Kuinka rakentaa toimiva tapahtumamarkkinointistrategia

Tapahtumamarkkinointi voi tuntua miinakentältä, varsinkin kun kilpailet ruuhkaisilla markkinoilla. Tapahtumien ja niiden järjestäjien on vastattava moniin haasteisiin: sisällön on oltava osallistujille aidosti hyödyllistä, jotta he suosittelisivat tapahtumaa myös ensi vuodeksi, ja samalla on erotuttava mediaympäristössä, joka on täynnä kilpailevia viestejä.

Tapahtumamarkkinoinnissa on kyse myös siitä, että osallistujille tarjotaan vaivaton lipunmyyntikokemus. Lippujen myynti on konferenssille ratkaisevaa liikevaihdon kannalta, mutta yhtä tärkeää on pitää ihmiset kiinnostuneina myös rekisteröitymisen jälkeen.

Halusimme koota tapahtumamarkkinoinnin tapaustutkimuksen, joka auttaa sinua suunnittelemaan seuraavan tapahtumasi. Tätä varten juttelimme ihmisille, jotka vastaavat kahdesta johtavasta eurooppalaisesta teknologiasta tunnetusta tapahtumasta: LOGINista Liettuassa ja Latitude59:stä Virossa.

Tässä on muutama olennainen asia, jotka kannattaa pitää mielessä konferenssia järjestäessä tai tapahtumamarkkinointistrategiaa suunnitellessa.

1. Älä anna tehtävän pelottaa

Kun alat työstää tapahtumaa, ensimmäiseen konferenssipäivään voi tuntua olevan pitkä matka, mutta se ei poista jännitystä. Tehtävän mittakaava voi tuntua kuormittavalta, mutta paljon riippuu siitä, miten suhtaudut siihen ja keitä saat tiimiisi, kuten Viron startup- ja teknologiakonferenssin Latitude59:n toimitusjohtaja Liisi Org kertoi meille.

"Prosessin käynnistäminen oli todella vaikeaa, koska minulla ei ollut tiimiä. Ja ilman tiimiä ei saa paljon aikaan. Heti kun löysin ensimmäiset ihmiseni, ymmärsin, että pystymme tähän. Osa tuli mukaan vapaaehtoisina, ja lopulta Latitude59:n uudessa tiimissä oli 13 henkeä. On tärkeää löytää omat ihmisensä, jotka sopivat arvoihin ja visioon. Sitten pääsimme todella töihin."

Liisi korosti, että on tärkeää olla realistinen sen suhteen, mitä voidaan tehdä ennen kuin koko tiimi on koossa. Prosesseja ja suunnitelmia voi rakentaa etukäteen, mutta kokonaisuus alkaa toimia vasta, kun ihmiset liittyvät mukaan. Hänen mukaansa tiimissä on myös hyvä olla sopiva yhdistelmä taitoja, persoonallisuuksia ja kokemusta, sillä se luo yhteistyöhön kannustavan ilmapiirin ja auttaa näkemään suuremman kuvan. Kaikkien yhteinen tavoite oli pitää hauskaa ja järjestää paras Latitude59 koskaan.

2. Tarjoa kokonaisvaltainen kokemus vieraillesi

Vaikka tapahtumasi olisi B2B-markkinointikonferenssi, osallistujat ovat todennäköisesti käyneet monissa vastaavissa tilaisuuksissa. Yhä useammin he odottavat ohjelmaa, joka tukee ammatillista kehitystä ja liidien luomista, mutta myös hyvinvointia ja onnistunutta elämää laajemmin. Siksi puheenvuorot ja työpajat esimerkiksi mindfulnessista, mielenterveydestä ja henkilökohtaisesta kasvusta ovat entistä useammin osa ohjelmaa.

"Latitude59:llä mielenterveys on ollut ohjelmassa jo usean vuoden ajan. Tällä kertaa pääteemamme olivat tarkoitus ja osallisuus. Uskomme, että startup-maailma voi tehdä enemmän kuin vain tuottaa liikevaihtoa. Kaikkien yritysten on aika miettiä, millaisen vaikutuksen ne tekevät maailmaan."

"Järjestelytiimimme jäsenistä suurin osa on ollut startup-sektorilla jo pitkään, joten löysimme aiheet, jotka kiinnostivat startup-perustajia, sijoittajia, julkista sektoria ja muita kohderyhmiä. Meillä oli selkeä visio siitä, että lavoille tuodaan käytännöllistä ja vaikuttavaa sisältöä." Monimuotoisuus oli tärkeä osa vuoden 2022 Latitude59:tä, ja Liisin mukaan 50 % kaikista puhujista oli naisia. Seuraavina vuosina tavoitteena on huomioida entistä paremmin myös muita monimuotoisia ryhmiä.

