Kuinka rakentaa toimiva tapahtumamarkkinointistrategia

Tapahtumamarkkinointi voi olla miinakenttä, erityisesti kun kilpailet erittäin kilpaillulla markkinapaikalla. Tapahtumien ja niiden järjestäjien on vastattava useisiin haasteisiin nykyään: niiden on oltava hyödyllisiä osallistujille kannustaakseen suosittelua seuraavan vuoden tapahtumaan, samalla kun ne saavat huomiota mediassa, joka ei ole koskaan ollut niin täynnä.

Lisäksi tapahtumamarkkinointi tarkoittaa delegaateille vaivattoman lippumyyntijärjestelmän antamista; lippujen myynti tapahtumalle on tärkein asia, kun kyse on rahan tekemisestä konferenssistasi, mutta silti on ratkaisevia tapoja pitää ihmiset kiinnostuneina, kun he ovat rekisteröityneet.

Halusimme antaa sinulle tapahtumamarkkinoinnin tapaustutkimuksen, joka voisi auttaa sinua suunnittelemaan seuraavan hienon tapahtumasi. Tätä varten puhuimme joillekin ihmisille, jotka vastaavat kahdesta johtavasta eurooppalaisesta teknologia-aiheisesta tapahtumasta: LOGINista Liettuassa ja Latitude59:stä Virossa.

Tässä on joitain ratkaisevia kohtia, jotka kannattaa pitää mielessä konferenssin järjestämisessä tai tapahtumamarkkinointistrategian suunnittelussa.

1. Älä anna tehtävän pelottaa

Kun aloitat työskentelyn tapahtuman parissa, se voi olla pitkä matka ensimmäiseen päivään konferenssikeskuksessa, mutta se ei sulje pois hermostuneisuuden mahdollisuutta. Tehtävän valtavuus voi olla tarpeeksi stressaavaa, mutta se riippuu siitä, miten katsot sitä ja ketä palkkaat tiimiisi, kuten Viron lippulaivan startup- ja teknologiakonferenssin Latitude59:n toimitusjohtaja Liisi Org kertoi meille.

"Oli erittäin vaikea aloittaa prosessi, koska minulla ei ollut tiimiä. Ja ilman tiimiä et tee paljoa. Heti kun löysin ensimmäiset ihmiseni, ymmärsin, että voimme tehdä sen. Jotkut ihmiset liittyivät vapaaehtoisina ja lopulta meillä oli 13 henkilöä Latitude59:n uudessa tiimissä. On tärkeää löytää omat ihmisesi - jotka sopivat arvoihisi ja visioosi. Ja sitten aloimme työskentelemään."

Liisi korosti, että on tärkeää olla realistinen siitä, mitä voidaan tehdä ennen kuin koko tiimi on palkattu. Voit luoda prosesseja ja suunnitelmia, mutta suurimmaksi osaksi se kokoontuu, kun he liittyvät. On myös tärkeää, kuten hän näki sen, että tiimissä on hyvä sekoitus taitoja, persoonallisuuksia ja kokemusta, koska se johtaa yhteistyöhaluiseen ja yhteistyökykyiseen ilmapiiriin. Se on hyödyllistä jokaiselle tiimin jäsenelle, mutta se auttaa myös suuremman kuvan näkemiseen. Päämäärämme kaikille oli pitää hauskaa ja järjestää paras Latitude59 koskaan.

2. Tarjoa kokonaisvaltainen kokemus vieraillesi

Vaikka tapahtumasi on B2B-markkinointikonferenssi (eikä siinä ole mitään vikaa), delegaatit ovat käyneet monissa sellaisissa. Yhä enemmän tapahtumien osallistujat odottavat aikataulua, joka heijastaa paitsi asioita, joita he tarvitsevat vahvistaakseen omaa ammatillista kehitystään tai luodakseen liidejä, myös sitä, mitä he tarvitsevat onnistuneeseen elämään yleensä. Siksi puheet ja työpajat tietoisuudesta ja mielenterveydestä, mutta myös henkilökohtaisesta kehityksestä, ovat yhä enemmän osa esiintymisohjelmaa.

"Latitude59:llä on ollut mielenterveys aihelistassa useita vuosia. Tällä kertaa pääteemamme olivat tarkoitus ja osallisuus. Uskomme, että startup-maailma voi tehdä suuremman vaikutuksen kuin vain ansaita tuloja. On aika, että kaikki yritykset alkavat miettiä, minkä vaikutuksen ne tekevät maailmaan."

"Järjestelytiimin kanssa, suurin osa meistä on ollut startup-sektorilla jo melko pitkään; löysimme oikeat aiheet, jotka olivat kiinnostavia startup-perustajille, sijoittajille, julkiselle sektorille ja muille kohderyhmille. Meillä oli selkeä visio saada käytännöllistä ja vaikuttavaa sisältöä lavoille." Monimuotoisuus oli myös avain tämän vuoden Latitude59:ssä, ja Liisin mukaan 50% kaikista puhujista Latitude59 2022:ssa olivat naisia. Seuraavana vuonna he suunnittelevat sisällyttävänsä myös muita monimuotoisia ryhmiä.

