Kaip sukurti veiksmingą renginių rinkodaros strategiją
Renginių rinkodara gali būti sudėtinga, ypač perpildytoje rinkoje. Šiandien organizatoriai vienu metu susiduria su keliais iššūkiais: reikia sukurti tikrą vertę dalyviams, kad jie grįžtų kitais metais ir rekomenduotų renginį kitiems, o kartu užsitarnauti dėmesį vis triukšmingesnėje žiniasklaidos aplinkoje.
Renginių rinkodara taip pat reiškia sklandžią bilietų pardavimo patirtį. Bilietų pardavimas yra pagrindinė konferencijų pajamų dalis, tačiau yra ne mažiau svarbių būdų, kaip išlaikyti žmonių įsitraukimą užsiregistravus.
Norėjome pasidalyti renginių rinkodaros atvejo analize, kuri padėtų planuoti kitą renginį. Todėl kalbėjomės su žmonėmis, kurie kuria du svarbius Europos technologijų renginius - „LOGIN“ Lietuvoje ir „Latitude59“ Estijoje.
Štai keletas naudingų dalykų, į kuriuos reikia atsižvelgti rengiant konferenciją ar kuriant renginių rinkodaros strategiją.
1. Neišsigąskite užduoties masto
Kai pradedate rengti renginį, pirmoji diena renginio vietoje gali būti dar toli, bet tai netrukdo nervams įsitempti. Užduoties mastas gali sukelti įtampą, tačiau daug kas priklauso nuo to, kaip ją atliksite ir ką įtrauksite į savo komandą, kaip pasakojo Estijos pavyzdinio startuolių ir technologijų konferencijos „Latitude59“ generalinė direktorė Liisi Org.
„Buvo labai sunku pradėti procesą, nes neturėjau komandos. O be komandos daug nepadarysi. Kai susiradau savo pirmuosius žmones, supratau, kad galime tai padaryti. Kai kurie žmonės prisijungė kaip savanoriai, o galiausiai naujoje Latitude59 komandoje turėjome 13 žmonių. Svarbu rasti savo žmones, tuos, kurie atitinka tavo vertybes ir viziją. Tada kimbame į darbą.
Liisi pabrėžė, kad svarbu realistiškai vertinti, ką galima padaryti, kol dar nesuburta visa komanda. Galite kurti procesus ir planus, bet dauguma jų susidėlioja tik tada, kai prisijungia žmonės. Jos nuomone, taip pat svarbu suburti komandą, kurioje būtų sveika įgūdžių, asmenybių ir patirties įvairovė - tai kuria bendradarbiavimo atmosferą ir padeda kiekvienam matyti platesnį vaizdą. Jų bendras tikslas buvo smagiai praleisti laiką ir surengti iki šiol geriausią „Latitude59“.
2. Siūlykite svečiams visapusišką patirtį
Net jei jūsų renginys yra B2B konferencija, dalyviai greičiausiai jau yra lankęsi ne vienoje panašioje. Vis dažniau jie tikisi programos, kuri prisidėtų ne tik prie profesinio tobulėjimo ir tinklaveikos tikslų, bet ir prie platesnės gerovės. Todėl pokalbiai ir seminarai apie sąmoningumą, psichinę sveikatą bei asmeninį augimą tampa vis įprastesne renginių programos dalimi.
„Latitude59“ psichikos sveikatos temas į programą įtraukia jau keletą metų. Šį kartą pagrindinis dėmesys buvo skiriamas prasmei ir įtraukčiai. Tikime, kad startuolių pasaulis gali padaryti daugiau nei vien generuoti pajamas. Laikas visoms įmonėms pradėti galvoti, kokį poveikį jos daro pasauliui.
„Su organizatorių komanda, kurios dauguma jau seniai dirba startuolių sektoriuje, radome tinkamas temas steigėjams, investuotojams, viešajam sektoriui ir kitoms tikslinėms grupėms. Turėjome aiškią viziją, kaip sukurti praktišką ir prasmingą scenos turinį. Įvairovė tais metais taip pat buvo svarbus „Latitude59“ prioritetas: pasak Liisi, 50 % visų 2022 m. konferencijos pranešėjų buvo moterys. Kitais metais jie planavo įtraukti ir daugiau įvairių grupių.
Tomas Stasiukevičius, Lietuvos technologijų ir verslo renginio „LOGIN“ turinio vadovas, suprato, kad renginys gali būti kur kas daugiau nei konferencija, kai ankstesniame renginyje kalbėjo „Apple“ bendraįkūrėjas Steve'as Wozniakas. Jo pasirodymas buvo toks įkvepiantis ir daugiasluoksnis, kad paskatino komandą kurti daugiau tokių akimirkų.