Liettualaisen teknologia- ja liiketoimintatapahtuma LOGINin sisältöjohtaja Tomas Stasiukevičius kertoi, että oivallus tapahtuman potentiaalista syntyi varhaisina vuosina, kun Apple-perustaja Steve Wozniak puhui tapahtumassa. Wozniak oli niin inspiroiva ja hänen puheensa niin monipuolinen, että tapahtumatiimissä heräsi halu rakentaa lisää tämänkaltaisia kokemuksia.

"Meillä on puhtaasti teknologiaan liittyvää sisältöä, kuten tekoälyä ja robotiikkaa, mutta viime aikoina suurimman huomion ovat saaneet hyvinvointi ja mielenterveys. Meillä on myös paljon sisältöä luovuudesta. Vaikka kaikki aiheet eivät liity suoraan teknologiaan, ihmiset saavat niistä uutta tietoa ja taitoja", Tomas selitti.

3. Pidä selkeä suunnitelma, mutta pidä se joustavana

LOGINin brändipäällikölle Gabija Mirinavičėlle suunnittelu on kaikkein tärkeintä, kun kyse on menestyksekkään konferenssin järjestämisestä.

"Yksi tärkeimmistä asioista on tietää, miksi teet kaikkea tätä. Suunnitelma on tärkeä, mutta sen ei pidä olla kiveen hakattu. Suunnitelmaa täytyy pystyä mukauttamaan." Gabija käytti esimerkkinä Covid-19-pandemiaa, sitä seuranneita muutoksia tapahtumien järjestämiseen ja myös muutosta aiheissa, joista osallistujat olivat kiinnostuneita. "Jos konteksti muuttuu mutta suunnitelma ei, seurauksena on katastrofi."

Toinen muistettava asia on se, että puhujatyypin sekä puheen tai työpajan muodon pitää vaihdella tilanteen mukaan. Gabija selitti: "On tärkeää muistaa, että jos ohjelmassa on pelkkiä 20 minuutin puheita samasta aiheesta, kokonaisuus muuttuu tylsäksi. Tarvitset erilaisia formaatteja. Moderoidut keskustelut ovat nyt suosittuja ja toimivat hyvin, mutta jos niitä on liikaa, ihmiset kyllästyvät niihinkin. Tarvitset vaihtelua. Nykyään sisältöä ei ole koskaan liikaa, parempi ennemmin paljon kuin liian vähän."

4. Luota tiimiisi!

Liisi, Gabija ja Tomas puhuivat kaikki tiimeistään lämpimästi. He kokivat, että tiimit tarjoavat oikean tasapainon tapahtumamarkkinointistrategian toteuttamiseen ja vahvan yhteishengen ylläpitämiseen.

Liisille tiimin mikromanagerointi ei ollut keskeistä. "Näen tiimini työskentelevän, enkä keskeytä heitä, koska kaikilla on oma 'miksi' ja meillä on myös yhteinen suurempi tavoite. Yritin aina korostaa, että työn pitää olla myös hauskaa: tapahtumien järjestäminen on erittäin stressaavaa, ja siksi yhdessä tekemisestä pitää voida nauttia. Siksi halusin palkata ihmisiä, jotka tuntuivat 'omilta ihmisiltäni'."

"Konferenssin suunnittelun tarkistuslista on tärkeä, mutta senkin pitää heijastaa todellisuutta. Minulla on mielessäni oma tarkistuslista, ja pidän edelleen kirjoittamisesta muistikirjaan. Tiiminä käytimme Trelloa työn organisointiin ja pidimme paljon standup-palavereja. Kun iso kuva jaetaan pienemmiksi tavoitteiksi, työ helpottuu paljon. Yritin muistuttaa tiimiäni siitä, että meillä on miljoona asiaa, jotka haluaisimme tehdä, mutta meidän on oltava tietoisia resursseistamme emmekä saa ajaa itseämme ylitöihin. Suurimmalla osalla tiimistäni oli toinen työ, joten se teki kokonaisuudesta haastavan. Silti Latitude59-tiimi oli ja on erittäin motivoitunut, ja olen kiitollinen, että he lähtivät mukaan tähän seikkailuun."

5. Käytä tapahtumahallinta- ja lippumyyntisovellusta, joka toimii sinulle

Sekä LOGIN että Latitude59 käyttävät Fientaa lipunmyynnin, markkinoinnin ja osallistujahallinnan työkaluna. "Valitsimme Fientan palvelun hinnan vuoksi sekä siksi, kuinka helposti osallistujat voivat rekisteröityä, ostaa lippuja ja saada tarvitsemansa tiedot. Tällaisesta yrityksestä näkee selvästi kaikki hyödyt", Gabija sanoi.

Liisi vahvisti tämän: "Kyse ei osoittautunut vain lipuista. Fienta nosti Latitude59:n omalla sivullaan esiin tapahtumana ja mainosti sitä uutiskirjeessään. He olivat todella avuliaita. Kun järjestät konferenssia, on tärkeää, että taggaus ja tapahtuman näkyminen oikeille ihmisille toimivat kunnolla. Fientalla voimme tehdä sen."