Wie man eine funktionierende Event-Marketing-Strategie aufbaut
Event-Marketing kann ein Minenfeld sein, besonders wenn Sie auf einem enorm wettbewerbsintensiven Markt konkurrieren. Veranstaltungen und ihre Organisatoren müssen heutzutage auf mehrere Herausforderungen reagieren: Sie müssen für Teilnehmer nützlich sein, um Mundpropaganda für die Veranstaltung des folgenden Jahres zu fördern, während sie auch Aufmerksamkeit in einer Medienwelt bekommen, die nie überfüllter war.
Darüber hinaus bedeutet Event-Marketing, den Delegierten ein problemloses Ticketing-System zu geben; Tickets für eine Veranstaltung zu verkaufen ist das Wichtigste, wenn es darum geht, Geld mit Ihrer Konferenz zu verdienen, aber selbst dann gibt es entscheidende Möglichkeiten, Menschen engagiert zu halten, sobald sie sich angemeldet haben.
Wir wollten Ihnen eine Event-Marketing-Fallstudie geben, die Ihnen helfen könnte, Ihre nächste großartige Veranstaltung zu planen. Dazu sprachen wir mit einigen der Menschen, die für zwei führende europäische Tech-Veranstaltungen verantwortlich sind: LOGIN in Litauen und Latitude59 in Estland.
Hier sind einige entscheidende Punkte, die Sie im Kopf behalten sollten, wenn Sie eine Konferenz veranstalten oder Ihre Event-Marketing-Strategie planen.
1. Fühlen Sie sich nicht von der bevorstehenden Aufgabe eingeschüchtert
Wenn Sie mit der Arbeit an einer Veranstaltung beginnen, mag es ein langer Weg bis zum ersten Tag im Konferenzzentrum sein, aber das schließt die Möglichkeit von Nervosität nicht aus. Die Größe der Aufgabe kann ausreichen, um Menschen zu stressen, aber es hängt davon ab, wie Sie es betrachten und wen Sie in Ihr Team einstellen, wie uns Liisi Org, CEO von Estlands Flaggschiff-Startup und Tech-Konferenz Latitude59, erzählte.
"Es war sehr schwierig, den Prozess zu starten, weil ich kein Team hatte. Und ohne ein Team macht man nicht viel. In dem Moment, als ich meine ersten Leute fand, verstand ich, dass wir es schaffen können. Einige Leute traten als Freiwillige bei und schließlich hatten wir 13 Leute im neuen Team von Latitude59. Es ist wichtig, Ihre Leute zu finden - die zu Ihren Werten und Ihrer Vision passen. Und dann gingen wir an die Arbeit."
Liisi betonte, dass es wichtig ist, realistisch darüber zu sein, was getan werden kann, bevor das gesamte Team eingestellt wurde. Sie können Prozesse und Pläne erstellen, aber meistens wird es zusammenkommen, wenn sie beitreten. Es ist auch wichtig, wie sie es sah, eine gute Mischung aus Fähigkeiten, Persönlichkeiten und Erfahrung innerhalb dieses Teams zu haben, weil das zu einer kollaborativen und kooperativen Atmosphäre führt. Es ist vorteilhaft für jedes Teammitglied, aber es hilft auch, das große Bild zu sehen. Das Hauptziel für uns alle war es, Spaß zu haben und die beste Latitude59 aller Zeiten zu organisieren.
2. Bieten Sie Gästen ein abgerundetes Erlebnis
Auch wenn Ihre Veranstaltung eine B2B-Marketing-Konferenz ist (und daran ist nichts auszusetzen), werden Delegierte viele davon besucht haben. Zunehmend erwarten Teilnehmer an Veranstaltungen einen Zeitplan, der nicht nur die Dinge widerspiegelt, die sie benötigen, um ihre eigene berufliche Entwicklung zu fördern oder Leads zu generieren, sondern auch das, was sie benötigen, um insgesamt ein erfolgreiches Leben zu führen. Deshalb werden Vorträge und Workshops zu Achtsamkeit und psychischer Gesundheit, aber auch zur persönlichen Entwicklung, zunehmend Teil des Bühnenprogramms.
"Latitude59 hat psychische Gesundheit seit mehreren Jahren in der Liste der Themen. Diesmal waren unsere Hauptthemen Zweck und Inklusion. Wir glauben, dass die Startup-Welt einen größeren Einfluss haben kann als nur Einnahmen zu erzielen. Es ist Zeit für alle Unternehmen, darüber nachzudenken, welchen Einfluss sie auf die Welt haben."
"Mit dem Organisationsteam, die meisten von uns sind schon seit geraumer Zeit im Startup-Sektor; wir fanden die richtigen Themen, die für Startup-Gründer, Investoren, öffentlichen Sektor und andere Zielgruppen interessant waren. Wir hatten eine klare Vision, praktische und einflussreiche Inhalte auf den Bühnen zu haben." Vielfalt war auch ein Schlüssel für Latitude59 in diesem Jahr, und laut Liisi waren 50% aller Sprecher bei Latitude59 2022 Frauen. Nächstes Jahr planen sie, auch andere vielfältige Gruppen einzubeziehen.
