Hoe bouw je een eventmarketingstrategie die werkt?

Eventmarketing kan uitdagend zijn, vooral op een volle markt. Organisatoren van evenementen moeten vandaag tegelijkertijd op meerdere drukpunten reageren: ze moeten echte waarde creëren voor bezoekers om mond-tot-mondreclame voor het volgende jaar te stimuleren, terwijl ze ook aandacht moeten verdienen in een medialandschap dat nog nooit zo vol was.

Eventmarketing betekent ook bezoekers een soepele ticketervaring bieden. Ticketverkoop staat centraal in de omzet van een congres, maar er zijn minstens zo belangrijke manieren om mensen betrokken te houden nadat ze zich hebben ingeschreven.

We wilden een praktijkcase over eventmarketing delen die je kunt helpen bij je volgende evenement. Daarvoor spraken we met de mensen achter twee toonaangevende Europese tech-evenementen: LOGIN in Litouwen en Latitude59 in Estland.

Hier zijn een paar nuttige punten om in gedachten te houden bij het organiseren van een congres of het opbouwen van je eventmarketingstrategie.

1. Laat je niet intimideren door de taak die voor je ligt

Als je aan een evenement begint te werken, kan de eerste dag op de locatie nog ver weg zijn, maar dat weerhoudt de zenuwen er niet van om toe te slaan. De omvang van de taak kan stress geven, maar veel hangt af van hoe je het benadert en wie je op je team haalt, zoals Liisi Org, CEO van Estlands toonaangevende startup- en techconferentie Latitude59, ons vertelde.

“Het was heel moeilijk om het proces te starten omdat ik geen team had. En zonder team doe je niet veel. Op het moment dat ik mijn eerste mensen vond, begreep ik dat we het konden. Sommige mensen kwamen als vrijwilliger, en uiteindelijk hadden we 13 mensen in het nieuwe team van Latitude59. Het is belangrijk om jouw mensen te vinden, zij die bij jouw waarden en visie passen. Daarna gingen we aan de slag.”

Liisi benadrukte dat het belangrijk is om realistisch te zijn over wat er kan voordat het volledige team er is. Je kunt processen en plannen maken, maar veel valt pas op zijn plek als mensen aansluiten. Naar haar mening is het ook belangrijk om een team te bouwen met een gezonde mix van vaardigheden, persoonlijkheden en ervaring, omdat dat een meer samenwerkingsgerichte sfeer creëert en iedereen het grotere plaatje laat zien. Hun gedeelde doel was plezier hebben en de beste Latitude59 tot nu toe organiseren.

2. Bied gasten een afgeronde ervaring

Zelfs als je evenement een B2B-congres is, hebben deelnemers waarschijnlijk al veel vergelijkbare evenementen bijgewoond. Bezoekers verwachten steeds vaker een programma dat niet alleen hun professionele ontwikkeling en netwerkdoelen ondersteunt, maar ook hun bredere welzijn. Daarom worden lezingen en workshops over mindfulness, mentale gezondheid en persoonlijke ontwikkeling een gebruikelijker onderdeel van evenementprogramma's.

“Latitude59 heeft al jaren mentale gezondheid op de lijst met onderwerpen. Deze keer waren onze hoofdthema's purpose en inclusie. We geloven dat de startupwereld meer impact kan maken dan alleen omzet. Het is tijd dat alle bedrijven nadenken over welke impact ze op de wereld hebben.”

“Met het organisatieteam, waarvan de meesten al behoorlijk lang in de startupsector zitten, vonden we de juiste onderwerpen voor startupfounders, investeerders, de publieke sector en andere doelgroepen. We hadden een duidelijke visie om praktische en betekenisvolle content op het podium te creëren.” Diversiteit was dat jaar ook een belangrijk aandachtspunt bij Latitude59, en volgens Liisi was 50% van alle sprekers bij Latitude59 2022 vrouw. Het jaar erna wilden ze ook andere diverse groepen betrekken.