Liettualaisen teknologia- ja liiketoimintatapahtuman LOGINin sisällönjohtaja Tomas Stasiukevičiukselle ymmärrys siitä, että se voisi olla paljon enemmän kuin konferenssi, tuli, kun Applen perustaja Steve Wozniak oli vierailijapuhuja varhaisessa tapahtumassa. Wozniak oli niin inspiroiva, ja hänen puheensa niin monipuolinen, että se herätti toiveen tapahtumatiimissä tehdä vastaavista tilaisuuksista todellisuutta.

"On puhtaasti teknologia-sisältöä - tekoäly, robotiikka ja niin edelleen, mutta hyvinvointi ja mielenterveys ovat saaneet viime aikoina suurimman huomion. Meillä on myös paljon aiheita luovuudesta. Jos aiheet eivät liity suoraan teknologia-alaan, niin ihmiset saavat uutta tietoa ja taitoja", Tomas selitti.

3. Pidä selkeä suunnitelma, mutta pidä se joustavana

LOGINin brändipäällikölle Gabija Mirinavičėlle suunnittelu on kaikkein tärkeintä, kun kyse on menestyksekkään konferenssin järjestämisestä.

"Yksi asia on tietää syy, miksi teet kaiken tämän. On tärkeää olla suunnitelma, mutta se ei ole kiveen hakattu. Sinun täytyy mukauttaa suunnitelmasi." Gabija käytti esimerkkinä Covid-19-pandemiaa, sitä seurannut muutokset tapahtumasuunnitteluun, jotka tarvittiin puhtaasti pitämään konferenssi käynnissä, ja sitä seurannut muutos aiheissa, joista delegaatit olivat kiinnostuneita. "Jos konteksti muuttuu, mutta suunnitelmasi ei, se on katastrofi."

Toinen asia, joka kannattaa pitää mielessä, on se, että puhujan laji ja myös puheen tai työpajan muoto täytyy olla jotain, joka muuttuu tapauskohtaisesti. Gabija selitti: "on tärkeää muistaa, että jos sinulla on kaikki nämä puheet 20 minuuttia kukin, samasta aiheesta, se tulee tylsäksi, joten tarvitset erilaisia toimintoja. Moderoituja tulisijapuheita on suosittuja tällä hetkellä, ja ne ovat hyviä, mutta liikaa niitä, ja ihmiset kyllästyvät taas. Tarvitset vaihtelua. Näinä päivinä ei ole koskaan liikaa sisältöä - parempi olla paljon kuin liian vähän."

4. Luota tiimiisi!

Liisi, Gabija ja Tomas puhuivat kaikki loistavasti tiimeistään, tuntien, että ne tarjoavat täydellisen tasapainon tapahtumamarkkinointistrategian toteuttamiseen samalla kun ylläpidetään vahvaa henkeä.

Liisille tiimin mikromanagerointi ei ollut keskeinen huomio. "Näen tiimini työskentelevän, enkä keskeytä heitä, koska heillä kaikilla on oma 'miksi', ja meillä kaikilla on suurempi tavoite. Yritin aina korostaa, että pitää olla hauskaa - tapahtumien järjestäjän työ on erittäin stressaavaa, ja meidän täytyy nauttia yhdessä työskentelemisestä. Tästä syystä halusin palkata ihmisiä, jotka näyttivät 'omilta ihmisiltäni'."

"Konferenssin suunnittelu" -tarkistuslista kuuluu siihen, mutta sen tarkistuslistan täytyy heijastaa todellisuutta. "Minulla on henkinen tarkistuslista, ja pidän edelleen kirjoittamista muistikirjaan. Tiiminä käytimme Trelloa työmme järjestämiseen ja meillä oli paljon tiimin standup-puheluita. Suuremman kuvan jakaminen pienempiin tavoitteisiin auttaa todella. Se, mitä yritin muistuttaa tiimilleni, oli, että 'meillä on miljoona asiaa, joita haluamme tehdä, mutta meidän täytyy olla tietoisia resursseista ja estää itsemme ylityöskentelystä.' Suurimmalla osalla tiimistäni oli toinen työ, joten se teki siitä haastavan, mutta Latitude59-tiimi oli ja on erittäin motivoitunut, ja olen niin kiitollinen, että he tulivat osaksi sitä seikkailua."

5. Käytä tapahtumahallinta- ja lippumyyntisovellusta, joka toimii sinulle

Sekä LOGIN että Latitude59 käyttävät Fientaa lippumyynti-, markkinointi- ja delegaattien hallintasovelluksenaan. "Valitsimme Fientan palvelun hinnan ja sen takia, kuinka helposti osallistujat voivat rekisteröityä ja ostaa lippuja ja saada tietoja. Yritys kuten tuo? Näemme varmasti kaikki edut", Gabija sanoi.

Liisi vahvisti tämän, sanoen: "Se osoittautui enemmän kuin vain lipuiksi. Fienta lisäsi Latitude59:n omalle sivulleen korostettuna tapahtumana ja mainosti sitä uutiskirjeessään. He olivat vain niin avuliaita, ja jos järjestät konferenssin, kun kyse on lippumyyntiosasta - on erittäin tärkeää, että on asioita kuten taggaus ja tapahtuman saaminen ihmisille, jotka saattavat olla siitä kiinnostuneita - oikein. Fientalla voimme tehdä sen."