Für Tomas Stasiukevičius, Content Manager bei LOGIN, der litauischen Tech- und Business-Veranstaltung, kam die Erkenntnis, dass es weit mehr als eine Konferenz sein könnte, als Apple-Mitgründer Steve Wozniak ein Gastsprecher bei einer frühen Veranstaltung war. Wozniak war so inspirierend und sein Vortrag so vielschichtig, dass es einen Wunsch im Event-Team auslöste, ähnliche Anlässe Wirklichkeit werden zu lassen.
"Es gibt reinen Tech-Inhalt - KI, Robotik und so weiter, aber Wellness und psychische Gesundheit haben kürzlich die größte Aufmerksamkeit erhalten. Wir haben auch viele Themen zur Kreativität. Wenn Themen sich nicht direkt auf die Tech-Industrie beziehen, so erhalten Menschen neues Wissen und Fähigkeiten", erklärte Tomas.
3. Haben Sie einen klaren Plan, aber halten Sie ihn flexibel
Für Gabija Mirinavičė, Brand Manager von LOGIN, ist Planung von größter Bedeutung, wenn es darum geht, eine erfolgreiche Konferenz zu veranstalten.
"Eine Sache ist, den Grund zu kennen, warum Sie all dies tun. Es ist wichtig, einen Plan zu haben, aber dass er nicht in Stein gemeißelt ist. Sie müssen Ihren Plan anpassen." Gabija verwendete das Beispiel der Covid-19-Pandemie, die nachfolgenden Änderungen an der Eventplanung, die nur nötig waren, um die Konferenz am Laufen zu halten, und die darauffolgende Änderung in den Themen, für die sich Delegierte interessierten. "Wenn sich der Kontext ändert, aber Ihr Plan nicht, ist das eine Katastrophe."
Eine andere Sache, die man im Kopf behalten sollte, ist, dass die Art des Sprechers und auch das Format des Vortrags oder Workshops etwas sein muss, das sich von Fall zu Fall ändert. Gabija erklärte: "Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass, wenn Sie all diese Vorträge für jeweils 20 Minuten zum gleichen Thema haben, es langweilig wird, also brauchen Sie verschiedene Arten von Aktivitäten. Moderierte Fireside-Chats sind im Moment beliebt, und sie sind gut, aber zu viele davon, und die Leute langweilen sich wieder. Sie brauchen Abwechslung. Es gibt heutzutage nie zu viel Inhalt - besser, viel zu haben als zu wenig."
4. Vertrauen Sie Ihrem Team!
Liisi, Gabija und Tomas sprachen alle begeistert über ihre Teams und hatten das Gefühl, dass sie das perfekte Gleichgewicht für die Umsetzung einer Event-Marketing-Strategie bieten, während sie auch einen starken Geist aufrechterhalten.
Für Liisi war es eine wichtige Überlegung, das Team nicht zu micromanagen. "Ich sehe mein Team arbeiten und ich unterbreche sie nicht, weil sie alle ihr 'Warum' haben, und wir alle haben ein größeres Ziel. Ich habe immer versucht zu betonen, dass es Spaß machen soll - der Job eines Veranstalters ist super stressig, und wir müssen es genießen, zusammenzuarbeiten. Aus diesem Grund wollte ich Leute einstellen, die wie 'meine Leute' schienen."
Eine "Planung-einer-Konferenz"-Checkliste kommt ins Spiel, aber diese Checkliste muss die Realität widerspiegeln. "Ich habe eine mentale Checkliste, und ich schreibe immer noch gerne Dinge in ein Notizbuch. Als Team verwendeten wir Trello, um unsere Arbeit zu organisieren, und hatten viele Team-Standup-Anrufe. Ein größeres Bild zu haben, das in kleinere Ziele unterteilt ist, hilft wirklich. Was ich meinem Team zu erinnern versuchte, war, dass 'wir Millionen Dinge haben, die wir tun wollen, aber wir müssen achtsam über die Ressourcen sein und uns davon abhalten, uns zu überarbeiten.' Die meisten meines Teams hatten einen zweiten Job, was es herausfordernd machte, aber das Latitude59-Team war und ist super motiviert, und ich bin so dankbar, dass sie Teil dieses Abenteuers wurden."
5. Verwenden Sie eine Event-Management- und Ticketing-Anwendung, die für Sie funktioniert
Sowohl LOGIN als auch Latitude59 verwenden Fienta als ihre Ticketing-, Marketing- und Delegierten-Management-Software der Wahl. "Wir wählten Fienta wegen des Preises des Service und wie einfach Teilnehmer sich registrieren und Tickets kaufen und Informationen erhalten können. Ein Unternehmen wie das? Wir sehen definitiv alle Vorteile", sagte Gabija.
Liisi bestätigte dies und sagte: "Es stellte sich heraus, dass es mehr als nur Tickets waren. Fienta fügte Latitude59 zu ihrer eigenen Seite als hervorgehobene Veranstaltung hinzu und bewarb sie in ihrem Newsletter. Sie waren einfach so hilfreich, und wenn Sie eine Konferenz organisieren, wenn es um den Ticketing-Teil geht - es ist sehr wichtig, Dinge wie Tagging zu haben und die Veranstaltung zu den Menschen zu bringen, die daran interessiert sein könnten - richtig. Mit Fienta können wir das tun."