta piedāvā to, kā pietrūkst citām platformām. "Patiešām lielisks klientu serviss. Es nekad nebiju redzējusi neko tik atsaucīgu un ātru. Katrs organizators cenšas optimizēt savu darba slodzi, un, kad atrodi partneri, kas palīdz sadalīt atbildību un atrast risinājumus, tas ir tieši tas, kas vajadzīgs, un Fienta to nodrošina."
Viens no izaicinājumiem jebkura pasākuma organizatoram ir nodrošināt, lai dalībnieki būtu pareizi reģistrēti un akreditēti. Agrāk tas nozīmēja garas izklājlapas, masveida e-pastu sūtīšanu un vārda karšu drukāšanu ar veco biroja lāzerprinteri. Tagad, pateicoties Fienta un īpaši sTARTUp Day izveidotam risinājumam, situācija bija pavisam citāda.
"Visa mūsu biļešu tirdzniecība ir savienota ar Fienta un dati nonāk tieši no apmeklētājiem pie mums, un tad biļetes tiek nosūtītas tieši viņiem. Kopā ar Fienta mums ir tiešās drukas sistēma, lai varētu izdrukāt vārda kartes uz vietas pēc pieprasījuma. Tā ir viena no labākajām sistēmām, ko jebkad esam izmantojuši. Fienta ir jaunuzņēmums, un viņi tiešām ir ātri; kad mēs kaut ko vaicājam, viņi vienmēr palīdz un ātri atrod risinājumu."
Marili paskaidroja, kā sistēma darbojas. "Mēs sākumā gribējām nedrukāt visas nozīmītes iepriekš un pēc tam tās meklēt, bet Fienta mums piedāvāja lielisku risinājumu ar datubāzi, un vēl viens partneris nodrošināja iPad ierīces, kuras arī pieslēdzām sistēmai. Viss darbojas tiešsaistē, bet vajadzības gadījumā to var izmantot arī bezsaistē."
"Kad dalībnieki ieradās uz reģistrāciju, mūsu brīvprātīgie viņus meklēja pēc vārda vai noskenējot biļeti. Fienta bija sava reģistrācijas programmatūra, kas bija savienota ar datubāzi, un, tiklīdz biļete tika noskenēta, apmeklētājs tika atzīmēts kā ieradies. Viņi izveidoja arī papildu pogu, lai mēs varētu nosūtīt nepieciešamo informāciju printeriem, kas bija paredzēti uzlīmju drukāšanai lielos apjomos."
"Iepriekš mēs vienkārši izdrukājām visas vārda kartītes un kārtojām tās pēc komandām un vārdiem; divdesmit cilvēkiem bija vajadzīgas divas naktis, lai tūkstošiem kartīšu sakārtotu alfabētiskā secībā. Pēc tam vēl ilgu laiku prasīja katra dalībnieka meklēšana pēc vārda, tāpēc pie ieejas zālē veidojās 45 minūšu līdz stundas garas rindas. Tas bija viens no galvenajiem aspektiem, ko vēlējāmies uzlabot."
Protams, ne viss vienmēr norit tieši pēc plāna. "Vienmēr ir cilvēki, kuri neierodas, un visas iepriekš izdrukātās kartītes agrāk tika izmestas, kas ir izšķērdīgi. Risinājumi, kas ļāva drukāt uz vietas, mums ļoti palīdzēja. Mēs izmēģinājām neatkarīgu risinājumu bez Fienta, bet radās datubāzes savienojuma problēmas. Kad Fienta nāca palīgā ar savu risinājumu, mums vairs nebija rindu, un cilvēki ļoti viegli tika iekšā. Mums bija arī iespēja izveidot laika logus vārda karšu drukāšanai citās dienās, lai cilvēki varētu tās saņemt agrāk, ja vēlējās, un neviena kartīte netika izmesta neizmantota, ļaujot mums būt pēc iespējas tuvāk bezatkritumu pieejai."
Tas ir smags darbs jebkuram, un Marili vajag visu iespējamo enerģiju, lai paveiktu savus uzdevumus. "sTARTUp Day ir izaudzis tik liels, ka tas jau ir pilna laika darbs. Mums ir arī apmaksātas lomas, piemēram, programmas vadītājs, mārketinga vadītājs un tagad pirmo reizi arī kopienas vadītājs, kurš cenšas attīstīt kopienu kopumā. Pie pasākuma strādā arī studenti un brīvprātīgie, jo tas ir kļuvis tik liels, ka mums vajag tik daudz palīdzības, cik vien iespējams. Ja strādā sTARTUp Day kā brīvprātīgais, tas tev paver daudz nākotnes karjeras iespēju."
"Pagājušajā gadā mums bija pārstāvētas 65 dažādas valstis, un mēs vienmēr meklējam jaunus jaunuzņēmumus, ko iesaistīt, taču laiku prasa tas, lai par to uzzinātu plašāka auditorija. Ar katru gadu kļūst vieglāk, un mums ir arvien vairāk starptautisku dalībnieku. Mēs aptveram vairāk nekā 15 tēmas, vienlaikus rīkojam mārketinga sapulces un koordinējam brīvprātīgos, kuri vada dažādas pasākuma daļas, tāpēc darba un koordinācijas ir ļoti daudz."
"Dienās pirms sTARTUp Day viss kļūst vēl trakāk, jo mēs strādājam 24/7 un ieguldām patiešām lielu darbu. Par laimi, mēs visi esam jauni un varam izturēt garas dienas un garas sanāksmes. Šodien man vēl priekšā ir piecas sapulces!"
Neraugoties uz visu smago darbu, Marili un komanda dievina darbu pie sTARTUp Day. "Ir tik daudz lietu, kas man patīk. Īpaši enerģija un atmosfēra. Mēs darām lielas lietas, no kurām dažas šķiet gandrīz neiespējamas, bet mēs atrodam veidu, kā tās īstenot, un mums apkārt ir izcili, ļoti pieredzējuši cilvēki. Komanda un cilvēki ir pats vērtīgākais. Brīžos, kad vajadzīga mentoru palīdzība, mums ir lieliska padome ar ļoti pieredzējušiem cilvēkiem."
Kad viņai jautāja, kas, viņasprāt, ir pats labākais sTARTUp Day, Marili atbildēja: "Man šķiet, ka tas ir tas, ka kopā strādā tik daudzas organizācijas. Reizēm ir izaicinājums visu noorganizēt, kad iesaistītas deviņas dažādas organizācijas un uzņēmumi, bet cilvēki, kas to dara, ir patiešām motivējoši un iedvesmojoši. Tā ir ļoti laba enerģija, lieliski cilvēki, un tieši tas padara šo pasākumu tik īpašu un unikālu – patiesi lielisku kopienas festivālu."
Fienta padara sTARTUp Day daudz efektīvāku, un Marili ir pilna uzslavu. "Viss notiek ātrāk, organizatoram ir vieglāk, jo tiek noņemta ļoti liela daļa darba, un mēs varam koncentrēties uz to, kas patiešām ir svarīgi."
Kāpēc gan nepārliecināties pašiem un neizmantot Fienta savam pasākumam?