Jak Fienta rozwinela sTARTUp Day
"Nie mamy tu wielu ludzi, ale robimy wielkie rzeczy" - tak powiedziala Marili Vihmann, glowna organizatorka sTARTUp Day.
Tartu, gdzie odbywa sie wydarzenie, jest siedziba najstarszego i najwyzej ocenianego uniwersytetu w Estonii, ktory przez lata wyksztalcil wielu przedsiebiorcow i inzynierow. Oni, wraz z kazdym zainteresowanym zalozeniem firmy i rozwiazywaniem problemow innowacyjnymi rozwiazaniami, moga dolaczyc do wydarzenia 29-31 stycznia 2020 na Uniwersytecie w Tartu (startupday.ee).
sTARTUp Day korzysta z Fienty jako rozwiazania do biletow i rezerwacji, po przetestowaniu kilku konkurentow w poprzednich latach, bo wedlug Marili Fienta oferuje cos, czego inni nie maja. "Naprawde swietna obsluga klienta - nigdy nie widzialam nic tak responsywnego i szybkiego. Kazdy organizator stara sie optymalizowac swoje obowiazki, a gdy znajdujesz partnera, ktory pomaga podzielic odpowiedzialnosc i znalezc rozwiazanie, o to w tym chodzi - i Fienta to robi."
Jednym z wyzwan dla organizatora jest zapewnienie, ze uczestnicy sa poprawnie zarejestrowani i akredytowani. Kiedys oznaczalo to dlugie arkusze, mail merge i drukowanie identyfikatorow na starej biurowej drukarce laserowej. Dzis, dzieki Fienta i rozwiazaniu przygotowanemu dla sTARTUp Day, sytuacja wygladala zupelnie inaczej.
"Wszystkie nasze bilety sa polaczone z Fienta i przechodza bezposrednio od uczestnikow do nas, a potem bilety wracaja bezposrednio do nich. Mamy system druku na zywo, razem z Fienta, aby drukowac identyfikatory na zadanie, na miejscu. To jeden z najlepszych systemow, jakich uzywalismy. Fienta to startup i dzialaja bardzo szybko; gdy o cos prosimy, zawsze nas wspieraja i szybko znajduja rozwiazanie."
Marili wyjasnila, jak dziala system. "Zaczynalismy od pomyslu, by nie drukowac wszystkich identyfikatorow i potem ich nie szukac, ale Fienta zaproponowala swietne rozwiazanie z baza danych, a inny partner dal nam iPady, ktore tez podlaczylismy do systemu. Wszystko dziala online, ale w razie potrzeby mozna pracowac offline."
"Gdy uczestnicy podchodzili do rejestracji, nasi wolontariusze wyszukiwali ich po nazwisku lub skanowali bilet. Fienta miala wlasne oprogramowanie rejestracyjne polaczone z baza danych, a po zeskanowaniu biletu uczestnik byl oznaczany jako obecny. Stworzyli dodatkowy przycisk, dzieki ktoremu wysylalismy potrzebne informacje do drukarek nastawionych na produkcje etykiet w duzych partiach."
"Wczesniej drukowalismy wszystkie identyfikatory i sortowalismy je wedlug zespolow i nazwisk; dwadziescia osob potrzebowalo dwoch nocy, by ulozyc tysiace identyfikatorow alfabetycznie. Potem szukanie kazdego uczestnika zajmowalo jeszcze wiecej czasu, przez co tworzyly sie kolejki 45-minutowe do godzinnych, tylko po to, by wejsc do hali. To byla jedna z glownych rzeczy, ktore chcielismy poprawic."
Oczywiscie nie wszystko zawsze idzie zgodnie z planem. "Z drugiej strony zawsze sa osoby, ktore nie przyjezdzaja - wszystkie identyfikatory drukowane wczesniej byly wyrzucane, co jest marnotrawstwem. Rozwiazania, ktore pozwolily drukowac na miejscu, bardzo nam pomogly. Probowalismy niezaleznego rozwiazania bez Fienty, mielismy problemy z lacznoscia bazy danych, a gdy Fienta pomogla swoim rozwiazaniem, kolejek nie bylo, a ludzie wchodzili bardzo latwo. Mielismy tez mozliwosc tworzenia slotow czasowych do druku identyfikatorow w inne dni, wiec ludzie mogli odebrac je wczesniej, a identyfikatory nie byly wyrzucane bez uzycia, co pozwolilo nam byc jak najblizej zero-waste idea zero waste."
To trudna praca dla kazdego i Marili potrzebuje calej energii, by wykonac wszystkie zadania. "Startup Day urosl tak bardzo, ze to pelen etat. Mamy tez platne role, takie jak Programme Manager, Marketing Manager, a po raz pierwszy - Community Manager, ktory rozwija spolecznosc. Mamy tez studentow i wolontariuszy, bo wydarzenie jest ogromne i potrzebujemy tyle pomocy, ile sie da. Jesli pracujesz przy sTARTUp Day jako wolontariusz, zyskujesz wiele przyszlych mozliwosci zawodowych."
"W zeszlym roku mielismy reprezentacje z 65 krajow i wciaz szukamy nowych startupow, ale potrzeba czasu, by to rozpromowac. Z kazdym rokiem jest latwiej i mamy coraz wiecej uczestnikow z zagranicy. Mamy ponad 15 tematow, a jednoczesnie prowadzimy spotkania marketingowe i wspieramy wolontariuszy, ktorzy prowadza czesci wydarzen, wiec jest duzo spotkan i duzo koordynacji."
"W dniach przed sTARTUp Day robi sie naprawde szalony, bo pracujemy 24/7 i wszyscy wkladamy w to ogrom pracy. Na szczescie jestesmy mlodzi, wiec damy rade z dlugimi dniami i spotkaniami! Dzis mam jeszcze 5 spotkan!"
Mimo calego tego wysilku Marili i zespol kochaja prace nad sTARTUp Day. \"Jest wiele rzeczy, ktore lubie. Przede wszystkim energia i klimat - robimy duze rzeczy, czasem pozornie niemozliwe, ale znajdujemy sposoby, by je zrealizowac, a do tego sa wyjatkowi ludzie z ogromnym doswiadczeniem. Zespol i ludzie sa najcenniejsi. Gdy potrzebujemy wsparcia mentorskiego, mamy swietna rade doradcza z bardzo doswiadczonymi osobami.\"
Zapytana, co jest najlepsze w sTARTUp Day, Marili odpowiedziala: "Chyba to, ze mamy tak wiele organizacji razem. Czasem to wyzwanie zorganizowac to z dziewiecioma roznymi organizacjami i firmami, ale ludzie, ktorzy to tworza, sa bardzo zmotywowani i inspirujacy. To swietna energia z fantastycznymi ludzmi i to wlasnie sprawia, ze wydarzenie jest tak wyjatkowe i unikalne, prawdziwy festiwal spolecznosci."
Fienta czyni sTARTUp Day o wiele bardziej efektywnym, a Marili nie szczedzi pochwal. "Jest szybciej i latwiej dla organizatora, bo zdejmuje duzo pracy z barkow, a my mozemy skupic sie na tym, co najwazniejsze."
Dlaczego nie sprawdzic, co ma na mysli Marili, i nie uzyc Fienty do swojego wydarzenia?