Kā izveidot pasākuma mārketinga stratēģiju, kas strādā

Pasākumu mārketings var būt īsts izaicinājumu lauks, īpaši tad, ja konkurējat ļoti piesātinātā tirgū. Mūsdienās pasākumiem un to organizatoriem jāspēj tikt galā ar vairākiem uzdevumiem vienlaikus: pasākumam jābūt vērtīgam apmeklētājiem, lai viņi to ieteiktu citiem arī nākamajā gadā, un vienlaikus jāizceļas arvien pārpildītākā mediju vidē.

Turklāt pasākumu mārketings nozīmē arī nodrošināt dalībniekiem ērtu biļešu iegādes sistēmu. Biļešu pārdošana ir svarīgākais ienākumu avots konferencēm, taču arī pēc reģistrēšanās ir būtiski saglabāt cilvēku iesaisti.

Mēs vēlējāmies dalīties ar pasākumu mārketinga piemēru, kas palīdzētu saplānot jūsu nākamo lielisko pasākumu. Tāpēc mēs aprunājāmies ar cilvēkiem, kuri veido divus vadošos Eiropas tehnoloģiju tematikas pasākumus: LOGIN Lietuvā un Latitude59 Igaunijā.

Lūk, daži svarīgi aspekti, ko vērts paturēt prātā, rīkojot konferenci vai veidojot pasākuma mārketinga stratēģiju.

1. Nebaidieties no gaidāmā darba apjoma

Kad sākat darbu pie pasākuma, līdz pirmajai dienai konferenču centrā vēl var būt tāls ceļš, taču tas nemazina satraukumu. Darba mērogs vien var radīt stresu, tomēr daudz kas atkarīgs no jūsu skatījuma un no tā, kādus cilvēkus iesaistāt komandā, kā mums stāstīja Igaunijas vadošās jaunuzņēmumu un tehnoloģiju konferences Latitude59 vadītāja Līsi Orga.

"Sākt bija ļoti grūti, jo man nebija komandas. Un bez komandas daudz ko neizdarīsi. Brīdī, kad atradu pirmos cilvēkus, sapratu, ka mēs to varam. Daļa pievienojās kā brīvprātīgie, un beigās jaunajā Latitude59 komandā bija 13 cilvēki. Ir svarīgi atrast savējos, kuri atbilst tavām vērtībām un vīzijai. Tad mēs ķērāmies pie darba."

Līsi uzsvēra, ka ir svarīgi reālistiski novērtēt, ko iespējams paveikt, pirms visa komanda ir nokomplektēta. Procesus un plānus var izveidot iepriekš, taču lielākoties viss pa īstam saliekas kopā tad, kad cilvēki pievienojas. Tāpat svarīgs ir labs prasmju, personību un pieredzes līdzsvars komandā, jo tas veido sadarbīgu atmosfēru. Tas nāk par labu katram komandas loceklim un palīdz ieraudzīt kopainu. Mūsu galvenais mērķis bija izbaudīt procesu un sarīkot visu laiku labāko Latitude59.

2. Piedāvājiet pilnvērtīgu pieredzi viesiem

Pat ja jūsu pasākums ir B2B mārketinga konference, dalībnieki, visticamāk, jau būs bijuši daudzos līdzīgos pasākumos. Arvien biežāk apmeklētāji sagaida programmu, kas atspoguļo ne tikai profesionālai attīstībai vai kontaktu iegūšanai nepieciešamo, bet arī to, kas palīdz dzīvot līdzsvarotu un pilnvērtīgu dzīvi. Tāpēc programmās arvien biežāk parādās sarunas un darbnīcas par apzinātību, mentālo veselību un personīgo izaugsmi.

"Latitude59 jau vairākus gadus ir iekļāvusi mentālo veselību savu tēmu sarakstā. Šoreiz mūsu galvenās tēmas bija mērķis un iekļaušana. Mēs ticam, ka jaunuzņēmumu pasaule var radīt lielāku ietekmi nekā tikai gūt ieņēmumus. Ir pienācis laiks visiem uzņēmumiem domāt par to, kādu ietekmi tie rada pasaulē."

"Tā kā lielākā daļa organizēšanas komandas jau ilgu laiku darbojas jaunuzņēmumu nozarē, mēs atradām pareizās tēmas, kas interesēja dibinātājus, investorus, publisko sektoru un citas mērķgrupas. Mums bija skaidra vīzija par praktisku un ietekmīgu saturu uz skatuvēm." Daudzveidība šī gada Latitude59 bija vēl viena svarīga tēma, un pēc Līsi teiktā 50% no visiem Latitude59 2022 runātājiem bija sievietes. Nākamgad plānots plašāk iesaistīt arī citas daudzveidīgas grupas.

LOGIN satura vadītājam Tomasam Stasiukevičam, kas pārstāv Lietuvas tehnoloģiju un biznesa pasākumu LOGIN, apziņa, ka tas var būt kas daudz vairāk par vienkāršu konferenci, radās brīdī, kad vienā no agrīnajiem pasākumiem viesojās Apple līdzdibinātājs Stīvs Vozņaks. Viņa uzstāšanās bija tik iedvesmojoša un daudzslāņaina, ka komandā radās vēlme radīt līdzīgas pieredzes arī turpmāk.

