Cómo Fienta ayudó a un organizador de marketing digital a ahorrar días de trabajo

Priit Kallas es el fundador y estratega de Dreamgrow, una de las agencias de marketing digital más conocidas de Estonia. Con una agenda apretada y una larga lista de responsabilidades, Priit siempre busca maneras prácticas de ahorrar tiempo.

Por eso este especialista en marketing y corredor de resistencia valora las herramientas que hacen más eficiente el trabajo diario, sin renunciar a la calidad (como bien saben los corredores) y por eso acabó eligiendo Fienta.

Uno de los proyectos más conocidos de Priit es Digital Elite Camp, una conferencia anual en Estonia que atrae asistentes de todo el mundo. Fienta desempeña un papel clave para que ese evento sea más fácil de organizar.

Una conferencia exigente

«El lugar donde celebramos el evento es Laulasmaa Spa, y la sala de conferencias tiene capacidad para 167 personas, así que no podemos vender más entradas que eso». Eso hace que el evento sea muy solicitado. «Traemos a Estonia a los mejores ponentes del sector. Aproximadamente el 10% de los asistentes son de Estonia y el resto vienen de Europa, Australia, Estados Unidos y otros lugares».

El objetivo de la conferencia es hablar sobre las técnicas más recientes de marketing digital. «Todo gira en torno a la optimización de la conversión, es decir, conseguir que la gente que visita tu web compre algo. Ese es el núcleo. Mi socio, Peep Laja, fue elegido anteriormente como el mayor experto en CRO del mundo. Él habla en otros eventos e invita a gente mientras está allí. Mi parte del trato es organizarlo todo aquí, incluido el alojamiento y el transporte».

La conferencia ha crecido de forma constante a lo largo de los años. «La hicimos por primera vez en 2009. Durante los tres o cuatro primeros años se llamó Eliitlaager [la palabra estonia para Elite Camp - ed.], y la mayoría de los ponentes presentaban en estonio, con tres o cuatro ponentes internacionales en inglés. Después pasamos a hacer que todo el mundo hablara en inglés».

Llenar todos esos asientos no siempre ha sido fácil, y esa es una de las razones por las que Priit empezó a usar Fienta. «Hubo un par de años en los que no conseguimos que viniera suficiente gente porque empezamos a organizar el evento demasiado tarde».

La respuesta al problema

Priit también se aseguró de que el evento ofreciera a los asistentes mucho tiempo para socializar y hacer contactos. «Nuestro evento se celebra en un complejo de playa en Laulasmaa, y la clave es que la gente llega, se queda tres días y no se va. Lo mejor es que tienes una audiencia cautiva, así que si quieres hablar con alguien en concreto, sabes que está allí. Las fiestas en la playa también son estupendas, si el tiempo estonio lo permite».

A medida que la conferencia crecía, también crecía la carga de trabajo organizativa. «Cuando empezamos a hacerlo a mayor escala, medía mi tiempo con Toggl [una popular aplicación de medición del tiempo - ed.]. Solo el trabajo administrativo, especialmente la facturación y la venta de entradas, me llevaba unas 70 horas. Ahora, con Fienta, es aproximadamente un tercio de ese tiempo, lo cual para mí es una gran ventaja».

«Antes usábamos un software contable en el que yo tenía que introducir manualmente los datos de las entradas, calcular los impuestos para distintos países y añadir a cada comprador a nuestro propio sistema. Pero cuando la gente compra a través de Fienta, eso se hace por nosotros. Tenemos alrededor de 100 empresas participantes y, si imaginas ahorrar aunque sean unos minutos en cada registro, eso se traduce en horas que puedo dedicar a otras tareas».

Comodidad y facilidad de uso

Hay funciones en Fienta que Priit valora especialmente. «Están todas las opciones de pago, incluidos los pagos con tarjeta y la facturación, lo cual es muy cómodo. Antes de Fienta, gestionábamos las cosas más como si fuera un sitio de comercio electrónico, con PayPal procesando los pagos, y a veces eso se volvía bastante complejo. Ahora, si alguna vez tengo un problema con Fienta, sé que el equipo de soporte estará ahí cuando lo necesite».

Priit también ha pensado en otras formas de usar Fienta, incluida la monetización de su hobby favorito después del trabajo. «Fienta es muy fácil de configurar. Corro mucho y me di cuenta de que podía ofrecer rutas de running por Tallin. Entré en Fienta, creé una página solo para probarlo y tardé apenas unos minutos. Con otra aplicación habría sido demasiado engorroso. Cuando organizas un evento, toda la administración extra no te hace la vida mejor. Si puedes delegarla en otra persona, o en una herramienta como Fienta, tienes más margen para centrarte en que el evento sea un éxito».

Descubre cómo Fienta puede ayudarte a ahorrar tiempo al organizar eventos, igual que hizo con Priit.