"Programoje yra grynai technologinio turinio, pavyzdžiui, apie DI, robotiką ir kitas temas, tačiau pastaruoju metu daug dėmesio skiriame ir gerovei bei psichinei sveikatai. Taip pat svarbi kūrybiškumo tema. Net jei kai kurios temos nėra tiesiogiai susijusios su technologijų industrija, jos vis tiek padeda žmonėms įgyti naujų žinių ir įgūdžių", - aiškino Tomas.
3. Turėkite aiškų planą, bet laikykitės jo lankstumo
LOGIN prekės ženklo vadovei Gabijai Mirinavičei planavimas yra būtinas norint surengti sėkmingą konferenciją.
"Vienas dalykas yra žinoti, kodėl visa tai darote. Svarbu turėti planą, bet jis negali būti įkaltas akmenyje. Turite jį pritaikyti." Gabija COVID-19 pandemiją pateikė kaip pavyzdį, kaip greitai gali pasikeisti renginių planavimas tiek operacijų, tiek delegatams rūpimų temų atžvilgiu. "Jei kontekstas pasikeičia, bet jūsų planas nepasikeičia, tai yra katastrofa."
Taip pat svarbu prisiminti, kad pranešėjų tipas, pokalbių formatas ir seminarų pobūdis turi kisti priklausomai nuo situacijos. Gabija tai apibendrino taip: „Jei visa programa sudaryta iš 20 minučių trukmės pranešimų ta pačia tema, greitai pasidaro nuobodu, todėl būtina veiklų įvairovė. Moderuojami pokalbiai prie židinio šiuo metu populiarūs, bet jei jų per daug, žmonėms vėl darosi nuobodu. Reikia įvairovės. Šiais laikais geriau turėti daugiau turinio nei per mažai.“
4. Pasitikėk savo komanda!
Liisi, Gabija ir Tomas šiltai kalbėjo apie savo komandas, apibūdindami jas kaip pusiausvyrą, reikalingą norint įgyvendinti stiprią renginių rinkodaros strategiją, išlaikant komandinę dvasią.
Liisi pagrindinis principas buvo vengti mikrovaldymo. „Matau, kaip mano komanda dirba, ir jiems netrukdau, nes visi turi savo „kodėl“, o mes visi siekiame didesnio tikslo. Visada stengiausi pabrėžti, kad svarbu ir džiaugtis tuo, ką darome. Renginių organizatoriaus darbas kelia daug įtampos, todėl turime mokėti džiaugtis darbu kartu. Dėl to norėjau suburti žmones, kurie jaustųsi savais.“
Konferencijos planavimo kontrolinis sąrašas padeda, tačiau turi atspindėti realybę. „Mintyse turiu kontrolinį sąrašą ir vis dar mėgstu užsirašyti dalykus į sąsiuvinį. Kaip komanda naudojome „Trello“ darbams organizuoti ir daug kalbėjomės tarpusavyje. Labai padeda bendrą vaizdą suskaidyti į mažesnius tikslus. Nuolat primindavau komandai, kad turime milijoną idėjų, tačiau privalome atsakingai vertinti savo išteklius ir vengti perdegimo. „Latitude59“ komanda buvo ir tebėra labai motyvuota, ir esu dėkinga, kad jie pasirinko būti šio nuotykio dalimi.“
5. Naudokite jums tinkančią renginių valdymo ir bilietų pardavimo programą
Tiek „LOGIN“, tiek „Latitude59“ naudoja „Fienta“ kaip pasirinktą bilietų pardavimo, rinkodaros ir dalyvių valdymo platformą. „Fientą pasirinkome dėl paslaugos kainos ir dėl to, kaip lengvai lankytojai gali užsiregistruoti, įsigyti bilietus ir gauti informaciją. Tokios platformos nauda tikrai matoma“, - sakė Gabija.
Liisi tai patvirtino sakydama: „Paaiškėjo, kad tai ne vien bilietai. „Fienta“ įtraukė „Latitude59“ į savo puslapį kaip išskirtinį renginį ir reklamavo jį naujienlaiškyje. Tai tikrai padėjo, o organizuojant konferenciją labai svarbu tinkamai pažymėti nuorodas ir tiksliai taikyti į auditoriją. Su „Fienta“ galime tai padaryti.“