"Protams, mums ir arī tīri tehnoloģisks saturs par MI, robotiku un tamlīdzīgi, taču pēdējā laikā vislielāko uzmanību izpelnās labbūtība un mentālā veselība. Mums ir arī daudz tēmu par radošumu. Pat ja tēmas nav tieši saistītas ar tehnoloģiju nozari, tieši tā cilvēki iegūst jaunas zināšanas un prasmes," skaidroja Tomass.

3. Izveidojiet skaidru plānu, bet saglabājiet elastību

LOGIN zīmola vadītājai Gabijai Mirinavičei plānošana ir izšķiroši svarīga, ja vēlaties sarīkot veiksmīgu konferenci.

"Vispirms ir jāsaprot, kāpēc jūs to visu darāt. Ir svarīgi, lai būtu plāns, taču tam nevajadzētu būt akmenī iecirstam. Plāns ir jāpielāgo." Gabija minēja Covid-19 pandēmiju kā piemēru tam, kā konferences norisei bija nepieciešamas būtiskas izmaiņas, un kā mainījās arī tēmas, kas interesēja dalībniekus. "Ja konteksts mainās, bet jūsu plāns ne, tas ir ceļš uz katastrofu."

Jāpatur prātā arī tas, ka jāmainās gan runātāju tipam, gan lekciju un darbnīcu formātam. Gabija skaidroja: "Ir svarīgi atcerēties, ka, ja ir tikai 20 minūšu runas par vienu un to pašu tēmu, kļūst garlaicīgi, tāpēc nepieciešamas dažādas aktivitātes. Moderētas sarunas pie kamīna šobrīd ir populāras, un tās ir labas, bet, ja to ir par daudz, cilvēkiem atkal kļūst garlaicīgi. Vajadzīga dažādība. Mūsdienās satura nekad nav par daudz, labāk lai tā ir vairāk nekā par maz."

4. Uzticieties savai komandai

Līsi, Gabija un Tomass visi ar lielu sajūsmu runāja par savām komandām, uzsverot, ka tieši tās nodrošina līdzsvaru, kas vajadzīgs, lai īstenotu pasākuma mārketinga stratēģiju un vienlaikus saglabātu stipru komandas garu.

Līsi uzskatīja, ka ļoti svarīgi ir neiesaistīties mikrovadībā. "Es redzu, kā mana komanda strādā, un netraucēju viņus, jo katram ir savs 'kāpēc', un mums visiem ir lielāks kopīgs mērķis. Es vienmēr centos uzsvērt, ka jāprot arī izbaudīt procesu, jo pasākumu organizatora darbs ir ļoti stresains, un mums jāiemācās priecāties par kopīgu darbu. Tāpēc es vēlējos komandā pieņemt cilvēkus, kuri šķita mani cilvēki."

Svarīgs ir arī konferences plānošanas kontrolsaraksts, taču tam jāatspoguļo realitāte. "Man ir mentāls kontrolsaraksts, un es joprojām mīlu pierakstīt lietas kladē. Komandā mēs darba organizēšanai izmantojām Trello un regulāri rīkojām īsas komandas sapulces. Ļoti palīdz lielais mērķis, kas sadalīts mazākos uzdevumos. Es komandai vienmēr atgādināju, ka mums ir miljons ideju, ko gribam īstenot, taču jābūt uzmanīgiem ar resursiem un jāsargās no pārstrādāšanās. Lielai daļai komandas bija arī otrs darbs, tāpēc tas radīja papildu izaicinājumus, tomēr Latitude59 komanda bija un ir ļoti motivēta, un esmu ļoti pateicīga, ka viņi kļuva par daļu no šī piedzīvojuma."

5. Izmantojiet pasākumu pārvaldības un biļešu tirdzniecības lietotni, kas strādā jūsu labā

Gan LOGIN, gan Latitude59 kā savu izvēlēto biļešu tirdzniecības, mārketinga un dalībnieku pārvaldības programmatūru izmanto Fienta. "Mēs izvēlējāmies Fienta pakalpojuma cenas un tāpēc, ka apmeklētāji var ļoti vienkārši reģistrēties, iegādāties biļetes un saņemt informāciju. Šādā uzņēmumā mēs noteikti redzam visas priekšrocības," sacīja Gabija.

Līsi tam piekrita, sakot: "Izrādījās, ka tas ir daudz vairāk nekā tikai biļetes. Fienta pievienoja Latitude59 savā lapā kā izceltu pasākumu un reklamēja to arī savā jaunumu vēstulē. Viņi bija ārkārtīgi atsaucīgi, un, ja organizējat konferenci, biļešu tirdzniecības daļā ir ļoti svarīgi pareizi izmantot tādas lietas kā atzīmes un nogādāt pasākumu līdz cilvēkiem, kurus tas varētu interesēt. Ar Fienta mēs to varam izdarīt."