Hoe Fienta een digitale-marketingorganisator dagen werk bespaarde

Priit Kallas is de oprichter en strateeg achter Dreamgrow, een van Estlands bekendste digitale-marketingbureaus. Met een druk schema en een lange takenlijst zoekt Priit altijd naar praktische manieren om tijd te besparen.

Daarom waardeert de marketeer en duurloper tools die het dagelijks werk efficiënter maken, zonder hoeken af te snijden (zoals lopers maar al te goed weten) en waarom hij uiteindelijk koos voor Fienta.

Een van Priits bekendste projecten is Digital Elite Camp, een jaarlijks congres in Estland dat bezoekers uit de hele wereld trekt. Fienta speelt een belangrijke rol om dat evenement soepeler te laten verlopen.

Een uitdagend congres

"De locatie is Laulasmaa Spa, en de congreszaal heeft 167 plaatsen, dus we kunnen niet meer tickets verkopen dan dat." Daardoor is het evenement erg gewild. "We halen topsprekers naar Estland. Ongeveer 10% van de bezoekers komt uit Estland, de rest uit Europa, Australië, de Verenigde Staten en elders."

Het doel van het congres is de nieuwste technieken in digitale marketing te bespreken. "Het draait om conversieoptimalisatie: mensen op je website krijgen om iets te kopen. Dat is de kern. Mijn zakenpartner Peep Laja is eerder verkozen tot de beste CRO-expert ter wereld. Hij spreekt op andere evenementen en nodigt daar mensen uit. Mijn deel is alles hier organiseren, inclusief accommodatie en vervoer."

Het congres is door de jaren heen gegroeid. "We begonnen in 2009. De eerste drie of vier jaar heette het Eliitlaager [Estlands voor Elite Camp - red.], en de meeste sprekers gaven hun presentatie in Estlands, met drie of vier internationale sprekers in het Engels. Daarna zijn we overgestapt: iedereen spreekt Engels."

Alle stoelen vullen was niet altijd eenvoudig, een reden waarom Priit uiteindelijk Fienta ging gebruiken. "Er waren een paar jaar waarin we niet genoeg mensen hadden omdat we het evenement te laat gingen organiseren."

Het antwoord op het probleem

Priit zorgde er ook voor dat deelnemers genoeg tijd hadden om te netwerken. "Ons evenement is in een badplaats in Laulasmaa, en het punt is dat mensen arriveren, drie dagen blijven en niet weggaan. Het mooie is dat je een gevangen publiek hebt: wil je met iemand praten, weet je dat ze er zijn. De strandfeesten zijn ook geweldig, mits het Estse weer meewerkt."

Naarmate het congres groeide, groeide ook de organisatielast. "Toen we het groter gingen doen, mat ik mijn tijd met Toggl [een populaire tijdregistratie-app - red.]. Alleen de administratie, vooral facturatie en ticketing, kostte me zo'n 70 uur. Nu, met Fienta, is dat ongeveer een derde daarvan: een enorme winst voor mij."

"Eerder gebruikten we boekhoudsoftware waarin ik ticketgegevens handmatig moest invoeren, belastingen voor verschillende landen moest uitrekenen en elke koper aan ons systeem moest toevoegen. Als mensen via Fienta kopen, doet het platform dat werk voor ons. We hebben zo'n 100 bedrijven die komen; als je op elke invoer maar een paar minuten bespaart, loopt dat op tot uren die ik aan andere taken kan besteden."

Gemak en gebruiksgemak

Er zijn functies in Fienta die Priit extra waardeert. "Alle betaalopties zitten erin, inclusief kaartbetaling en facturatie, wat heel handig is. Voor Fienta werkten we meer als een webshop met PayPal voor betalingen, en dat werd soms ingewikkeld. Nu weet ik: als ik een probleem met Fienta heb, staat support voor me klaar."

Priit heeft ook nagedacht over andere manieren om Fienta te gebruiken, onder meer om van zijn favoriete hobby na het werk inkomsten te maken. "Fienta is zo eenvoudig op te zetten. Ik loop veel en bedacht dat ik hardlooprondleidingen in Tallinn kon aanbieden. Ik ging naar Fienta, maakte een pagina om te proberen, en het duurde maar een paar minuten. Met een andere applicatie was het te veel gedoe. Als je een evenement organiseert, maakt al die extra administratie je leven niet beter. Kun je dat uitbesteden aan iemand anders of aan een tool als Fienta, dan houd je meer ruimte om het evenement tot een succes te maken."

Ontdek hoe Fienta je tijd kan besparen bij het organiseren van evenementen, net als voor Priit.