Jak zbudowac skuteczna strategie marketingu wydarzen

Marketing wydarzen to pole minowe, zwlaszcza gdy rywalizujesz na bardzo konkurencyjnym rynku. Wydarzenia i ich organizatorzy musza reagowac na wiele wyzwan: musza byc wartosciowe dla uczestnikow, by budowac polecenia na przyszly rok, a jednoczesnie zdobywac uwage w coraz bardziej zatloczonym swiecie mediow.

Dodatkowo marketing wydarzen oznacza bezproblemowy system biletowy; sprzedaz biletow jest kluczowa dla przychodow konferencji, ale nawet wtedy sa wazne sposoby utrzymania zaangazowania po rejestracji.

Chcielismy pokazac case study marketingu wydarzen, ktore pomoze zaplanowac kolejne swietne wydarzenie. Dlatego porozmawialismy z osobami odpowiedzialnymi za dwa wiodace europejskie wydarzenia tech: LOGIN na Litwie i Latitude59 w Estonii. 

Oto kilka kluczowych punktow, o ktorych warto pamietac przy organizacji konferencji lub planowaniu strategii marketingu wydarzenia.

1. Nie daj sie oniesmielic zadaniu

Gdy zaczynasz prace nad wydarzeniem, do pierwszego dnia konferencji moze byc daleko, ale to nie znaczy, ze nie pojawia sie stres. Skala zadania potrafi przytloczyc, ale duzo zalezy od perspektywy i od tego, kogo zatrudnisz w zespole, jak podkreslila Liisi Org, CEO flagowej estonskiej konferencji startupowej i technologicznej Latitude59. 

"Bardzo trudno bylo zaczac, bo nie mialam zespolu. A bez zespolu niewiele sie zrobi. Gdy znalazlam pierwsze osoby, zrozumialam, ze damy rade. Czesciowo byly to osoby z wolontariatu i ostatecznie mielismy 13 osob w nowym zespole Latitude59. Wazne jest znalezc swoich ludzi - takich, ktorzy pasuja do twoich wartosci i wizji. I wtedy zabrac sie do pracy." 

Liisi podkreslala, ze trzeba realistycznie oceniac, co da sie zrobic, zanim caly zespol zostanie zatrudniony. Mozna tworzyc procesy i plany, ale wszystko sklada sie w calosc dopiero, gdy zespol juz jest. Jej zdaniem wazne jest tez dobre polaczenie kompetencji, osobowosci i doswiadczen, bo to buduje wspolprace. To korzystne dla kazdego czlonka zespolu i pomaga widziec szerszy obraz. Glownym celem bylo miec frajde i zorganizowac najlepsze Latitude59 w historii.

2. Zapewnij gosciom pelne doswiadczenie

Nawet jesli twoje wydarzenie to konferencja B2B (i nie ma w tym nic zlego), uczestnicy byli na wielu podobnych. Coraz czesciej oczekuja programu, ktory obejmuje nie tylko rozwoj zawodowy czy generowanie leadow, ale tez kwestie wspierajace udane zycie jako takie. Dlatego wystapienia i warsztaty o uwaznosci, zdrowiu psychicznym oraz rozwoju osobistym coraz czesciej staja sie czescia programu scenicznego. 

"Latitude59 ma zdrowie psychiczne na liscie tematow od kilku lat. Tym razem naszymi glownymi tematami byly sens i inkluzywnosc. Wierzymy, ze swiat startupow moze miec wiekszy wplyw niz tylko zarabianie pieniedzy. To czas, by firmy zaczely myslec o tym, jaki wplyw maja na swiat."

"W zespole organizacyjnym, gdzie wiekszosc z nas od dawna pracuje w sektorze startupow, znalezlismy odpowiednie tematy, interesujace dla zalozycieli, inwestorow, sektora publicznego i innych grup docelowych. Mielismy jasna wizje praktycznych i wplywowych tresci na scenach." Rownosc i roznorodnosc byly tez kluczowe w tym roku, a wedlug Liisi 50% mowcow na Latitude59 2022 stanowily kobiety. W przyszlym roku planuja uwzglednic kolejne zroznicowane grupy. 