Voor Tomas Stasiukevičius, contentmanager bij LOGIN, het Litouwse tech- en zakenevenement, kwam het besef dat het veel meer kon zijn dan een congres toen medeoprichter van Apple Steve Wozniak op een eerdere editie sprak. Zijn optreden was zo inspirerend en veelzijdig dat het het evenemententeam aanzette om meer van zulke momenten te creëren.

“Er is puur techcontent, zoals AI, robotica en meer, maar de laatste tijd kregen wellness en mentale gezondheid de meeste aandacht. We besteden ook veel aandacht aan creativiteit. Zelfs als onderwerpen niet direct met de techsector te maken hebben, doen mensen zo nieuwe kennis en vaardigheden op,” legde Tomas uit.

3. Heb een duidelijk plan, maar houd het flexibel

Voor Gabija Mirinavičė, brandmanager bij LOGIN, is plannen essentieel om een succesvol congres te organiseren.

“Eén ding is weten waarom je dit allemaal doet. Het is belangrijk om een plan te hebben, maar het kan niet in steen gebeiteld zijn. Je moet het aanpassen.” Gabija gebruikte de COVID-19-pandemie als voorbeeld van hoe snel evenementenplanning kan veranderen, zowel operationeel als in de onderwerpen waar deelnemers om geven. “Als de context verandert maar jouw plan niet, is dat een ramp.”

Nog iets om in gedachten te houden: het soort spreker en ook het format van de lezing of workshop moeten van keer tot keer veranderen. Gabija legde uit: “het is belangrijk om te onthouden dat als je al die speeches van elk 20 minuten over hetzelfde onderwerp hebt, het saai wordt, dus je hebt verschillende soorten activiteiten nodig. Gemodereerde fireside chats zijn nu populair, en die zijn goed, maar te veel ervan en mensen vervelen zich weer. Je hebt afwisseling nodig. Tegenwoordig is er nooit te veel content, liever veel dan te weinig.”

4. Vertrouw je team!

Liisi, Gabija en Tomas spraken allemaal warm over hun teams en beschreven ze als het evenwicht dat nodig is om een sterke eventmarketingstrategie uit te voeren terwijl de teamsgeest behouden blijft.

Voor Liisi was het vermijden van micromanagement een kernprincipe. “Ik zie mijn team werken en ik val ze niet in de rede, omdat ze allemaal hun eigen ‘waarom’ hebben en we allemaal een groter doel delen. Ik probeerde altijd het belangrijk te maken om plezier te hebben. Het werk van een evenementenorganisator is superstressvol, en we moeten genieten van de samenwerking. Daarom wilde ik mensen aannemen die ‘mijn mensen’ aanvoelden.”

Een checklist voor congresplanning helpt, maar moet ook de werkelijkheid weerspiegelen. “Ik heb wel een mentale checklist, en ik schrijf dingen nog steeds graag op in een notitieboek. Als team gebruikten we Trello om ons werk te organiseren en hadden we veel stand-upcalls. Een groot geheel opdelen in kleinere doelen helpt echt. Wat ik mijn team probeerde te herinneren: we hebben een miljoen dingen die we willen doen, maar we moeten bewust zijn van onze middelen en overwerken vermijden. De meesten in mijn team hadden een tweede baan, dus dat maakte het uitdagend, maar het Latitude59-team was en is zeer gemotiveerd, en ik ben dankbaar dat ze voor dat avontuur kozen.”

5. Gebruik een evenementen- en ticketingapplicatie die voor jou werkt

Zowel LOGIN als Latitude59 gebruiken Fienta als hun voorkeurssoftware voor ticketing, marketing en deelnemersbeheer. “We kozen Fienta vanwege de prijs van de dienst en hoe makkelijk bezoekers zich kunnen registreren, tickets kunnen kopen en informatie kunnen krijgen. Bij zo'n bedrijf zien we zeker de voordelen,” zei Gabija.

Liisi bevestigde dit: “Het bleek meer te zijn dan alleen tickets. Fienta voegde Latitude59 toe aan zijn eigen pagina als uitgelicht evenement en promootte het in de nieuwsbrief. Ze waren oprecht behulpzaam, en als je een congres organiseert, is het heel belangrijk om dingen als tagging en doelgroepen goed te krijgen. Met Fienta kunnen we dat.”