Dla Tomasa Stasiukeviciusa, Content Managera LOGIN, litewskiego wydarzenia tech i biznes, momentem przelomowym byla wizyta Steve'a Wozniaka jako prelegenta na wczesnej edycji. Wozniak byl tak inspirujacy, a jego wystapienie tak wielowymiarowe, ze zespol zapragnal tworzyc podobne chwile. 

"Sa tresci czysto technologiczne - AI, robotyka itd. - ale ostatnio najwieksza uwage przyciagaja wellness i zdrowie psychiczne. Mamy tez wiele tematow o kreatywnosci. Nawet jesli tematy nie dotycza bezposrednio branzy tech, wlasnie tak ludzie zdobywaja nowa wiedze i umiejetnosci" - wyjasnil Tomas.

3. Miej plan, ale zachowaj elastycznosc

Dla Gabiji Mirinavice, Brand Manager w LOGIN, planowanie jest kluczowe w prowadzeniu udanej konferencji. 

"Jedno to wiedziec, dlaczego to wszystko robisz. Wazne jest miec plan, ale nie wyryty w kamieniu. Trzeba go dostosowywac." Gabija przywolala przyklad pandemii COVID-19, zmian w planowaniu wydarzen potrzebnych tylko po to, by konferencja sie odbyla, oraz zmiany zainteresowan uczestnikow. "Jesli kontekst sie zmienia, a plan nie, to katastrofa." 

Warto tez pamietac, ze typ prelegenta i format wystapienia lub warsztatu powinny sie zmieniac. Gabija wyjasnila: \"Jesli masz same 20-minutowe wystapienia na ten sam temat, szybko robi sie nudno, wiec potrzebujesz roznych aktywnosci. Moderowane fireside chaty sa teraz popularne i sa dobre, ale zbyt wiele z nich znowu nudzi. Potrzebujesz roznorodnosci. Dzis nigdy nie ma za duzo tresci - lepiej miec wiecej niz za malo.\"

4. Zaufaj zespolowi!

Liisi, Gabija i Tomas z uznaniem mowili o swoich zespolach, uwazajac, ze zapewniaja idealna rownowage potrzebna do wdrozenia strategii marketingu wydarzen i utrzymania dobrej energii. 

Dla Liisi kluczowe bylo nie mikro-zarzadzac zespolu. "Widze, jak moj zespol pracuje i nie przeszkadzam im, bo kazdy ma swoje 'dlaczego', a wszyscy mamy wiekszy cel. Zawsze podkreslalam, ze trzeba miec frajde - praca organizatora jest bardzo stresujaca, a my musimy lubic wspolna prace. Dlatego chcialam zatrudnic ludzi, ktorzy wydawali mi sie 'moimi ludzmi'." 

Pomaga tez checklista planowania konferencji, ale musi byc realistyczna. "Mam mentalna liste i lubie zapisywac rzeczy w notatniku. Jako zespol uzywalismy Trello do organizacji pracy i mielismy wiele standupow. Duzy obraz podzielony na mniejsze cele bardzo pomaga. Przypominalam zespolowi: "mamy milion rzeczy do zrobienia, ale musimy myslec o zasobach i nie przepracowac sie". Wiekszosc zespolu miala druga prace, co bylo wyzwaniem, ale zespol Latitude59 byl i jest super zmotywowany i jestem bardzo wdzieczna, ze byli czescia tej przygody."

5. Uzywaj narzedzia do zarzadzania wydarzeniem i biletami, ktore dziala dla Ciebie

Zarowno LOGIN, jak i Latitude59 korzystaja z Fienty jako narzedzia do biletowania, marketingu i obslugi uczestnikow. "Wybralismy Fiente ze wzgledu na cene uslugi i latwosc rejestracji, zakupu biletow i dostepu do informacji. Taka firma? Zdecydowanie widzimy wszystkie korzysci" - powiedziala Gabija. 

Liisi to potwierdzila: \"Okazalo sie, ze to cos wiecej niz bilety. Fienta dodala Latitude59 na swojej stronie jako wydarzenie wyroznione i promowala je w newsletterze. Byli bardzo pomocni, a gdy organizujesz konferencje, w czesci biletowej bardzo wazne sa takie rzeczy jak tagowanie i docieranie do osob, ktore moga byc zainteresowane. Z Fienta mozemy to zrobic.\"